秘书常识：与同事的关系.docx

秘书常识：与同事的关系 一、秘书之间一律公平在秘书部门内部秘书与秘书之间，保持一种良好的人际关系是特别重要的。关系的融洽，工作起来的心情也很舒服；相反，假如同事之间老是闹别扭，不仅影响心情，而且影响工作效率。秘书部门在各部门中并没有什么特别的地位，同样，在秘书部门内部秘书之间也不存在什么“超人〞。部门内部有老人与新人之别但没有等级之分。根据分工协作的原那么，可能于雪主要是负责处理总经理的日常工作，小钢那么是专管李副总经理的日常工作；虽然他俩的上司存在着职位上的差异，但他俩本身肯定没有什么差异。但是，在实际工作中，由于领导人存在着职务上的差异，一些秘书因此而产生优越感。假如于雪认为自己是总经理的秘书，无形之中对小钢产生一种地位上的优越感的话，那么，于雪就很难搞好与小钢的关系。只要秘书之间闹这样的别扭，秘书部门的工作确定就搞不好。为了共同做好秘书部门的工作，无论是总经理的秘书，还是副总经理的秘书，都要互相敬重，互相关怀，互相关心，在工作中互相通气。这样，假如于雪休假去了，小钢就能接替好于雪的工作，否那么，领导的工作就不好开展。秘书之间在工作中应互通信息，部门内部最好要建立这方面的制度，对互通信息的时间、内容和方式都都做出明确的规定。二、向老秘书学习假如你是一名新秘书，那么，你对待部门里的老同事的看法要像对待上司的看法一样敬重。由于各公司和部门的详细状况不同，秘书的日常工作也各不一样，因此，许多专业学问在学校里是学不到的，只能靠阅历丰富的老资格秘书言传身教。为什么他们考虑问题的方法与自己当时想的不同，为什么他们要这么处理问题，常常向他们请教是进步自己程度的一条捷径；对于他们在一些微小处给你的提示或批判要真诚地承受。小丽是外语学院毕业的高材生，应聘做公司总裁的秘书。综合部五个秘书，其余四个都是大专业，而且都年过30岁，因此，不到两个月，她就产生了一种无形的优越感。这天老总开完会后对小丽说他与其他三位部门经理今晚去上海出差，让她订四张机票。“是特等舱吗？〞小丽问。“是的。〞老总答复。小丽抓紧下楼在商务处订了四张特等舱票。当她把机票都拿出来时，老总问她：“谁让你订四张特等舱票？〞小丽这时才明白只有老总才有资格坐特等舱。于是，她又匆忙忙忙下楼把那三张换成一般舱。当她把那三等票给那三位经理时，有人问她：“你预备把老总一个人孤零零地扔在特等舱里？〞小丽脸红了，预备找办公室主任，问究竟支配谁陪老总坐特等舱。回到办公室，主任不在，她只看到其他几个人都在幸灾乐祸，好像都在嘲讽她这个外语学院的高材生连张飞机票都不会买。作为秘书新人，你一开头的工作主要是值班、接电话、传话……由于这些工作特别繁杂，几乎找不到什么正经的时间来学习。比方你正在向于雪请教如何写商业信函时，突然来了一位客人，于雪不得不停顿自己的学习，去给客人沏茶。因此，你要想尽快熟识工作、虚心向老同事学习，不放过任何请教的时机当然很重要，但关键还是在于自己，到处留心。作为新秘书肯定要主动主动，不懂的地方你完全有权向每位老同事请教。有时将自己的一些私人问题也跟老同事谈一谈，使他们产生一种你把他们当成上司对待的感觉。这是保持良好人际关系的一种秘方。三、帮带新秘书每到肯定时候，秘书部门就要例行的人事调整，有的秘书被提拔，有的秘书改行，所以就要补充新秘书。作为有肯定阅历的秘书，不管岗位责任书上有没有明确规定，你都负有帮带新人的责任，这是秘书这种职业特性打算的。当然，秘书大多都很忙，不行能抽出特地的时间来辅导新秘书的业务，因此，这项工作是有肯定的难度。尽管新秘书工作阅历缺乏，但他们到底也是秘书，所以，对他们肯定要敬重。秘书之间要互相关怀，相互关心，所以不仅要向新秘书准时通报各种信息，而且在业务上要多关心他们，切忌实行居高临下的看法。一般来说，新秘书处理工作主要是抓不住要领，因此，不仅要帮他们把工作本身做好，而且要关心他们如何把握工作要领。比方，上司让他们起草信函，他们写得不符合标准，或者根本不知从什么地方动笔，这时不仅要帮他们更正，要重要的是告知他们书写的格式和方法。在关心新秘书的时候，给他们讲一些自己曾经有过的过失和受到的批判，是特别有益的，这样可以便他们自己悟出这样一个道理：金无赤足，人无完人，任何人都不是生而知之，而是学而知之。只要自己虚心学习，勇于理论，没有什么干不好的工作。当然，给新秘书谈自己走麦城，多少有些难为情，但是，这样不仅能使他们少走弯路，更主要的是能树立他们做好秘书工作的信念。老秘书有责任关心新秘书尽快成长，但是这种关心到底不能代替，所以在关心新秘书时，要最大可能地发挥新秘书他们自己的主动性和制造性。比方，新秘书某个问题吃不准，来向你请教时，你最好不要挺直答复对方〔当然要依据详细状况而定〕而是先反问他：“你认为该怎么办？〞这样，有利于挖掘新秘书自身的潜力，从而有利于新秘书的自我成长