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档案管理信息化建设现状及路径 摘要：随着现代信息技术发展和现代化社会建设，档案管理信息化建设势在必行，档案管理信息化建设的程度影响着国家知识储备的能力。档案管理信息化的过程是转变档案管理方式、档案储存形式的过程，对档案管理安全和技术问题提出了新的挑战。因此，本文从提高档案管理人员素质、优化档案管理路径、加强立法规范保护三个维度阐述如何提高档案管理效率、维护档案数据安全、有效保证检索精度。 关键词：大数据时代；档案管理；信息化建设 人的活动是不同社会环境的直观表现，人活动的轨迹和生活的记录，都具有不可忽视的社会意义，这些记录和轨迹，形成了最早的档案雏形。档案是人类社会发展过程中必然的产物，记录着人类社会发展的过程，承载着人类社会发展的历史〔1〕。我国档案工作是维护党和国家历史真实面貌、保障我国人民群众根本利益的基础性事业〔2〕。档案管理部门是每个单位的重要且必要部门，应该明确自身定位，主动将档案服务融入到日常管理工作中，利用档案资源为各项决策提供可靠依据，为各项任务提供基础性、支撑性及日常性指导。大数据时代，面对全球信息数据化和网络化的发展趋势，传统的档案管理模式已无法满足当今世界对数字化档案管理工作的安全要求，因而要从提升档案管理人员素质、优化档案管理路径、加强档案管理立法保护等维度进行切实的改进。 一、大数据背景下档案管理的嬗变 1.由传统单一的管理方式转向智能管理方式 传统单一纸质化的管理方式受储存方式及储存介质的限制具有以下局限性。第一，纸质版的档案不易存留，尤其是珍贵档案孤本，例如抗战期间英雄写给家人的家书，一旦损毁很难修复，因此档案管理人员和查询人员应具有较高的个人素质，具有一定的文物保护专业知识。第二，档案管理初始阶段，档案管理人员面对的是海量的纸质档案资料，手动整理更新竖排档案柜甚至整个库房〔3〕。传统档案管理工作所需人员较多，且随着档案数据的扩充，档案数据体量大与管理人员不足的矛盾日益凸显。第三，传统单一纸质化档案管理方式受时间和空间的限制，具有交叉信息的多个档案无法同时更新，档案查阅者无法异地、随时查阅所需档案，反映出人工查阅档案效率低的弊端。大数据背景下档案管理方式进一步优化，建立了智能管理模式。档案管理人员利用现代信息技术，经过搜集数据、整理压缩数据、数据传递、多语言自动翻译等手段建立档案，再搭载云技术构建巨量的储存空间，建立起体量庞大且结构明细的档案信息资料库〔4〕。数字档案信息库具有体量大、永久储存、自动处理、不易改变等优势，可以弥补纸质档案易损毁、时空有限等局限。大数据技术衔接后，档案管理人员可以通过简单的操作即可实现数字档案资源库智能自动信息检索、分析、处理和储存，同时查阅者只需要得到授权即可实现对档案信息资源库进行关键字自动检索、查询、筛选、分析和使用。 2.由“零散化”档案储存形式转化为“区块链”式储存新形式 传统的档案储存受档案管理主体和时空的限制，数据十分分散，人们受制于从零散、无序的数据中寻找线索。大数据时代，档案数据库就如计算机科学提出的“区块链”，储存在数据库中的数据，具有“全程留痕”“可以追溯”和“集体维护”的特点。例如国家公安系统全国联网，有利于跨省处理案件。这种储存方式便利了档案查阅，扩大了档案范围，只需检索核心内容，相关内容自动输出，缩短了检索周期。 二、大数据背景下档案管理的滞后问题 1.大数据背景下档案管理的安全问题 新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）于2021年1月1日正式实施，值得注意的是，此次修订中首次新增了“档案信息化建设”一章，这一章是新修订的《档案法》分量最重且最突出的部分，新增的“档案信息化建设”的主要内容包括三个方面七条，对电子档案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系统建设等方面作出了明确规定〔5〕。大数据技术是把双刃剑，它为档案管理提供便利的同时也对现代档案管理提出了挑战。大数据背景下的档案数据库主要以电子档案为储存形式，主要通过电子文档和纸质档案数字化的方式搜集。纸质版档案种类繁多，例如文档、图片、音像成品等，要历经不同计算机系统的搜集录入、程序转写、归档和储存，整个过程中易发生数据丢失，重复，替代，或者篡改等问题，因此档案数据的真实性和有效性具有争议性。由于外在人为故意破坏攻击或者系统内部漏洞，用于储存档案数据的计算机软件和硬件系统具有出现故障、病毒植入的危险，导致档案数据可能被恶意篡改和删除，造成档案数据丢失或失效。加之利用档案数据过程中，检索过程存在有算法错误的风险，同时监督缺位和访问权限混乱也时有发生，造成档案数据非法泄露，致使数据安全性与数据共享性之间的平衡关系难以维持〔4〕。 2.大数据背景下档案管理的技术问题 大数据背景下，数字档案成为主流档案储存方式，然而一些珍贵历史档案仅存纸质版，一些非物质文化遗产的保存