企业高效会议秘籍管理培训课件PPT模板公司高效会议技巧组织开会 (23).pptxVIP

高效会议管理术前言你绝对无法避免开会，但是你可以让会议变得更有效率无效会议高效会议目录Contents会议4步骤充分的会前准备明确的会议目的合理的组织形式高效的会议跟进第一步 会前准备5W1H会议准备没必要、无准备，就不开会第二步 会议目的凝聚向心力 中心协调会 部门内部会建立信赖理解共识团队促进组织内部交流，强化团队意识无目的的会议纯粹是浪费时间、扼杀生命第三步 会议组织形式针对不同的会议目的需选择合适的会议组织形式目的规模决策执行解决问题创意提案凝聚向心力少人数（3-30人）禁带电子设备视觉会议头脑风暴午餐会议舒适环境多人数（30人以上）时间限制围桌对话创新突破移地会议主管离场小组研讨会目的1：决策执行安能适合会议总经理例会适合规模1.少人数（3-30）人2.多人数（30以上）人适合形式3种形式时间限制（30人以上）主管离场（10人以上）禁带电子设备 （5-10人）总经理例会适合形式 1禁带电子设备（30人以下）优点：收起电脑、手机，专注做决策、想创意，避开电子产品干扰，开会效果会更好要求：干扰会议进行的事物、全留在会议室外所需时间：1小时为主、最多不超过4小时总经理例会适合形式 2时间限制（30人以上）优点：提升工作效率、减少开会次数与长度要点：1、设定详细议程，严格控管开始与结束时间2、适合时间和频率： 一月1-2次，每次1-1.5小时3、展开方法：搭配各类会议 事先规范会议开始与结束时间，并且设定详细的议程，严格地监控会议的进行4、成本控制： 包含会议成本、直接会议成本、会议时间成本、效率损失成本5、注意事项： 1）每次开会，都拿出表来计时，事先准备充分，强制控制时间的进行 2）不要在过短的时间，塞进过长的议程 3）就算时间要结束了，也不能略过“做结论”步骤，即使结论是“择期再开” 4）适合例行报告、工作进度报告等会议总经理例会适合形式 3主管离场（10人以上）要点：不害怕禁忌、不揣测上意，做最该做的决定所需时间：1小时-1天不等、不可超过一天 适合频率：不定，适合已有明确议题、征求（大量）提案并做出决策时 主管离场决策者在讨论阶段易主导意见流向讨论议题产生提案主管进场决策者进场时，议题已讨论出数个可能方案，主管只需要说明同意与否。将“提案权”与“决策权”分开决定提案实行是否决策者扛下成败责任，与会者尽情发表意见。提案被否决主管必须当心说明原因，取得理解决策目的2：解决问题安能适合会议安能管理委员会 各集运中心跨部门协调会适合规模1.少人数（3-30）人2.多人数（30以上）人适合形式3种形式视觉会议（30人以下） 围桌对话（12人以上到数千人不等） 小组研讨会 （5-3000人）管委会 协调会适合形式 1视觉会议（30人以下）所需道具：白板或大海报 适合时机：解说抽象概念或条列式流程开展方法：在头脑风暴会议中，搭配整合图像与文字，简单 涂鸦，运用以下7种图形或者人物、树木、云朵、手势传达抽象议题掌握7种基本图形含义，视觉会议立即上手 点 代表“看过来！我和别人不一样” 线 代表“连结”与“区隔” 线条粗细代表强弱三角形 代表 “正在变化”， 多个三角形组成代表爆炸的锐角图方形 代表 “正规的组成”最适合代表建筑物或组织功能空心箭头 代表“活动中的组成”，适合使用来表达项目螺旋图 代表“动态统一”，将螺旋图圆一点，则有趋近统一的意义；反之混乱的螺旋类似龙卷风，代表更多变动圆圈 代表“统一”，画圆感觉在集合所有事物，这寓意世界共通管委会 协调会适合形式 2围桌对话（12人以上到数千人不等）优点：透过集体对话，让想法萌芽，凝聚有质量的观点，促成有效行动所需时间:至少90分钟，2小时更理想适合频率：不限集体分享三回合讨论后，主持人安排一段“反思时间”，让与会者写出最核心或最深刻的想法最后的记录公布，再行动规划与讨论议题整合。管委会 协调会适合形式 3小组研讨会（5-3000人）所需时间：1-3天不等适合频率：半年-一年/次目的3：创意提案安能适合会议管理层高层会议 各种探讨会适合规模1.少人数（3-30）人2.多人数（30以上）人适合形式3种形式头脑风暴（5-10人）环境引导（5-10人） 创新激荡（30人-上万人）高层会议 探讨会适合形式 1头脑风暴（5-10人） 要 点： 集合众人智能，搭乘别人创意的便车、适合激发创新 所需时间：60-90分钟 适合频率：每天或视需求与目的不定期举行 1、鼓励自由奔放，疯狂古怪的构想2、禁止对提出的点子当场评量、非议3、不要局限与会者想象力，点子多疯狂都得鼓励1、脑力写作，写下观点放在桌子中间2、拿起别人的构成，补充设想，补强别人构想，展开构想接龙1、理清会议主题2、请出出席者“会前”15-20分钟“独自”进行头脑风暴高层会议 探讨会