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部门文件管理办法 部门文件〔制度、流程等〕 部门文件〔制度、流程等〕管理方法名目一、 二、 三、 制度和流程的区分 ............................................................... 1 制度修订根本步骤 ............................................................... 1 制度修订各步骤工作说明及要求 ........................................ 2 〔一〕 资料搜集…………………………………………….2 〔二〕 制度修订、提交…………………………………….2 〔三〕 更新《岗位操作手册》 《各岗位例行工作排列表》 四、 部门文件的审批和公布 ........................................................ 5 〔一〕 部门文件审批人…………………………………….5 〔二〕 制度、流程的公布…………………………………6 〔三〕 《各岗位例行工作排列表》的公布............6一、工程 定义制度和流程的区分制度 制度 是 公 司/相关 部 门 制订 的 、要 求 所 属人 员 共 同遵 守 的 准那么，是为了保证质量，标准工作而制订的详细规定。 制定制度要严格执行国家法律、法规的规定，保障劳动者 流程 流程是多个人员、多个活动有序的组合。它关怀的是谁 做了什么事，产生了什么结果，传递了什么信息给谁。 流程强调的是步骤的连续性，即每一环节要按已设定好 的方式进展，上一环节完成再到下一环节。 规 范 并 指 导 各 阶 段 /部 门 /岗 位 工 作 的 开 展 ， 做 到 各 项 工 标准管理，能使员工行为合矩，进步管理效率。 作分工明确、责任清楚、监管到位，工作要求及标准清 晰，使工作的开展标准和高效。要求的劳动权利，催促劳动者履行劳动义务。表达权利与义务 全都、嘉奖与惩处结合，不得违背法律、法规的规定。主要 功能二、工作阶段制度修订根本步骤工程负责人 行政管理科长 行政部经理 总经理办公室 总经理办公室负责人1 搜集资料 制度定稿 制度定稿 2 制度修订、提交 3 审核 4 定稿5 更新《岗位操作 手册》 《各岗位例 、 行工作排列表》 制度公布 制度公布 6 审核 7 审批 8 审批《各岗位例 行工作排列表》9 公布1注： “〞表示流程起始节点。 “〞表示执行/操作节点。 “〞表示审核/审批节点。 “〞表示工作输入输出方向。三、制度修订各步骤工作说明及要求1. 资料搜集 资料搜集，即制度修订前期预备工作。在此阶段，需要清楚的明确制度编制/修订的目的，以及该制度 的管理目的，并初步确定相关工作成果的表达方式。 工作说明/ 工作说明/要求 〔1〕 编制/修订一个制度，首先要明确编制/修订的目的。 是本来就缺少这项工作的管理规定，导致了相关工作混乱？还是原制度不够存在缺漏，需要 进一步完善？ 在本来就缺少制度的状况下，向工作主导部门和主要涉及部门负责人理解清晰此项工作的要 求、操作步骤及留意事项，并理解目前的管理中存在哪些问题，目前的管理存在哪些优、缺点，与主 导部门负责人沟通确定，编制这个制度的目的是什么，盼望制度编制后要到达哪些效果。 假如是本来就有一个制度， 那么需要与主导/相关部门沟通理解， 目前的制度存在哪些缺漏之处、 哪些不合理规定、哪些地方有待优化。查缺补漏，优化工作流程就是修订的目的。 〔2〕 其次，需要明确制度的管理目的。——工作概述相关表格制度的管理目的， 即该制度编制/修订完毕后， 对哪些工作进展了标准， 应当要到达哪些效果。 XX 管理目 管理目的是制度的灵魂，整个制度的内容，包括配套流程、表格、OA 工作流的设置，都应当 标及成果 总表 是以围围着更好的达成管理目的为中心的。 因此， 假如在没有明确制度管理目的的状况下编制/修订制 度，很简单出现偏离中心、找不到落脚点的问题。 〔3〕 然后，需要初步确定相关工作成果的表达方式。 在一项工作中，哪个岗位的人员做得多、哪些岗位的人员做得少，他们所负责的工作分别是 什么， 通过什么表达他们的工作成果都应当有对应的分析， 否那么绩效审评部门无法核定员工工作成果。 XX 管理目 在制度修订前的资料搜集阶段， 我们应当进展分析——即将要开头编制/修订的这个制度包括 标及成果 总表 哪些工作？一共涉及哪些岗位？哪些岗位对工作起主要作用？哪些，涉及岗位的工作成果如何表达？ 通过什么方式表达？工作执行状况通过何种方式监管？监管人员的成果如何表达？ 一般状况下，初步分析应确定：公布 OA 的文件，分公司