工厂采购管理制度采购文件制定规范备品备件采购流程.docVIP

精品word文档，欢迎下载 PAGE / NUMPAGES 编写WRITING 审核VERIFY 批准APPROVAL 签名Visa?: 日期Date: 签名Visa?: 日期Date: 签名Visa?: 日期Date: 1 目的 规范选购工作，保证工厂选购符合规定要求，准时满意公司的需求。 2 适用范围 本程序适用于本工厂职责范围内选购的工作。 3 职责 供应配送选购部负责本程序的制订、修改，及深圳工厂的备品备件的选购工作； 公司总部选购负责工厂原辅材料、投资类资产以及大宗备件类选购； 制造部等使用部门负责制定《选购申请单》并提交审批后，录入SAP系统中完成PR，及所选购物品的质量验收工作； 供应配送部仓储负责到货数量、铭牌所注规格型号和包装质量的验收工作，以及物料入库、完成SAP系统中的收货、保管和发放工作； 财务部负责付款审批及付款工作。 4 选购文件的制定和管理 4.1 选购文件 4.1.1 选购文件包括：《选购申请单》、图纸、技术规范文件、《报价单》、《合同》、《选购订单》、供应商资料和供应商评估资料等； 4.1.2 供应配送部选购应对各选购文件进行规范整理，并存档三年以上； 4.2 《选购申请单》、图纸、技术规范及质量检验标准的制定； 4.2.1 《选购申请单》、图纸和技术规范由使用部门提出，这部分文件要求做到精确完整、简洁明白，《选购申请单》必需经使用部门工程师以上人员提出，经部门经理及工厂总监审批后才成为有效文件，同时使用部门将所选购物品录入SAP系统完成PR；质量检验标准参照有关国标或企业标准，特别件或加工件依据使用部门提出的要求(如:图纸) 验收； 4.3 合同的制定及更改 4.3.1选购部依据实际状况与供应商洽谈长期或一次性的合同，并依据公司有关合同的审批流程制定和审批《合同》； 4.3.2 合同经供需双方法人代表或授权代表签名盖章后生效。生效的合同原件交财务部保存，选购部保存合同的复印件； 4.3.3 合同的更改，依据公司有关合同的审批规定进行更改合同； 4.3.4 依据SAP系统形成的PR，选购部或工厂供应配送部准时在SAP系统中完成《选购订单》（PO）； 4.3.5《选购订单》审批后，选购部打印签字后发给供应商订货及送货； 4.3.6供应商收到《选购订单》后，需确认并回传给选购部； 4.4 供应商资料收集以及供应商评估资料的建立； 4.4.1 供应商的信息资料由选购部负责收集、整理和归档； 4.4.2 由公司总部负责选购的供应商评估由总部选购部和各使用部门共同完成，评估最终结果由选购总部完成，并反馈给各使用部门；工厂选购部负责选购的供应商，如需要评估，由工厂选购部和相关部门共同完成。 5 备品备件选购流程 5.1 供应配送选购部在SAP系统中接到有效的《选购申请单》（PR）等文件后，依据所需备品备件品种，推断是否有现成的签订长期合同供应商； 5.1.1假如有，则依据质量、价格、服务和供货时间等因素，从该类供应商中选择合适的供应商购买； 5.1.2假如没有，查找供应商，进行质量、价格、供货时间和服务等方面比较，并确定价格、付款方式、供货期等，选定合适的供应商购买； 5.2 假如选购部选购的物品在供货时间、价格超出了使用部门的要求，或者是在选购物品的品牌、规格型号或技术性能与原使用部门提出的有出入，选购部应准时反馈到使用部门负责人，经其确认后方可订货选购，并准时通知供应配送部仓储，告之变更状况以便收货； 5.2.1 供货时间:选购部在收到有效的选购文件之日起,通用型国产备件到货期在20天内;进口备件到货期在120天内;少数特别备件到货期依据市场报价另行通知使用部门； 5.3 选购部向未签订长期合同供应商选购时，单次选购金额大于或等于10000元人民币，原则上必需先签订合同，再选购； 5.4 选购专业性较强的备件时，例如：加工备件、修理备件等，由使用部门自行联系和选购，但单次选购金额大于或等于10000元人民币时，使用部门必需签订合同并会知选购部； 5.5 原则上，无选购申请单选购员不得进行选购。但在紧急状况下的紧急选购，使用部门需经理以上人员可以先向选购部口头申请,选购员视状况进行选购，但使用部门须在5个工作日内补上《选购申请单》并在SAP中形成PR。该类物品在到货之前，由选购部或使用部门通知物料部门收货，假如物料部门在没有接到任何通知收到该类物品时，应准时与选购部联系，以便正确处理，以免影响生产； 5.5.1 在实施紧急选购后，假如该使用部门无任何缘由未能在5个工作日内在SAP中完成PR，这种状况在同一部门全年累计超过三次后，选购部可以停止该部门的紧急选购； 5.6 在选购部人员资源紧急的状况下，设备突然故障引起的紧急选购，且单次选购金额小于