项目档案管理制度.docx

档案管理制度 一、归档范围 1、党群工作、行政、经营管理、生产技术、财务审计、人事劳资档案资料按年度归档，每年4月中旬完成。 2、电力生产、科研、基建、设备档案资料按项目竣工，经评价鉴定后归档。 3、声像档案资料随时归档。 二、档案资料的收集 1、各专业、部室兼职档案员应对企业文件、上级及企业有关的材料进行收集。 （1）综合部负责对上级来文及本企业下达的红头文件、通知、处理决定、工作计划材料的收集，按年度归档。 （2）工程部、生技部负责现有运行设备的技术改造、设备更换等所需的有关资料图纸、方案等，待改造完毕后，及时将工程进行验收，验收完备后，连同验收报告一并归档，否则每拖交一天扣罚有关部门主要负责人及有关责任人各20元，直至将有关图纸资料交齐。 （3）市场部负责供热开发，供热用户协议及供热意向书，扩建、基建材料的收集，公司扩建改造工程的所有可行性研究报告、文件、资料、图纸，竣工报告等，由负责工程的技术人员交档案室登记备案收存，否则每拖交一天扣罚有关部门主要负责人及有关责任人各20元，直至将有关图纸资料交齐。 （4）物资供应部负责公司生产、扩建等所需的重要设备、备品备件等随机资料、说明书，在办理出库手续时应一律由仓库管理员负责收存，然后由仓库管理员移交给综合部档案员。否则发现一次相关仓库管理员每人50元，并限期将有关资料、说明书追回。 （5）其他部门负责相关部门业务资料的收集。 2、各专业、部室兼职档案员每年3月中旬将所属档案资料移交档案室，档案室负责档案卷案目录的登记。 3、档案资料的保管 （1）本企业档案资料共分为11类，均按编号归放，便于查找。 ①党群工作类，编号“0”； ②行政管理类，编号“1”； ③经营管理类，编号“2”； ④生产技术管理类，编号“3”； ⑤财务审计类，编号“4”； ⑥人事劳资类，编号“5”； ⑦电力生产类，编号“6”； ⑧科学技术研究类，编号“7”； ⑨基本建设类，编号“8”； ⑩设备类，编号“9”； 11.声像档案，编号“10”； 12底图，编号“11”。 （2）档案资料保管期限分为永久即50年以上，长期即15年—50年，短期15年以下三种规定： ①党群工作类、行政管理类、经营管理类、科学研究、设备档案及对企业形成有价值的资料永久保存， ②财务审计类的各项报表，固定资产的新增、报废、设备保险等档案资料应永久保存，财务账本、凭证长期保存。 (3)档案室内应保持清洁，搞好温湿度监测纪录，做到及时去湿降温，以延长档案的寿命，室内必须坚固，并有防火、防盗、防高湿、防强光、防潮、防虫、防鼠、防尘措施。 三、档案资料的保密 1、对企业机密文件要做到随时登记，按时清点、核对、确保档案的安全。 2、机密档案，未经部门领导和分管领导签字，不准带出档案室。 四、档案资料的借阅 1、凡借阅档案者，必须办理借阅登记手续，借阅有关设备，科研，基建等图纸资料，必须经分管领导签批后，由档案室办理有关借阅手续。 2、在指定地点查阅，未经办理借阅手续，任何人不得将档案资料带出档案室，借阅、摘抄、复印档案只限批准内容，不准扩大阅读摘抄范围和复印份数，借阅人员要严守秘密，爱护档案材料，不准损坏、圈划、涂改、折角、拆卷、撕掉张页等。 3、负责扩建改造工程的安装施工单位所需有关图纸资料，应由公司负责扩建改造的部门办理有关借阅手续，分管领导签批后，方能将图纸资料转交安装施工单位。 4、外单位借阅有关档案资料，需凭单位介绍信，在公司指定地点查阅，属生产系统的由生技部提交分管领导批准，属扩建系统的由市场部提交分管领导批准。如将公司有关图纸、资料带走，需经公司董事长签批同意后，方可放行。 5、借阅机密档案和业务无关的其它档案必须经分管档案的领导批准,并办理有关审批手续。 6、借阅完毕必须向档案管理人员办理退还手续，并注明归还日期。 对到期未交还档案资料的要由档案员收回。 五、档案资料的销毁 1、对已经失去保存价值的案卷或文件材料都要造册登记，经分管领导批准后进行销毁。 2、销毁工作应有专人负责，要指派销毁人和监销人，不得私自留存、转让或出售待销毁的资料，销毁方法可作出销毁标志。 五、档案资料的更改 1、档案资料如须更改，必须由分管领导和资料原审批人签字后再更换新资料，并将更改资料立卷。 2、对变更不大的技术资料、图纸等，应按规定办理更改手续，并保存好更改后的资料，以便备查。