合同管理制度.docxVIP

受控状态 受控 分发编号 文件编号：ZG/YP 3 12 003-2014 合同管理制度 （D版） 发布日期：2014年06月18日 实施日期：2014年06月18日 1目的 加强公司合同管理工作，规范公司合同管理行为，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及其它有关法规的规定，结合公司实际情况，特制定本制度。 2适用范围 本规定适用于广西南宁玉柴马石油润滑油有限公司、广西北海玉柴马石油高级润滑 油有限公司各类合同的管理。下属子公司参照执行。 3职责 3.1业务部门 3.1.1负责对方主体资信调查、合同谈判、拟订合同草案、组织合同初审、合同档案号 （按部门以年份+具体数字，如销售部2014年送审第一份合同，编号为：销售部2014-1 号）、送审、办理签订手续、提请盖章、执行合同、制定合同台账、跟踪合同履行情况、 统计部门合同数据、合同存档管理等。 配置一至二名合同管理员，合同管理员职责包括：负责本部门合同送审、办理签 订手续、提请盖章、维护记录、统计合同数据等合同管理工作；每季度向董秘办反馈本 部门合同履行情况并报备合同台账，配合开展合同履行跟踪与评估工作。 3.2 董秘办 负责对合同签订、变更、终止、解除、执行等进行全面监控和处理，包括参与主 体资信调查、谈判， 合法性审查、处理纠纷、检查合同履行情况、用章管理、 组织培训、 合同相关数据的统计、总结等。 对公司上一年度合同履行情况进行跟踪与评估，统计合同履行情况，收集合同履 行意见和建议，掌握分析未按约定履行合同的原因与事实，并形成专项报告。 对公司董事会审批、或金额重大的法律合同的履行情况，实行季度抽查。 不定期对业务部门的合同履行情况进行抽查。 3.3 财务部 负责合同中涉及价格、支付及结算方式等相关内容进行审核。 办理资金收付与账务处理等。 对合同执行情况进行财务监督。 引用文件 《财务管理审批权限规定》 术语和定义 5.1 公司合同 指为实现公司的经济目的与中国境内（外）法人、自然人或其他经济组织所签订的 以权利、义务为内容的书面协议，包括各部门以公司的名义签订的技术、销售、采购、 广告、借款、工程、质量等合同、意向书等。 5.2 合同管理 从合同的准备（含对方主体资信调查、招投标等） 、谈判、签订至合同履行完毕归 档止这一过程中一系列的行为。 5.3 合同管理人 公司合同管理中所有参与人，包括合同起草人、批签人、谈判人、签订人、部门合 同管理员、合同审查人，公章和合同专用章管理人等。 工作流程及管理要求 6.1 合同管理工作流程图、合同管理工作流程标准（见后页） 6.2合同审批与签订 6.2.1《合同审批流程》为公司合同通用送审流程，除大宗采购业务可使用专用采购合 同审批流程外，0A系统其他流程均不可用于法律合同的审批。 6.2.2合同审批的环节为业务部门、相关部门、董秘办、财务部、公司领导；对经审核 不符合要求的合同，严禁流转到下一环节。 6.2.3合同审批的权限：所有合同均由需经过法定代表人审批。 6.2.4合同签订的权限：根据《财务管理审批权限规定》及《法定代表人授权委托书》 经合同审批流程批复后，合同签订人在权限范围内可代表公司对外签订合同。超出授权 事项及财务权限的所有法律合同，除非取得法定代表人单独授权，否则均应由法定代表 人签署。 6.2.5合同盖章的要求：合同双方必须使用公司公章或合同专用章，不得使用其它印章 代替。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。 6.3授权管理 6.3.1《法定代表人授权委托书》由董秘办在每年初负责统一办理，有效期一般定为一 年，由业务线申报名单，经董秘办审核并报董事长批准后办理。 6.3.2授权书一式两份，由董秘办及被委托人各存档一份。此文书应妥善保管，防止遗 失。 6.4保密 6.4.1在合同的谈判、签订、履行的过程中，合同管理人必须严守秘密。若有泄密行为, 按公司相关规定进行处罚。 7考核指标 按公司考核体系有关规定执行。 8记录 合同文本、合同审批记录、合同执行的相关记录等。 9附件 9.1附件1《法定代表人授权委托书》 授权委托书（南宁 公司）.doc 授权委托书（北海 公司）.doc 9.2附件2《合同送审表》 合同审批表.doc 采购合同审批表.do c 10修改记录页 职责岗位 业务部门 业务部门 业务部门 业务部门 相关部门审核 董秘办 财务部 公司领导 业务部门 业务部门 财务部 董秘办 业务部门 业务部门 业务部门 财务部 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 6.1.5 6.1.6 6.1.7 6.1.8 6.1.9 6.1.10 6.1.11 6.1.12 6.1.13 6.1.14 6.1.15 6.1.16 合同管理工作流程图 流程 备注 按需提交相关部门 在合同执行期间