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秘书常识：秘书必备的能力知识分享 对于一个秘书来说，假如她仅仅具备全面的业务学问，那她还不能算是个优秀的秘书；一个优秀的秘书，要能依据工作中出现的详细状况，敏捷地运用自己所把握的学问和技能，做出准时有效的推断，并与各方面进展沟通，圆满完成上司交代的工作，因此，她还必需具备高度的理解力量、敏锐的洞察力量、广泛的信息搜集力量、优秀的写作力量和杰出的沟通沟通力量。一、推断力量与执行力量秘书于雪已与税务局王局长约好，今日下午2点陪自已的上司钱总登门访问他，商谈明年本公司环保节能产品免税的事。正预备动身，前台来电话，说东北地区的总代理郑总来访，如今正在会客室。如今已经1点半了。假如按原方案去访问王局长，那就不能接待郑总；假如在家接待郑总，那就得推延或取消对王局长的访问；不仅不好选择是见王局长或是郑总，而且也不好向任何一方说明。如今办公室主任一时也联络不上，没法向他请示。于雪应当怎么办？1、能分析问题尽管事情很急，但于雪仍旧需要冷静。首先应当分析可以实行哪些补救措施：给王局长或郑总去电话，推延或者取消访问；尽快与办公室主任联络上，听取他的指示；假如不能按原方案访问王局长，那么，在告知王局长不能失约时，肯定要老实，说明真正缘由，尽量留意说话时的语气；在处理好这些问题之后，就要充分估量取消或推延访问造成的各种后果；假如有消极后果，就要实行新的措施以把这种后果减轻到最小程度；另外，由于上司活动日程的变更，要准时与有关方面〔比方司机〕联络，以保持各部门工作的协调。当然，秘书应当实行的补救措施不止这些，但是，这些措施要求秘书一气呵成，在两三分钟内完成，因为总共剩下的时间不到半小时了。比方说这次不能失约去访问王局长，并不意味今后也不去了；把缘由说明，王局长不肯定就会计较；而对郑总来说，由于与钱总有很深的私交，这次没有接待好，在知道了事情原委之后，或许会一笑了之。于雪在分析这些问题时，事实上就已经把公司的利益摆在了首位。当问题出如今你面前之后，你要能分析出问题的本质，它究竟是一个什么性质的问题。要能做到这一点，就要求秘书常常保持一种“问题意识〞；只有这样，你就不管遇到什么问题都会不慌不忙，沉着面对。2、具备解决问题的常识和阅历把问题分析清晰了，还要有具备解决问题的常识和阅历。在这种状况下，于雪还应想好孰先孰后，是先给王局长打电话还是先去见郑总？是先听取办公室主任的指示还是先接原方案办，再向办公室主任汇报……哪些措施应当优先，推断的唯一标准是怎么对上司有利就怎么做。反过来说，就是那些没有什么实际意义的东西临时就不要想那么多。遇到问题了，就要想出解决问题的方法，因此，秘书必需具备丰富的常识和阅历。只有这样，不管遇到什么问题，你都能找到敏捷的解决方法。3、能快速实行行动想好了方法就马上付诸施行。在这种时候，秘书肯定要冷静，假如你心里一焦急，话就不肯定说得明白；对方在电话里半天还没听清你说的是怎么回事，那么，他可能也会跟着你焦急。这样，不仅铺张时间，而且会把关系弄僵，乱上加错。无论你把问题看得怎样透彻，也无论你想出了什么高超的解决方法，假如你不快速实行行动把问题解决，那问题仍旧还是问题。对于上司来说他看重的是结果，所以，秘书的实际行动是最重要的。二、理解力量与洞察力量小钢是一家生产速冻蔬菜的民营企业的总裁秘书。快到年底了，老板一反常态，既不是与财务经理争论今年的决算，也没与销售部经理多争论明年的市场销毁问题，与他们通电话也就三五分钟的事；相反，他常常带着研发部的经理与当地旅游局的人喝酒聊天，好像一天到晚不务正业。这究竟是为什么？小钢通过琢磨，最终理解老总已经看到了生产速冻蔬菜难以形成新的利润增长点，因为出口欧盟和日本的速冻蔬菜的技术壁垒越来越高，所以，打算利用本公司的传统优势，开发以观光和休闲为特色的生态农业……在理解了老板的意图之后，于是他抓紧时间，搜集进入生态观光农业的各种信息，特殊是目前一些企业的阅历及存在