第9章企业办公自动化系统应用ppt第九章企业办公自动化.pptxVIP

第九章 企业办公自动化系统应用;一、企业办公自动化概述;（一）办公自动化概念和发展历程 1、概念 给办公自动化系统一个更为科学的定义是：办公自动化系统是基于先 进的网络互连基础上的分布式软件系统，通过有效的资源共享和信息交 流、发布，达到提高个人工作效率、降低劳动强度、减少重复劳动的目 的。它强调人与人之间、各部门之间、企业之间的协同工作，以及相互之 间进行有效的交流和沟通。 2、发展历程 办公自动化的概念最先是由美国提出来的。20世纪70年代，麻省理工 学院教授M.C.Zisman为它进行了最初的定义：办公自动化就是将计算机 技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且 结构不明确的、包括非数字型信息的办公事务处理的一项综合技术。 ; 30年来，从世界范围来看，办公自动化的发展经历了3个阶段： 1975年以前为第一阶段，采用单机设备（如文字处理机、复印机、传 真机、交换机等），完成单项工作。 20世纪70年代后期到80年代初期为第二阶段，开始采用一些综合设 备（如专用交换机、局域网等），在一定范围内实现了数据的共享和设 备的共享。 20世纪80年代之后为第三个阶段，数据、文字、声音、图像等多媒 体信息，通过广域网传输、处理和存储，从而在更大范围内实现了资源 共享。到了20世纪90年代，办公自动化又被赋予了新的概念，这就是将 现代办公设备与国际互联网结合起来，形成了一种全新的办公方式。这 正是今天我们所说的办公自动化系统。;（二）发展动态 早在计算机技术开始普及的20世纪70年代，办公自动化就已成为人 们一直关心的议题，由于应用的需要和市场前景的诱惑，使许多计算机 公司推出了自己的产品，这些产品随之纷纷出现在用户的桌面上，似乎 “无纸化办公”的时代呼之即来。然而很多年过去了，它并没有像我们期 望的那样普及，没有给生产办公自动化产品的厂商带来可观的利润。当 前大多数用户的办公自动化应用仍然停留在早期的水平，仍然是文字处 理加简单的表单打印。 ; 办公自动化的发展之所以没有取得预期的成果，既有外部客观条件的 不成熟，也有我们在概念方面存在的误区。首先，多数用户单位的计算机 基础设施建设不完善，仅仅依靠独立的个人计算机完成简单的文字处理和 表格处理，或者利用网络进行简单的邮件交换，这显然不能大幅度提高用 户的工作效率。其次，开发的软件功能过于单一，在相当长的时期里，成 熟的办公自动化软件产品还主要是以文字、表格处理为主，没有将用户其 他方面的需求，尤其是其业务处理的需求，结合在办公自动化系统中。第 三，用户在计算机应用方面的基础不高，积极性不够，也在很大程度上制 约了办公自动化的快速普及。第四，对于办公自动化概念的宣传和理解产 生了误区，过于片面强调办公过程的自动化，如前一时期非常盛行的所谓 “无纸化办公”系统。这些观念使办公自动化产品出现了偏差，总在追求 办公过程的智能化，偏离了用户的实际需求。 ;（三）新观念 已经有人对办公自动化提出了一个反传统的观念：办公不应该自动化，也不可能自动化；它既无法自动化，更无须自动化。因为办公已经不再是简单的文件处理，不再是行政事务，而是要达到一个企业或者单位的某个最终目标。然而这个目标绝不是靠办公自动化手段所能实现的，它更多地要依托于一些管理思想和方法。就是说，OA不应该是传统的Office Automation（办公自动化），而应该是Office Administration（办公管理）。办公实际上是一个管理的过程，管理的核心是人而不是计算机，所以真正提高办公效率不能完全依靠自动化，而是应该提高人的主观能动性。 ; 在办公管理中，工作人员之间最基本的联系是沟通（Communication）、协调（Cooperation）和控制（Control），即所谓的3C概念。沟通是工作人员之间合作的基础，无论是日常的事务处理，还是一个决策过程，往往需要其他部门、其他人的帮助和信息支持。沟通就能够实现工作人员之间的交流，使彼此掌握的信息能够共享。协调则是为了保证各项工作的顺利开展和冲突的解决，特别是当若干部门、若干工作人员都要参与决策的时候，协调就显得更为重要。控制则体现了领导与被领导之间的关系，是一个决策能够贯彻落实的保证。在传统的办公自动化思想中，要完成一项具体的工作，必须知道这项工作的全部流程（工作步骤），然后用信息技术把办公过程电子化、数字化。按照新的想法，办公仅仅需要计算机在沟通、协调和控制这三个环节上提供辅助手段。;（四）发展契机 计算机技术，尤其是网络技术、通信技术、数据库技术、多媒体技术、虚拟现实技