文件材料立卷归档管理.pdfVIP

ICP22-5 文件材料立卷归档管理 1 业务目标 1。1 经营目标 规范公司立卷归档程序，建立完善的公司立卷归档体系 , 为公司发展提供便于查考的档案支持。 1.2 财务目标 文件材料立卷归档规范，保证案卷质量 , 提高公司档案 使用价值。 1.3 合规目标 文件材料立卷归档符合国家法律、法规和集团公司及公 司内部规章制度的要求。 2 业务风险 2.1 经营风险 文件材料收集不及时、不准确、不完整 , 造成档案资料 缺失，影响公司档案的查考、使用，损害公司形象。 2 。2 财务风险 文件材料立卷归档不规范，案卷质量差，严重影响公司 档案使用价值 . 2 。3 合规风险 文件材料立卷归档不符合国家法律、法规和集团公司及 公司内部规章制度的要求，造成经济或名誉损失 . 3 职责权限 3 。1 办公室 办公室是公司档案管理工作的主管职能部门，负责公司 管理类、工程、科研、产品、设备类文件材料的整理立 卷工作；负责声像资料的整理立卷工作。 3.2 基层部门 基层部门是公司档案管理工作的职能部门，根据公司要 求 , 设置兼职档案资料员，统一管理本部门文件材料并 按时上交办公室。 4 流程描述 4.1 日常归卷 4 。1。1 各基层部门将处理完毕的文件材料及时送交办公室， 由办公室进行集中保管 . 4 。2 收集 4.2.1 办公室依据《文件材料归档范围及保管期限表》中的 类目名称 , 参照收发文登记簿及相关信息 , 检查核对 归档的各种文件材料是否收集齐全 . 同时将形成的电 子文件除密级外，及时挂接在电子档案管理平台上， 不能及时挂接额文件材料要建立专用文件夹进行保 存 , 并定期备份 . 4.2.2 办公室认真核对每份文件的正件与附件、正本与定 稿、转发件与被转发件、请示与批复、报告与批示等 成套材料 , 以及文件形成日期、签章等是否完整、准 确。 4.2.3 办公室认真检查归档文件纸质有无破损、字迹是否耐 久、声像载体图像是否清晰、电子文件能否被识别 , 发现问题 , 及时处理。 4.2 。4 办公室应将无需归档的文件材料剔除，包括重份文 件、事务性通知、一般文件的历次修改稿，上级机关 普发供参阅、不办的文件材料，单位内部互相抄送的 文件以及不需履行公文的行文、一般性来信等。 4.3 分类整理 4 。3。1 文件材料整理：按年度、问题、期限、密级等将各 类文件材料进行分类 , 将形成或针对不同年度的文件 分开，涉及不同内容的文件分开 , 保管期限不同的文 件分开，密级不同的文件分开。 4.3 。2 工程、科研、产品及设备类等文件材料整理：按独 立完整的工程项目、科研课题、产品和设备分别加以 系统整理。 4.4 立卷组合 4.4 。 1 办公室按照文件内容和形成规律将文件材料进行组 卷。组卷要力求问题相对集中，年代不混，保管期限 相同，并注意与上年度分类组卷方法协调一致。 4 。4 。2