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美佛儿教育集团 人事信息档案管理制度 总 则 人事信息档案管理的目的是为了维护人事档案材料的完整， 防止材料损坏， 保守档案机 密，以及便于档案利用。 本制度所指人事档案应包含集团所有正式员工的应聘材料、 员工基本情况、 履历表、 劳 动协议或合同、薪资、考核、奖惩、异动及其他反映员工情况的内容。 集团总部员工人事档案由集团人力资源部负责管理； 下属学校员工档案由各学校人力资 源部保管。 人事档案的形成 新聘用的员工，其应聘材料应转入人事档案保存。 新聘员工入职后， 人力资源部应组织其登记填写员工资料 (含履历表 )，并提交身份证复 印件、学历学位证明复印件、职称证明复印件、体检合格证明，经核对无误后，进入人 事档案保存。 新聘员工的岗位、工资核定完毕后，人力资源部应及时转入档案保存。 定期考核结束后，员工考核结果、奖惩情况、异动情况、培训情况等内容应及时进入员 工档案保存。 人事档案保管 新形成的档案材料应及时归档，其基本程序为： 对材料进行鉴别，看是否规范、无误，符合归档要求； 按照材料的属性、 内容，确定其归档的具体位置， 并在人事档案整理统计表 （见附表一） 上补登材料名称及有关内容； 将新材料放入档案并登记人事档案底账（见附表二）。 检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。必须定期或不定期检查 核对，避免损坏。在以下事件之后必须进行检查核对： 突发事件之后，如被盗、遗失之后； 对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失； 发现有些材料有损失之后，如发现有霉变、蛀虫现象时。 为员工建立的内部档案，仅供内部管理使用，不得向集团 / 学校以外（总裁 / 校长批准除 外）转移。在人员调离时，亦不随之转递。 人事档案是组织机密的一部分，应对其进行妥善保管，确保防火防潮及档案的安全。 人力资源部应对人事档案进行及时整理、统计。 人事档案的利用 查阅人事档案必须说明查阅的对象、目的、原因等，经人力资源部审核批准才能查阅， 查阅须在人力资源部进行， 不得将人事档案带出查阅， 人力资源部应进行借阅登记 （见 附表三）。 借阅人事档案，必须填写书面申请（见附表四），经总裁 / 校长核准后方可借阅，所借 阅人事档案必须按期归还。在材料归还时，应及时在借档登记上写清归还时间。 附表一： 人事档案整理统计表 性质 日期 档案名称 （新进/ 注销 / 转递） 附表二： 人事档案底账 编号 档 案 名 称 备 注 附表三： 人事档案借阅登记表 日期 借阅档案 借阅原因 借阅人 归还日期 附表四： 人事档案查阅 / 借出申请 申请 □查阅 所在 人姓 □借出 时间： 年 月 日至 部门 名 年 月 日 查阅 / 借出档案名称： 档案人姓名： 档案人基本情况： 查阅 / 借出原因： 查阅 / 借出部门意见：