采购合同管理规范.docx

采购合同管理规范 选购合同管理标准一、选购合同管理总那么1.原那么：合同管理必需遵循依法办事，预防为主，层层把关，跟踪监视，准时调处，维护企业合法权益的原那么。签订、履行、变更、解除合同，必需遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规、规章，参照有关政策。目的：为了标准选购合同的管理，严格审查供给商资格，确定双方合作的内容和条款，保证交易的牢靠有效，降低选购风险，最大限度维护企业利益，进步经济效益，依据《中华人民共和国合同法》和有关政府部门规定，结合公司的实际状况，制定本制度。特制定本管理制度。2.适用范围：本选购合同管理标准适用于公司选购部全体人员。3.职责：1)负责制定购销合同、代销合同统一文本。2)依法签订、变更、解除本部门合同；3)严格审查本部门所签订的合同；4)帮助法务部对选购合同的纠纷处理；5)负责选购合同的档案管理；6)负责本制度的监视执行。4.保守商业隐秘：管理、参加合同工作的一切有关人员，应当为公司保守商业隐秘。二、选购合同的审批1.选购部将拟订的合同初稿交相关部门审核并使之提出建议。2.公司财务部主要负责对合同价款的形成根据、款项收取或支付条件等条款进展审查并提出看法。3.公司法律参谋主要对合同内容条款的合法性进展审查并提出审查看法。4.公司副总负责对合同所涉内容进展全面审查并提出审查看法。5.公司总经理依据相关部门所提看法、办理程序的标准性以及其他认为需要审查的内容对合同进展批阅并签署看法。6.公司选购部依据公司总经理的审查看法修改合同文本，并将总经理审查看法、合同签署相关附件等文件再次报送审查后，由公司总经理或受总经理托付的合同签署代理人正式签署合同。三、选购合同的签订〔一〕选购合同的主体订立选购合同的主体必需是公司及所属各公司中具有法人资格，能独立担当民事责任的组织，其他部门、机构、分公司等不得擅自签订合同。签订选购合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信力量、履约力量进展调查，不得与不能独立担当民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约力量明显不相符的经济合同。合同对各方当事人权利、义务的规定必需明确、详细，文字表达要清晰、精确。签订合同必需遵守国家的法律、法规及有相关规定。对外签订合同，除法定代表人外，必需是持有法人托付书的法人托付人，法人托付人必需对本企业负责。〔二〕选购合同的形式“书面形式〞是指合同书、补充协议除状况紧急或条件限制外，公司一般要求采纳正式的合同书形式。〔三〕选购合同的内容1.公司选购部是选购合同的对口管理单位，负责公司选购合同的编制、签订、执行、掌握等管理事项。2.选购合同的编写程序。1)选择供给商。必需是公司认可合格供给商。2)进展会谈。选购部应与适宜的供给商绽开会谈，会谈内容包括选购商品的价格、数量、质量、供货方式、货款支付等方面的会谈，并依据会谈所形成的方案选择对公司最有利的供给商。3)拟定草案并评审。选购部应依据会谈所形成的方案拟定选购合同草案，报送法律顾问审核及总经理\分管副总进展审批。4)拟写正式的选购合同。选购部应依据各相关部门、法律参谋及总经理\分管副总的看法对选购合同草案进展修订，并据此形成正式的选购合同。3.正式的选购合同必需包括以下九个方面的主要内容。1)合同签订双方的姓名、地址和联络方式。2)选购物品的单价、总价。3)选购物品的数量与规格型号。4)选购物品的品质和技术要求。5)选购物品的履约方式、期限、到货地点。6)选购物品的验收标准和方式。7)付款方式和期限。8)售后效劳和其他优待条件。9)违约责任和解决争议的方法。4.选购合同的条款内容必需齐备、明确、详细，表达必需严谨。四、执行选购合同为了保证选购合同的正常执行，选购人员需要跟踪选购合同的执行状况，并恰当处理在选购合同执行中出现的供给、需求和缓冲余量等问题。1.合同执行前跟踪：制定选购合同后，选购人员需要理解供给商是否承受合同和准时签订等状况。由于时间的改变，供给商可能会提出转变物资价格、质量和交期等合同条款的要求。此时，选购人员应充分与供给商沟通，确认可选择的供给商是否承受订单。假如供应商不能承受订单，那么需要选择其他供给商。2.合同执行过程跟踪：选购合同的签订后，选购人员应全力跟踪合同的执行过程，其留意事项如下：1)严密跟踪：严密跟踪供给商预备物资的过程，发觉问题准时反应。需要中途变更的要约要准时解决，不得耽搁供给的时间。2)准时响应生产需求：如生产需要紧急，要求物资马上到货，选购人员应与供给商协调保证需求物资的准时供给。3)掌握物资验收环节：物资到达规定的交货地点，并根据所下订单对到货的物资、批量、单价及总金额等进展确认，存档记录后办理付款