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PAGE 2 某物业质量记录控制程序 　　某物业质量记录控制程序  　　1.0目的  　　为了通过对与物业管理服务的质量和质量体系运行相关的质量记录的编目、标识、收集、归档、借阅、贮存、保管和处理的控制，达到提供客观证据的目的。必要时实施追溯，为采取纠正措施提供依据,特制定本程序。  　　2.0适用范围  　　本程序适用于对物业管理服务和质量体系运行相关的质量记录的管理。  　　3.0职责  　　3.1综合管理部负责编写并组织实施《质量记录控制程序》。  　　3.2各部门及项目负责相关的质量记录的管理。  　　4.0程序要点  　　4.1质量记录的标识和编目  　　4.1.1质量记录的标识采用名称及编号方式。  　　4.1.2质量记录表格采取如下编号方式予以标识  　　ZHL  　　缩写 总编号 记录序号  　　4.1.3归档序号该质量记录按时间排列顺序号，由质量记录保管人员按《质量记录一览表》中规定的归档时限在归档时给出。  　　4.1.5综合管理部负责编制《质量记录清单》，对质量记录进行总体控制。  　　4.1.6《质量记录清单》包括以下内容  　　质量记录名称。记录编号、填写部门、一式几份、送达部门。归档时限和保存期。  　　4.2质量记录的收集、归档时限、贮存及保管  　　4.2.1质量记录由最终送达部门定期收集，按《质量记录清单》上规定的归档时限、保存期装订成册并保管。  　　4.2.2各部门、管理处在接收质量记录表格时，应检查质量记录项目填写是否齐全、有无签名，确保所收集质量记录有效。  　　4.2.3各部门、管理处应将质量记录保存在公司指定的文件柜中或其它适宜的地方，确保在保存期内不会丢失、损坏及变质。  　　4.3质量记录的查阅、归档、保存期及过期处理  　　4.3.1综合管理部文件管理员负责将各部门《质量记录清单》收集管理，并负责检查质量记录的归档管理是否符合规定要求，确保质量记录按时归档，方便存取和检索。  　　4.3.2对于已填写完成的质量记录表格，每季度由各职能部门、管理处进行归档收集，并填写《质量记录归档清单》。质量记录由各部门、管理处自行保管。将《质量记录归档清单》报送综合管理部备案。  　　4.3.3当业主(客户)需要查阅时，须经公司总经理同意后方可查阅。  　　4.3.4综合管理部文件管理员可根据各部门、各管理处实际情况，在征得总经理批准的基础上，确定每种质量记录的归档时限、保存期限，并列入《质量记录清单》中。  　　4.3.5对于超过保存期限的质量记录，由各职能部门、各管理处提出，并填写《文件更改申请表》，报总经理审批后，由各相关部门指定专人销毁。  　　4.4质量记录表格的增加、更改  　　4.4.1根据公司实际工作的需要和变化，可以增加新的质量记录表格或对已不能满足要求的质量记录表格予以更改，由使用部门提出增加、更改申请，填写《文件更改申请表》，具体执行《文件控制程序》。  　　4.4.2综合管理部文件管理员在收到增减或更改的记录表格后，应更改《质量记录清单》，并与更改后的新的《质量记录清单》一起发给各部门、各管理处文件的管理人员，同时收回作废的《质量记录清单》和相关的质量记录表格并销毁。  　　5.0相关支持性文件  　　《文件控制程序》CHW7-1  　　6.0相关记录  　　《文件更改审批表》sw-JL-G-103