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精选文档 . 公司档案治理制度及流程 一、目的 强化档案治理，标准公司档案的搜集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、精确性和系统性。.提供符合公司需求和保证治理体系有效运行的证据。 适用范围 适用于公司及各部门档案的搜集、整理、分类、利用及归档。. 术语和定义 档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。. 档案治理：就是指档案的搜集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 职责 综合部： 负责公司档案的集中治理和制度执行及检查工作，并负责催促指导部门档案治理。 建立健全公司档案治理制度，指导、监督和检查执行情况； 搜集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 负责公司档案的利用和销毁治理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的平安；指导公司的档案治理工作。 提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 负责组织学习和培训档案治理方法、使用知识。 其他各部门相关人员： 1〕负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知综合部； 2〕向综合部移交合约或文件资料原件或复印件； 3〕负责本部门文件资料或合约复印件的一般搜集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4〕财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 各部门主管人员 1〕批准对自己部门资料或合约复印件的处置。 各部门经理/副总 1〕负责对档案治理监督检查汇报的审批。 工作程序 档案资料的搜集 1〕各部门相关人员负责对本部门一般工作中形成的合约及文件资料进行搜集，并编制部门《文件〔合约〕治理记录目录》。 2〕各部门文件、合约等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向综合部移交。 归档范围及移交时间 档案资料的标识 综合部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案治理规定。 档案资料的一般治理： 电子类合约或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或 制作特意光盘进行编号保存。 文件、合约资料要登记详细信息，并编制《文件〔合约〕治理记录目录》，以便 检索利用。 文件资料、合约要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，齐整排 放在文件／档案柜中。 档案借阅 借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内， 不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准； ⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发觉遗失或损坏，应马上汇报直接上级； ⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； ⑷借档人必须保护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； 档案销毁 ⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁汇报，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。 ⑵执行销毁任务时，必须由综合部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。 档案治理细则 1〕档案资料的归档范围 ⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示汇报类公文等； ⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、方案、核准文件、证书等文件； ⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等； ⑷公司领导的批示、指示等； ⑸重要的会议材料，包含会议的通知、决议、总结、领导人发言、典型致辞、会议简报、会议记录等； ⑹反映公司主要职能活动的汇报、总结、工作日记、工作备忘等； ⑺公司的各种工作方案、方案考核/总结、汇报、统计报表及简报； ⑻本公司与有关单位、个人签订的合约、协议书等文件正本及过程材料； ⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料； ⑽本公司公布的各类广告、宣传材料； ⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等； ⑿外出公务活动〔如学习、考察、调查研究、参加会议等〕所获得或形成的档案资料； ⒀财务档案资料； ⒁各种实物档案； 其他具有利用和保存价值的文件资料。 3、档案资料的归档要求 ⑴归档的文件资料必须完整、真实、精确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。 一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以依据需要，按二份原件存 档。经办部门依据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，综合部以影印本归档。 ⑶声像档案摄录必须详细记录事