对档案室档案管理的几点意见及设想.docxVIP

对档案室档案管理的几点意见及设想 对档案室档案管理的几点看法及设想经过一段时间的档案整理，发觉档案室存在一些问题。以下是我对公司档案室档案管理的一些想法，如有不当之处敬请指出，加以完善。1、首先，因为档案室的环境需要保持洁净、清洁、无异味，但目前档案室没有清扫工具，并且档案室内的档案有些是比拟重要，需要认真保存的，但是档案室的档案室的防尘措施不是太好，温度、湿度也不太适合，以致现有的一些档案都有霉味。因此，可否购置除湿机之类的档案室所需物品。2、档案室的档案柜位置、布局是否可以有所调整。在整理档案过程中，发觉档案的分别很不明确，并且从网上得知有的企业的档案要务实现“四室分开〞，即档案库房、阅档室、荣誉陈设室及档案人员办公室。根据已发文的档案管理制度，各部门甚至各车间都需移交档案，鉴于公司处于档案管理的初步阶段，各项工作需要逐步改善，那么可否先对档案室中的档案柜进展位置、布局的调整，根据各部门、各车间进展明确标注，便利以后的档案准时归档、入档。在档案室外可以做一个明确的指示牌，公司员工可以对档案室内部布局有个大致概况，便利借阅。3、可否要求各部门、各车间的兼职档案管理员对档案进展认真整理，交一份完好、具体的交接清单，并附以电子版，以保证进展档案借阅、查找时削减时间、进步工作效率。比方2014.8.17，工程部来人查找高架火炬图纸，因当时验收人员交接时没有给出一份明确的清单，也因我当时刚接手档案管理，对档案交接的步骤不明确，没有当场对所交接的档案进展清点，以致用了几个小时的时间重新整理，才找到所需图纸。此外，这份这套高架火炬蓝图在工程部有电子版，而档案室并没有。因此依据所发文的档案管理制度，不管是文字、图表，还是声像、实物，已至电子文件都需准时移交至档案管理员处，由档案管理员保存至档案室，这就要求各部门兼职档案管理员能重视起来，定期进展档案的移交。4、联想大学时的图书馆，有自动检索处，也可以在图书管理员处进展查询、借阅，也考虑到公司档案室刚开头进展正规整改，一切设施都不完善，因此设想，可否以后逐步像大学网站里的电子图书馆那样，设立特地的网站，对于局部可以公开的档案，可以自行检索；对于不能公开的档案，可以由档案管理员管理网站，到时可以便利查询。此外，以后可否有一套比拟完好的系统，也可以有固定的管理档案的一台电脑，以便利档案准时归档，更便利来借阅档案准时查找，节约时间、进步工作效率。5、可否购置不同类型的档案柜，不同类型的档案可否分门别类得放到不同的档案柜内。比方有些书籍类的可以放到大的档案盒内，也可以放到单独的一个档案柜，或者类似于图书馆那种比拟开放的书架上，再对书籍进展细分，哪些是后勤部门可以用到的书籍，哪些是人事可以利用的，哪些是焦化、加氢等车间可以借阅、学习的书籍；但像局部图纸，由于本身体积较大，就需要空间较大的档案柜比拟好；又比方依据档案本身的材质，或许有的放到纸质的档案盒内较好，有的可以放到塑料档案盒内。对于公司荣誉、资质证书、营业执照等类似档案又可以单独设立一个档案柜。以上几点是整理档案以来及看了刚发文的档案管理制度之后的一些想法，有不妥之处，望领导赐予指正，以便以后档案管理工作能顺当开展，更好的发挥办公室的职能作用，为其他部门更好得效劳，大家齐心协力为公司奉献一份微薄之力。