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精品word可编辑 精品word可编辑 精品word可编辑 XXXX 正式 正式 文档管理方法 WDGL-01V1.0/0001 人力资源部 使用部门： 2021年01月8日发布 2021年01月8日实施 XXXX批准 XXXX 文档管理方法 目的 为加强公司文件的标准化管理，完善公司的质量管理制度，便于文件的识别、追溯和把握，标准存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。 范围 适用于本公司质量管理体系要求的文件与外来文件、资料识别，以及质量管理体系实施过程中有关质量记录的标识。 责任 质量负责人本企业各项质量管理文件的起草、修订、审核、分发、保管，以及收集意见对各文件的修改、撤销、替换、销毁。 各部门负责人负责本部门管理制度文件的具体执行，在评审意见分歧较大时，通过传阅或会审供给意见和建议。 总经理负责对本制度的批准与废除、并催促各部门对本制度的实施。 工程文档编写标准 文档版本管理 1文档状态变迁规章 工程文档状态分为“草稿〞、“正式〞和“修改〞三种。文档刚建立时，其状态为“草稿〞。文档通过评审后，其状态变为“正式〞。此后假设更改文档，其状态变为“修改〞。修改完毕重新通过评审时，其状态又变为“正式〞。 2文档版本号 文档的版本号规章与文档的状态相关。 〔1〕处于“草稿〞状态的文档版本号格式为V0.YZ，YZ的数字范围为01~99，随着文档草稿的修正，YZ的取值应递增。YZ的初值和增幅由文档创立人或修改人自己把握。 〔2〕处于“正式〞状态的文档版本号格式为VX.Y，X为主版本号，取值范围为1~9。Y为次版本号，取值范围为0~9。 文档第一次成为“正式〞文件时，版本号为V1.0。 假设文档的升级幅度较小，版本号Y值可适量增加，Y值增加肯定程度，X值将适量增加。档文档升级幅度较大时，才允许直接增大X值。 〔3〕处于“修改〞状态的文档版本号格式为VX.YZ，文档正在修改时，一般只增加Z值，X.Y值保持不变。当文档修改完毕通过评审，状态成为“正式〞时，将Z值设为0，增加X.Y值。参见上述规章〔2〕。 文档标识 工程所产生的文档都有唯一、特定的编码，其构成如下：工程标识-文档类型-日期标号-版本号/序号。其中： 工程标志：本工程的标识，说明本工程是“XXXX〞； 文档类型：商务文档00，工程管理文档01，工程开发文档02。 日期编号：文档创立日期； 版本号：本文档的版本号。 序号：四位数字编码，指明该文档在工程文档库的总序号。??? 一个文档编码的例子为：RDXM-01V1.0/0015。 工程文档管理制度 工程文档按内容分为三类，商务文档，工程开发文档，工程管理文档 其中，工程商务文档有合同及附件、招标书、投标书、技术方案、谈判会议纪要、厂商报价清单、厂商技术方案、厂商授权书、财务的制度等；工程开发文档有需求规格说明书、概要设计说明书、具体设计说明书、测试记录及测试报告〔单元测试、业务联测〕、用户使用手册、培训材料、工程相关专业文档、技术验收报告、业务验收报告及其它相关文档；工程管理文档有工程章程、工程管理方案、工程范围说明书、WBS、工程进度方案、工程进度把握表、工程本钱方案、本钱估算表、工程人员配置方案、工程例会纪要、演示文件。 文档的保密和平安。依据文档平安管理需要，大致可划分为三个保密级别 Ⅰ级：具有比较高的保密需求，仅有文档作者和工程负责人对文档享有查阅及使用权，其他人员查阅需经文档作者和工程负责人同意，包括各种工程商务类文档、各类软件授权许可。 Ⅱ级：限制性保密需求文档，只允许工程组内部相关人员操作使用的文档，包括需求文档、系统分析设计文档、开发文档、测试文档等开发文档及工程本钱相关管理文档，如因工作和业务需要，须经过严格地审批程序才能外发。 Ⅲ级：一般保密性文档，正常业务流转文档及一般审批流转文档，包括工程方案、工程进度等。 工程文档归档 工程经理必需在工程开发过程中，重视工程文档的建立、整理、保存，并确保工程归档文件的完整性、真实性、牢靠性和匹配性。 工程组文档管理员在文档管理效劳器上生成文档存放名目，工程组其他相关人员仅设置只读权限。工程经理或有关人员按文档命名要求定期负责将工程文档提交给文档管理员。文档管理员审核后上传至文档管理效劳器。 工程组负责人应会同文档管理员定期检查文档的质量、是否齐全、是否符合命名标准等。 工程文档调阅 公司内部人员因工作需要调阅文档，必需由借阅人填写?工程文档借阅单?〔见附件一〕，经所在工程组经理批准后提交各工程组文档管理员，经本组工程经理审核后，开放调阅权限。 调阅的权限统一设置为：只读。对于电子文档的权限开放应设置期限，到期后，调阅人的权限将被关闭。对于纸质文档的调阅，相关人