《秘书实务》第二章文档管理.pptxVIP

第二章 文档管理;第一节 文档管理概述;一、文书与档案的基本知识 （一）文书工作的基本术语 2.文种、稿本 文种是按性质和用途确定的文件种类的名称。 公文文种可分为通用文种和专用文种两大类。 稿本包括文稿和文本。 文稿——草稿、定稿。 文本——正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。;一、文书与档案的基本知识 （一）文书工作的基本术语 3.公文体式 公文的整体结构形式——文体、结构、格式 文体——应用性文体。 结构——公文的组织构造。 格式——指公文各组成部分及各种标记在一定规格纸张上的规定位置。如下图：;第一节 文档管理概述;一、文书与档案的基本知识 （二）档案工作的基本术语 1.档案、全宗、案卷、件 档案——过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 档案三要素：原始记录、物质形态、查考使用价值;一、文书与档案的基本知识 （二）档案工作的基本术语 2.档案室、档案馆 档案室是国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。 档案馆是集中管理特定范围档案的专门机构。;一、文书与档案的基本知识 （二）档案工作的基本术语 3.档案的种类 机关档案室的档案通常划分为以下门类： 文书档案、科学技术档案、专业档案、声像档案;二、文档管理工作的内容 文书工作——核心内容是公文办理。 档案工作—— “秘书实务”中的档案工作特指组织内部档案室的档案管理工作。 ;三、文档管理的基本要求 (一)文书工作的基本要求 及时、准确、安全;三、文档管理的基本要求 (二)档案工作的基本要求 1.统一领导，分级管理 2.维护档案的完整与安全 3.便于社会各方面利用;一、发文办理程序 草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等。;二、收文办??程序 签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。;;三、文书的保管 （一）保管工具 存放工具、装订工具 （二）分类 分类整理、分类存放;四、文书立卷、归档、销毁和存查 （一）文书立卷 （二）文件归档 （三）文件的销毁和存查;一、机关档案工作的基本任务 (一)对本机关文书归档工作进行指导和监督。 (二)负责管理本机关的全部档案。 (三)制定制度，对所属地区或下级单位的档案工作指导、监督和检查。 (四)确保档案和档案机密的安全。;二、机关档案管理工作程序 收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、移交 ;二、机关档案管理工作程序 （一）档案的收集 档案的收集是机关档案工作的起点，和文书立卷工作是互相衔接。;二、机关档案管理工作程序 （二）档案的整理 整理工作主要内容是档案分类、编制案卷目录、填写档号。;二、机关档案管理工作程序 （三）档案的鉴定 1.判定档案的价值和保管期限 2.档案的销毁;二、机关档案管理工作程序 （四）档案的保管 档案的保管就是运用适当的设备和手段保存和保护档案,以维护档案的完整和安全,延长档案的使用寿命。;二、机关档案管理工作程序 （五）档案的移交 把保存期满的档案,连同案卷目录和有关检索工具、参考资料一并向有关档案馆移交。;二、机关档案管理工作程序 （六）档案的统计;三、档案的检索与利用 （一）档案的检索 档案检索工具有：目录、索引、指南。;三、档案的检索与利用 （二）档案的利用 档案的利用是档案工作的最终目的。 机关档案室提供服务的方式有：档案查阅、暂时外借、档案证明、档案复制等。;一、电子文件及归档电子文件 （一）电子文件 在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 （二）归档电子文件 归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件，包括电子文件内容、背景信息、