全方位秘书工作入门指南.pptx

全方位秘书工作入门指南2010.12.15By A.S.目录秘书定义秘书的工作机能秘书的特点如何成为一名全方位秘书做职业化的秘书一 秘书定义讨论：什么是秘书？形象态度谈吐表情一 秘书定义形象大方、得体、亲切、自然态度温和不失热情，亲和不失分寸谈吐清晰流利、掌握节奏、有幽默感表情不夸张、不做作、略带微笑一 秘书定义秘书可以说是主管的助理，她：具有娴熟的办公技能无需旁人指挥而能负责完成任务，善于有序安排工作表现积极主动，运用判断力行事是公司的服务平台，公司管理的交叉点，起着信息桥、润滑剂的作用，协助管理层做工作是沟通、协调及合作的中枢，使大家能合力为达成公司目标努力我司秘书： 为公司各部门及主管提供例行辅助管理和综合业务服务的人员。她作为部门的管家和主管的助手，拥有强烈的责任心、敬业献身精神和团队合作精神，不懈地为部门达到工作目标和公司达到总目标提供优质服务。二 秘书的工作机能三 秘书的特点三 秘书的特点特点一：服务性 员工后勤的保障 上传下达的枢纽 一切为员工着想要做到：领会公司及上级部门的政策意图，准确传达给员工；了解部门运作，熟悉部门工作，能够准确深刻地领会每项工作的目的和意义；明确服务对象，增加管理意识；站在客户的角度，设身处地为他人着想，脚踏实地地做好本职工作。三 秘书的特点特点二：综合性 全局意识 信息库 对外窗口要做到：全局意识：需对部门的情况有透彻的了解才能很好地发挥辅助、协调、督查作用；信息库：具备较全面的信息预收集、信息筛选、信息分类归档、信息搜索等处理能力；对外窗口：是桥梁、是枢纽；是上传下达、迎来送往的中间人；是对外联系的窗口，对下沟通的咽喉。三 秘书的特点特点三：辅助性 是介于领导决策和部门实施间的不可或缺的辅助性工作，是协助领导做好决策的制定执行和反馈的工作，是领导的左右手要做到：快刀手：日常工作、事无俱细都要想在主管前头、处理得有条不紊、干净利落；敏感：能够最快了解近期部门工作的重点，把握主管近期的工作重心，主动参与服务；数据库：能够及时有效地提供给主管各类必要、准确的信息；沟通协调：与主管经常沟通，了解主管的工作方式和生活习惯；很好的亲和力，良好的协调能力。四 如何成为一名全方位秘书 塑造良好的个人形象 具备全面的工作技能 具备完善的工作知识 具备专业的秘书特质四 如何成为一名全方位秘书 塑造良好的个人形象（一） 衣着打扮要注意分寸，适应场合：个人喜好应与兼顾工作环境及工作需要看看以下哪些衣着适合秘书岗位穿着？四 如何成为一名全方位秘书 塑造良好的个人形象（二） 举止优雅得体并体现修养：站、坐、蹲、走站：女士只要体现出柔和和轻盈，丁字步站立。谈话时，要面对对方，保持一定的距离。尽量保持身体的挺直，不可歪斜。依靠着墙壁、桌椅而站；双腿分开的距离过大、交叉，都是不雅观和失礼的行为。手中也不要玩弄物品，那样显得心不在焉，是不礼貌的行为。坐：上体自然垂直，两腿自然弯曲，正放或侧放，双脚平落地上并拢或交叠，双膝自然收拢，臀部坐在椅面的中央，两手分别放在膝上（女士双手叠放在左或右膝上），双目平视，下颌微收，面带微笑。蹲：使用下蹲和屈膝的动作，避免弯下身或翘臀部。走：靠道路的右侧行走，遇到同事、主管要主动问好。在行走的过程中，应避免吃东西、整理衣服、发型等行为。上下楼梯时，应尊者、女士先行。多人行走时，注意不要因并排行走而占据过多的路面。四 如何成为一名全方位秘书 塑造良好的个人形象（三） 保持良好心态，工作热情，精神饱满，不卑不亢：具有良好的心态，平等对人对己具有高昂的热情，积极工作生活注意保持心情舒畅，学会自我放松自我放松五法：以正确的心态去面对工作，胜不骄，败不馁；注意家庭关系的处理，使家成为自己下班后休息放松的港湾；多与朋友们保持联系，有空参加一些有益的外交活动；业余时间多参加一些体育或其他室外活动；注重心理的自我调节。四 如何成为一名全方位秘书 塑造良好的个人形象（四） 说话清楚流利，语言表达能力强：说话风格明快，注意掌握节奏学会倾听思路有条理培养说话的幽默感四 如何成为一名全方位秘书 具备全面的工作技能 电脑 人际关系（主管、同事） 沟通技巧 时间管理技巧 计划与总结能力 观察、分析、应变能力 资讯搜寻整理 客户服务公关技巧四 如何成为一名全方位秘书 具备全面的工作技能（一）——人际关系（主管、同事）1与主管共事需知： 尊重主管 和主管保持良好的沟通，多主动沟通 了解并适应主管的工作方式、作事风格 熟悉主管的说话方式，能够抓住主管说话的重点 主管的关注重点 理解主管的工作压力四 如何成为一名全方位秘书 具备全面的工作技能（一）——人际关系（主管、同事）2与主管共事需知： 我的主管是哪一型？低反应性分析型驾驭型低果断性高果断性亲切型表现型