采购及库房管理规定.docx

采购及库房管理规定 选购及库房管理规定〔草案〕为了保证公司日常办公事务及各现场工作的物资需要，进步选购工作的质量管理，特制定本管理规程。一、适用范围各部门所需办公设备、办公用品及劳保用品等；二、经办部门职责1、办公室负责对各类物资的选购工作；2、财务部派专人负责选购物资的协买及复审工作；三、选购流程1、各部门每周五之前将选购物品的数量、规格、型号、价格等项列于《选购申请表》内，报办公室初审后，经办公室呈报总经理批示；2、办公室将批示后的《选购申请单》的金额纳入本周预算，下周一之前报财务部审核；3、财务部审核后支出相关费用，由办公室准时组织物品的购入及发放；4、对于急购物品，可以实行先购后批，以确保公司各部门的正常运转；参加选购的相关人员需在三日内补齐相关选购手续；四、选购要求1、办公室选购人员要对选购工作要有高度的责任感和事业心，遵守财经纪律，对所购进物品的质量、数量、价格等仔细负责。2、对一些规格、型号特别的物品，可委派技术人员共同外出选购，以便确认规格、型号、鉴别质量；3、严格选择选购渠道，不得擅自变更；4、对常规物品尽可能参照周期用法需求量，做到方案购置，防止库存积压；5、对于大宗物资购置，询价到落实的过程必需由两人共同负责；6、办公室要负责对物品用法随时回访，理解物品的用法状况，如发觉质量问题，应准时联络退还，维护公司利益；7、库管员要对物品质量把关，对不合格物品退换起到监视作用；8、杜绝损公肥私、中饱私囊的行为，对营私舞弊、收受回扣或工作不负责造成重大失误的当事人，处以两倍罚款并申报董事会马上开除。五、库房管理程序1、购回物品后，选购员应准时将《选购申请单》、发票、保修卡等一并交由办公室库管员验收；2、物品验收合格后，由办公室将发票及《入库单》交由财务部门审核；3、办公室办理完入库手续后，应准时反应请购部门；4、物品出库时，需填写《出库单》，库管员应依据《选购申请单》批示要求，逐项对比核实无误后发放，要求请购部门在《出库单》上签字认可；5、因工作急需，经总经理认可后，可由当事人打欠条，暂领走，待应急处理完毕后三日内补办相关手续。六、库房管理要求1、保持入库物品干净洁净、依据不同物品性能、特性进展分类保管；2、对贵重物品进展编号保存，做到一物一卡一号，按月分类装订成册，妥当保存备查；3、准时把握库存状态，对老化或者返还的废旧物资准时填写《废旧物品回收清单》，以便于统一处理；4、物品出库，要求做到《选购申请单》、《入库单》、《出库单》所对应物品的品名、数量、规格、型号均核对无误，如差异太大，需补充文字说明，报总经理签字。5、对库存短缺的常规备用物品，库管员可按月列出《选购申请单》，准时补充库存。6、每月25日为月终结账盘点日，办公室必需协同财务部逐类逐项进展实际盘查，如发生过失，应准时查找缘由，落实订正。二〇一一年五月十七日