项目公司资料管理制度.pdfVIP

泰 禹集 团 项目公司档案资料管理制度 一、总则 1、各项档案资料是公司运行和经营活动中不可缺少的要素，为规范公 司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作 职责，使资料管理标准化、制度化、明晰化，特制定本制度。 2、本管理制度所指档案资料包括：项目报建及政府批复文件、会议前 内容提要文件、会议纪要、分公司资料、招投标文件、相关合同协议文件、 勘察及检测文件、设计单位文件、监理单位文件、施工单位文件、预算结 算书和工程支付款、基建永久用电资料、图纸文件、工程验收文件、其他 相关文件等。 3、各项目公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作， 配备专职人员负责资料管理工作。公司资料管理员负责全部资料的总管 理，分公司资料管理员负责项目分公司的资料管理，并及时与公司资料员 进行联系；涉及政府批复性的文件，复印之后及时移交原件给公司资料管 理员。 4、相关文件的电子版和打印文本版应分别留底保存，以避免文件的遗 失；对文件夹应进行分类存放，并附文件清单一份，以便进行资料管理和 明确责任。 5、所有公司相关文件资料收发、借阅必须进行登记，登记表格详见附 表。所有公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须 进行备份保管，保证资料的完整性、延续性、真实性。 页脚内容 泰 禹集 团 6、公司运行工程中产生的保密性文件，必须有分公司相关领导的批复 方可借阅，资料保管人员需做好相关的保密工作，及时进行借阅登记。 二、细则 （一）档案资料归档范围 1、凡是反映公司工作活动、具有考查利用价值的文件材料（公文、传 真、图表、电子版资料等）均属归档范围。 2、政府、项目批文、各类合同； 3、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含各项工作流程、公司 定等）； 4、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程设计文 件、设计变更、工作联系单、图纸； 5、年度工作计划及资金计划； 6、公司签定的各类合同及协议； 7、具有法律效力及保存价值的文件； 8、公司重要的会议材料，包括会议的通知、会前准备文件、报告、 议、会议记录等； 9、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等； 10、其他以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料 等。 （二）档案资料立卷归档要求 1、公司资料管理员和各分公司资料管理员应即时进行档案归档并分类 页脚内容 泰 禹集 团 保管；按文件材料分类造册、立卷，内附清单并及时记录、备份。 2、分公司资料管理员及时移交档案原件资料，如有些资料还需使用， 也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分公司必须严格遵守归档制度， 不得无故延期或不交应归档的资料。 3、各分公司资料管理员向公司资料员提交备份档案时，要严格履行移 交手续，做好备份工作并进行登记。 4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件 之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点： （1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 （2）在归档的文件材料中，应将每份文件的原件与复印件、请示与批 复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开。 （3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应 依序排列在一起，即批复在前，请示在后；原件在前，复印件在后。 （4）卷内文件材料应按清单编号依次排列顺序。装订的案卷，应统一 在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案 卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号。 （5）涉及保密性的文件，要做好保密工作，并做好借阅和外借登记。 （三）档案资料管理 1、所有纸