第八章文书立卷、归档和档案工作.pptxVIP

第八章 立卷、归档和档案工作秘书学概论立卷范围立卷方法立卷 归档和档案工作文书立卷立卷步骤实例表格文书归档归档作用、范围、时间与要求工作内容档案工作工作原则秘书学概论文书立卷立卷： 就是将办理完毕的零散文件，根据它们之间的联系，分门别类的组成一个或数个案卷。案卷： 是一组互相联系或具有共同特征并经过系统整理的文件的集合体，是文书档案的基本保管单位立卷范围立卷方法立卷步骤实例表格秘书学概论章目录文书归档归档作用归档： 就是指文书部门将办理完毕的文件材料整理立卷后，定期移交给单位档案室集中保存。归档范围归档时间归档要求秘书学概论章目录档案工作档案： 就是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案工作： 就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。档案作用工作内容工作原则汇总表格秘书学概论章目录 年度文书立卷归档工作汇总表序号文件类型文件标题文件字号文件日期文件作者处理情况发现问题意见和建议组卷日期归档日期案卷号文件所在张号移交档案室日期备注秘书学概论节目录立卷范围具 体 内 容上级单位来文必须贯彻执行的指令性公文与业务有关的指导性公文本单位需要参照办理的法规性公文本单位文书指示、请示、批复、决定、通报、重要通知、计划总结、内部机构变动、办事规则等资料本单位财产、档案等的交接凭证及产权依据资料，重要统计资料重要来信及记录处理报告，重要活动图片等资料下级单位来文与单位有密切关系的具有查证价值的各类文书同级单位来文与单位业务有关、有参考价值的文书，如条例等秘书学概论节目录立卷方法问题特征时间特征 在一般情况下，每一个文件都是由发文单位、文件名称、文件内容、成文日期、收文单位、主题词六个部分组成的。 这六部分也可概括为六个特征，即问题特征、时间特征、名称特征、作者特征、地区特征、通信者特征。文书立卷的方法就是按照六个特征进行组卷。名称特征作者特征地区特征通信者特征秘书学概论节目录立卷步骤 文书立卷的具体实施工作，一部分是在平时日积月累完成的，但主要工作是在岁末年初进行的，利用科学的步骤进行文书立卷，是秘书人员在工作中必须坚持的。提前准备平时归卷调整顺序组合案卷编目定卷办理移交编排页码填写目录拟定标题装订成册秘书学概论节目录卷内目录案卷目录案卷封面卷内备考表案卷目录封面案卷目录备考表实例表格秘书学概论节目录归档的作用 归档是文书工作最后一个环节，又是档案工作开始的一个环节，可说是文书工作和档案工作的结合部，是交接环节。 单位文件的归档是档案的主要来源，也是档案室收集工作的经常任务。秘书学概论节目录归档的范围 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属于归档范围。包括上下级机关、同级机关和非隶属机关的某些文件材料。秘书学概论节目录归档的时间 实行定期归档。定期归档，就是办理完毕的文件材料由文书部门或业务部门整理、立卷后定期向档案室移交。移交的时间一般在第二年上半年，一些专门性文件或驻地分散的个别业务单位的文件可推迟至第二年的下半年。秘书学概论节目录归档的质量要求 应归档的文件材料齐全、完整； 文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷； 归档的文件材料，保持它们的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。秘书学概论节目录档案的作用可作为单位工作查考的依据可作为生产活动的依据和参考可作为政治斗争的工具可为科学研究提供必要的资料秘书学概论节目录工作环节具体工作（内容）收集将分散于各个机构内部的文件收集起来，集中保存整理将收集来的文件资料加以条理化、系统化，进行认真整理、分门别类鉴定新旧交替过程中，要对档案的实际利用价值去粗存精，已无保存价值的要注销保管为了更长远地利用档案，需要对档案采取保护性措施，延长其寿命，以免遭到突发性破坏统计科学地管理档案需要对档案的状况进行量化的统计和分析研究检索以及提供利用需要准备好提供档案的辅助方案，并通过各种方式有效地提供档案和有关的资料秘书学概论节目录档案工作的基本原则集中统一的管理国家全部档案维护档案的完整与安全便于党和国家各项工作的利用秘书学概论节目录问题特征 将文件内容反映的同一事件、同一人物、同一问题或同一工作性质组合在一起.其优点是可保持文件的内在联系,反映某一问题的全貌，又便于查找利用。秘书学概论点目录 将属于同一时间（同一年度、同一季度、同一月度）的文件集中组案。其优点是便于查考一个单位在不同发展阶段的情况。按时间特征组卷，对跨年度的文书应视不同情况采取灵活变通的方法。时间特征秘书学概论点目录名称特征 将文件名称相同或相近的集中立卷。文件名称往往是文件效能和作用的反映。把名称一致、保存时间相近的文种统一立卷，