联想集团会议管理组织.pptxVIP

主讲人：周玲秀 2000年8月 会议的组织和管理 目录 一、会前准备 二、会务实施 三、会后总结和决算 四、中小型会议的会务管理 目录 会议的组织和管理 会前准备 - 目录 会前准备  策划案的内容  Team小组  会场勘察  起草协议  会务分工  制定会议费预算 会议的组织和管理 会前准备 - 策划案的内容 会务工作是围绕会议的内容、形式进行的 目的、主题、时间、参会人员（类型、人 数）、地点、会议日程、议程、人员分工、 各项工作负责人、各项活动的推进时间等 策划案的内容 会议的组织和管理 会前准备 - 策划案的内容 案例：《99年代理会及 联欢会策划实施案》 会议的组织和管理 会前准备 - 策划案的内容 会务工作要保证策划案 的顺利实现 会议的组织和管理 会前准备 - 成立TEAM组 组织落实，成立TEAM组 会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察 会场勘察 会场院勘察俗称“踩点” 是会前必须要做 的基础性工作  会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察 原则 勘察原则： 会务工作为会议内容服务 以策划案为依据，方便操 作、节约资金，保证会议 顺利进行 注意 事项 会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察 会场方面 宾馆的软硬件   注意 事项 会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察 餐饮方面 租车问题 价格问题    起草协议的内容和注意事项 会议的组织和管理 会前准备 - 起草协议 《协议》是会务组与 宾馆合作的基础和标 准，要细致、全面、 对等、漏洞。 会议的组织和管理 会前准备 - 起草协议 1、 会议日期 2、 住房标准及费用 3、 场地安排及费用 内容涉及 会议的组织和管理 会前准备 - 起草协议 4、 餐饮及费用 5、 甲方对乙方的规定 6、 乙方对甲方的规定 7、 结算等 内容涉及 会前准备 - 起草协议 会议的组织和管理 案例：2000与成都银河 王朝酒店的协议 会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工 会务组的分工 会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工 案例：99代理会人员分 工职责 会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工 案例：2000年代理会 邀请信 内容： 1、前言 2、会议日程 3、注意事项 4、入住宾馆地点及电话 5、回执 会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工  工作认真负责、细心、耐心  沟通协调能力强  任劳任怨能连续作战  服从分配协作意识好  原则性强  应变能力强 对会务人员的要求 会议的组织和管理 会前准备 - 制定会议预算 会议费预算的制定 必须注意的问题 年初有预算； 全面、精细、节约； 距开会日期前两周，做出预 算送审批；    会议的组织和管理 会前准备 - 制定会议预算 会议费预算的制定 必须注意的问题 距开会日期前一周，务必汇出 所需款项； 提前行文，写明规则。   会议的组织和管理 会前准备 - 制定会议预算 案例：99年代理会预算表 99年代理会费用申 请文件 会议的组织和管理