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秘书文档管理试题 秘书文档管理试题秘书文档管理试题一、档案利用(一)档案利用的含义档案利用工作是开发和挺直供应档案，满足利用者的档案需求的工作。(二)档案利用的要求:1.依法开展利用工作。2.主动、准时开展利用工作。3.不断完善档案效劳方式和手段。4.把握本单位近期的重点工作、重大活动，据此开展档案利用。(三)档案利用的工作程序1.熟识库藏;2.分析利用需求;3.选择档案利用方式;4.猎取档案;5.供应档案二、档案参考材料的编号(一)档案参考材料的含义档案参考资料是档案部门或人员根据肯定题目，依据所保存档案综合而成的供应人们参与的档案材料加工品。(二)档案参考资料档案参考资料编写要做到真实、精确、有用，留意档案的保密性;问题集中，内容精确，文字凝炼，概括性强。(三)编写档案参考资料的工作程序1.确定编写档案参考资料的种类;2.搜集档案材料;3.进展编写三、电子档案管理(一)电子档案的含义:电子档案是在计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。(二)电子档案的特点有：①非人工识读性;②对电子技术和设备的依靠性;③信息的可变性;④信息与载体的可分别性;⑤信息的可共享性;⑥多种信息载体的集成性。(三)电子档案的种类1.根据电子档案的存在形成划分，可分为：①文本文件;②数据文件;③图形文件;④图像文件;⑤声音文件;⑥多媒体文件;⑦指令文件。2根据电子档案的功能划分，可分为：①主文件;②支持性文件;③帮助性、工具性文件。3.根据电子档案产生的环境划分，可分为一般办公室工作中产生的文件、计算机帮助设计和制造中产生的文件。4. 根据电子档案的属性划分,可分为一般文件、只读文件、隐含文件、加密文件和压缩文件等。5.根据电子档案生成方式划分，可分为由计算机挺直产生的文件、对传统文件用扫描仪和数码相机等输入设备处理后生成的文件。(四)电子档案管理的要求有：①真实性;②完好性;③可读性。(五)电子档案管理的工作程序:1.电子档案的搜集积累;2.电子档案的归档;3.电子档案的保管;4.电子档案的利用。第四章速记根底一、速记概述(一)速记概述: 速记是人们用有系统的、简洁的符号及各种有效有规章省略书写方法快速、精确地记录语言和传达语言信息的一种高效率有用技术。(二)速记特点:速记的特点就是快，速度是速记的灵魂，速记能把语言完好无误地记录下来。用速记替代文字记录语言，可以大大地减轻人们书写过程中的劳动程度。(三)速记在秘书工作中的作用:1.记录有声语言。2.记录无声语言。(四)现代技术无法取代速记计算机、电脑速记、手写速记、录音机，它们的差异在于处理信息手段的不同，作为记录语言信息的功能是一样的.因此,手写速记与电脑速记、录音机速记等现代技术工具各具特色，在不同的场合可选择适用。它们之间并不发生冲突，而是相辅相成、相得益彰的。二、手写速记(一)汉字速记的概述汉字速记又称汉字快写，就是汉字的快速记录。汉字速记根本原理如下：1.汉字速记是汉字草书的快写。2.汉字速记是对汉语字、词、句、段的合理精简和缩略的快写。3.汉字速记师敏捷运用借代的快写(二)双音节词略写法1.由单音节词渐渐演化而成的双音节词，在快写时，可将双音节词略写为单音节词。2.双音节的单纯词，又叫“联绵词〞。联绵词是汉语所独有的、在快速书写时，写出第一个音节，其次个音节就能推知而出。3.由两个意义一样或相近语速并列组合而成和合成词，在快速书写时，只写出第一个音节，其次个音节约略。4.由两个意义一样或相对语素并列组合而成的合成词，在快速书写时，写出第一个音节，其次个音节可用从左上方往右下方书写的斜体代替。5.说明格双音节词是语素通过说明和被说明的关系结合起来构成的新词。在快速书写时，可省略被说明音节。(三)三音节词略写法1.带虚化语素的三音节词略写法。2.中间嵌有“得〞字的表确定语气的三音节词略写法。3.中间嵌有“不〞字的表否认语气的三音节词略写法。4.在快速书写时，不管遇到哪种类型的三音节词，只要依据句子的上下文可以分辨出来的，写出第一个音节，后两个音节均可自制代写代替，或画小横直线代替。三、拼音速记(一)拼音速记的概述1.拼音速记的定义。拼音速记是用一些简洁符号和省略方法来记录语言的一种方式。拼音速记方案的符号分为“声符〞和“韵符〞两大类。拼音速记的声符与韵符拼法在一起，就成为音节符号。2.拼音速记的特点。3.拼音速记符号的分类。最简洁的符号式有限的，所以速记符号又分为大型、中型和小型3级比例。略符是进步记录书写速度的重要技巧，在创制略符时，要真正表达略符的合理、精确、速度、易记、易写的特点。(二)声符写法五要领声符写法五要领，是拼音速记符号书写的根底1