会议管理和常见的会务礼仪.pptxVIP

第十二讲 商务会务礼仪 ; ; ;联席会议 ;学术会议 ; 报告会 ; 二.会议的作用 在商务交往中，商务会议通常发挥着种种极其重要的作用： 它是实现决策民主化、科学化的必要手段； 它是实施有效领导、有效管理、有效经营的重要工具； 它是贯彻决策、下达任务、沟通信息、协调行动的有效方法； 它是保持接触、建立联络、结交朋友的基本途径。; 第二节 会务组织礼仪; ;说说下列会议应该放在哪开比较合适; 三、拟定嘉宾名单要谨慎 与会嘉宾身份的高低，往往决定了会议活动 规格的高低。确定与会嘉宾的名单要周全考虑、仔 细斟酌，切不可掉以轻心、随意确定。 一般而言，商务会议的嘉宾应包括以下人员： 上级领导、社会名流、新闻记者、同行业代表、 广告公司、主要客户和项目工作有关的本单位负 人、技术人员。;四、适时发出会议通知。;五、依礼排定席位次序。;六、布置会务活动环境;3、会场的主题性布置 包括设置会标、会徽、台幕、标语、主席台、与会人员坐席的摆放及桌签等。 （1）会标的制作 公式：会标的每个字的规格=（台口宽度—间隔）÷（字数+2） 计算： 主席台台口宽度12M，会议名称10个字，字间距0.1M，求每个字的宽度。 (2)桌签的制作：标明桌号和就坐人身份，多用于座谈会、茶话会。 形式：一种是用阿拉伯数字标明桌号；另一种是标明就坐人身份，如记者席、演员席等。; (3)坐签的制作 ：标明桌号和就坐人身份的标签。 主要用于较高级别的领导人及各种宴会、招待会。 形式：三棱柱体；卡片纸。 (4)会徽：会徽一般挂设在台幕上。 (5)台幕：主席台的台幕一般用紫红色或深蓝色面料 做成，以单色为主，红色热烈喜庆，适用于重大的 集会；蓝色柔和宁静，适用于各类工作会议。 （6）主席台：布置规则：一是对称 ；二要简化 ； 三是台口和台深的设计要适当。台深：主席台的前 沿到底幕的距离。台口是制作会标和安排主席台坐 席的依据。 ;;;会议成本预算;七、会议文件准备;。;第三节 几种常见的商务会务礼仪;3、按惯例排座 举行双边洽谈时，应使用长桌或椭圆形桌子，宾主应分坐于桌子两侧。若桌子横放，则面对正门的一方为上，应属于客方；背对正门的一方为下，应属于主方。若桌子竖放，则应以进门的方向为准，右侧为上，属于客方；左侧为下，属于主方。在进行洽谈时，各方的主谈人员应在自己一方居中而坐。其余人员则应遵循右高左低的原则，依照职位的高低自近而远地分别在主谈人员的两侧就坐。 举行多边洽谈时，为了避免失礼，按照国际惯例，一般均以圆桌为洽谈桌来举行“圆桌会议”。洽谈的第一点方针，是要礼敬对手。即所谓“你敬我一尺，我敬你一丈”。“保持”“绅士风度”或“淑女风范”。;洽谈会;4、遵守基本原则： 要依法办事。提倡法律至尊，假若要在洽谈中搞“人情公关”，即对对方吹吹打打，与对方称兄道弟，向对方施之以小恩小惠，则是非常错误的。任何有经验的谈判人士，都是不会在洽谈会上让情感战胜理智的。 要平等协商。有关各方在合理、合法的情况下，进行讨价还价。 要求同存异。在任何一次正常的洽谈中，都没有绝对的胜利者和绝对的失败者。在洽谈会上，妥协是通过有关各方的相互让步来实现的。 要互利互惠。 要人事分开。商界人士在洽谈会上，应当理解洽谈对手的处境，不要对对方提出不切实际的要求，或是一厢情愿地渴望对方向自己施舍或回报感情。;案例：他们为什么拒绝毕先生;二、新闻发布会会务礼仪; 新闻发布会 ;新闻发布会;新闻发布会 1、主要内容。发布会礼仪至少应当包括会议的筹备、媒体的邀请、现场的应酬、善后的事宜等四个主要方面的内容。筹备新闻发布会，要做好主题的确定、时空的选择、人员的安排、材料的准备等项具体工作。 2、主持人与发言人的注意事项。新闻发布会的主持人大都应当由主办单位的公关部部长、办公室主任或秘书长担任。他的基本条件是：仪表堂堂，年富力强，见多识广，反应灵活，语言流畅，幽默风趣，善于把握大局，长于引导提问，并且具有丰富的主持会议的经验。;;新闻发布会 3、材料的准备： 其一，发言提纲。 其二，问答提纲。 其三，宣传提纲。 其四，辅助材料。例如，图表、照片、实物、模型、沙盘、录音、录像、影片、幻灯、光碟等等。 4、善后的事宜： 其一，要了解新闻界的反应。 其二，要整理保存会议资料。 其三，要酌情采取补救措施。在听取了与会者的意见、建议，对于失误、过错或误导，都要主动采取一些必要的对策。;三、赞助会会务礼仪;四、茶话会会务礼仪;一般来讲，赞助会的会场不宜布置得美轮美奂，过度豪华张扬。否则，极有可能会使