集团档案管理制度.docVIP

文件编号 发布日期 档案管理规范与实施办法 现行版本 V1.0 页次/页数 第 PAGE 1页 共 NUMPAGES 9页 档案管理规范与实施办法 修订记录 发布日期 版本 说明 修改人 审核人 批准人 发布记录 编制部门 档案管理部 日期： 审核人（签名） 日期： 批准人（签名） 日期： 目 录 TOC \o 1-1 \h \u 16346 1 目的 3 4539 2 适用范围 3 11551 3 定义 3 13709 4 管理原则 3 9062 5 管理职责 3 16283 6 纸质档案管理 4 2090 7 电子文件/声像档案管理 10 11172 8 处罚 10 2992 9 附则 11 1619 10 附件 11 档案管理规范与实施办法 目的 为加强对公司档案管理工作，保证和维护档案的安全、完整，提高档案的利用价值，充分发挥档案的服务功能，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规，特制定本规定。 适用范围 本规定适用于集团公司（以下简称“集团” ）所有职能部门及分公司（以下简称“各部门” ）的档案管理，全资或控股子公司参照执行。 定义 本规定所称的档案，是指过去和现在的公司各部门以及个人在从事工作和经营管理活动中直接形成的对公司有保存价值和利益关系的各种文字、图表、声像等不同形式的资料和记录。 管理原则 公司所有部门和个人均有保护公司档案的义务。 公司的档案工作实行统一领导、分级管理，各部门收集立卷，行政人事部统一归档的原则，共同维护档案的完整与安全。 管理职责 档案管理部： 为公司档案的归口管理部门，负责对公司的档案资料实行统一归档和日常管理。 对公司各部门的档案管理进行指导、监督和检查。 本规定的制订和解释，并根据执行情况以及公司管理发展需要，不断完善、优化本规定。 各部门 分管部门档案，指定专人（兼职档案员）负责本部门的档案资料收集、保管和移交归档工作。 档案管理部档案管理员和各部门兼职档案员均为公司的档案工作人员，各部门须将档案管理人员名单报行政人事部备案。 档案工作人员出现工作变动或离职时，必须及时通知行政人事部，并将其经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，严禁擅自带走或销毁。 档案管理部档案管理员 负责对公司的档案资料实行统一归档和日常管理，确保公司各类档案文件的安全。 负责公司档案资料的查阅、复印、销毁等手续办理工作。 忠于职守，遵守公司档案管理规定和保密制度，保守公司秘密，不得向有关人员泄露档案内容。 各部门兼职档案管理员 负责管理本部门的档案资料，确保部门各类档案文件的安全。 负责本部门的档案资料收集、保管和移交归档工作。 负责本部门档案资料的查阅、复印等手续办理工作。 忠于职守，遵守公司档案管理规定和保密制度，保守公司秘密，不得对他人泄露档案内容。 纸质档案管理 档案的收集与识别 部门收集、管理。各部门档案人员按本部门资料的归档范围负责及时收集、管理本部门的资料。并在规定的时限内移交到公司行政人事部归档，并办好交接签收手续，任何人不得占位己有。 公司据各部门性质、档案价值制定《公司档案分类识别规范表》，规定各部门需移交的档案类型。 各部门兼职档案管理人员依照《公司档案分类识别规范表》收集档案。 依照《公司档案分类识别规范表》标准，不属于范围内的档案，档案管理员有权拒收。若在不预定情况下产生的某些不在《公司档案分类识别规范表》范围内的，但具有保存价值的档案，需填写“档案项目归档申请表”，经审批后归档。 凡还在文书处理过程中的文件，尚未办理完毕的文件，不给予归档。 档案的分类、组卷 档案的“分类组卷”由部门的兼职档案管理员执行。 各部门应随时组卷。对处理完毕或批存的文件资料，由兼职档案管理员集中统一保管、整理。 各部门兼职档案员需按“档案整理规范”进行分类组卷。未按要求整理的，档案管理员有权不收。 过去已移交的不规范档案，档案管理员有权要求兼职档案管理员重新整理。 组卷、归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 档案管理规范： 按照先组“件”再组“卷”的原则进行整理。 （1）组“件”规范 单份文件，每份文件为一件。 各种报表、名册、图册、书刊、会议记录等。一册（本）为一件。 正本与定稿为一件。 正件与附件为一件。 正文与文件处理单位一件。 原件与复印件为一件。 转发件与被转发件为一件。 来文与复文、去文与复文（包括请示与批复等）可作为组合件，或各为一份。 组“卷”规范 循“文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管与利用”原则组卷。 卷内文件按照“管理内容--形成时间顺序”的规律进行排列。 卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起。 不同保存年限的文件不可