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员工档案管理制度 员工档案管理制度员工档案管理制度1制度〔体系〕提要1.1 制度名称员工档案管理制度管理；1.2 适用范围集团各职能部门及各分子公司；1.3制度主要涉及制度体系的定义、管理职责、起草、修订、审核、批准、发布、流程；1.4 指令发出部门企业管理部；1.5 制度日常管理部门：企业管理部1.6 制度执行检查部门：总裁方法务与股权治理中心2 目的为标准集团人力资源管理中员工档案管理，保证档案管理的保密性和机要性，特制定此制度。此制度规定了员工档案管理的原那么、标准、流程、内容和配套的记录与表格。3 适用范围本标准适用于集团各层级人员以及集团全资，控股公司的全部人员。4 术语4.1 员工档案：是指由所集团企业管理部相关主管所建立的员工在聘请、入职、任免、调动等相关工作中所产生形成的文字书面性材料。4.2 员工档案所包含的内容：身份证明、体检报告、学历学位证明、各类证书、应聘资料、劳动合同及附件、异样考勤记录、试用转正文件、各类人事通知单、奖惩文件、绩效评估报告、员工与单位就有关保险、工伤、公积金、休假等待遇关系形成的材料、离任文件、行政惩罚及任免等相关材料。4.3 档案材料的有效性：档案材料必需是完好的正式材料，材料必需完好、齐全、真实、工整、清楚，必需对象明确，必需有组织盖章或本人签字方为有效档案材料。4.4 企业管理部、财务管理部、总裁办主管有查阅员工档案的执行权。4.5 公司总〔副〕经理，集团部门主管〔含以上级别〕对查阅所属员工档案有审批权。4.6 集团企业管理部部长对员工档案查阅的申请有批准权。4.7 全部需要限期借阅档案的，须经过总裁批准后，方可限期借阅。4.8 集团企业管理部员工关系主管对不符合查阅手续的行为有否决权。5 职责与权限5.1.1 集团企业管理部员工关系主管对员工的入职资料档案的建立有执行权，对缺失重要入职资料的员工，有入职办理的否决权。5.1.2 集团企业管理部员工关系主管有对相关部、部门、公司相关人员要求供应所需档案资料的执行权。6 员工档案管理的内容6.1档案材料的搜集与归档6.1.1新员工入职当天，由集团企业管理部员工关系主管进展档案资料的首次搜集并建立员工档案以及编号、归档。6.1.2对于缺失重要材料的员工，如缺失离任证明、缺失身份证复印件等，需填写《入职资料缺失申明》，否那么不能办理入职手续。6.1.3各有关部门应主动将平常形成的应当归档的材料，准时送交集团企业管理部员工关系主管，送交归档材料要填写《档案资料交接登记表》。6.1.4按集团企业管理部统一布置，由员工本人填写的聘请资料等，必需经员工关系主管核对无误前方可归档。员工填写表目应实事求是，不得随便更改年龄〔出生年月〕、学历，参与工作时间和工作经受等。假设核对有误，以企业管理部、审计处部门审查看法为准。因员工本人填写内容前后不全都，影响调资、晋升、调配、福利、离任等，一切责任由员工本人自负。6.2 档案的查阅6.2.1凡因调配、任免、考察、奖惩等工作需要理解员工状况的，由所属部、部门或公司主管审核，集团企业管理部部长批准后，方可以查阅所申请的档案。6.2.2查阅人员应填写《人事档案查阅/用法申请表》并办理审批手续，集团企业管理部员工关系主管依据申请中注明的查阅内容和查阅方式、内容，确定的材料，申请中未注明的，那么不予供应。6.2.3查阅档案原那么上仅限在档案室内进展，由集团企业管理部员工关系主管在场伴随监视，假设员工关系主管有事不能在场的，应指定其别人员伴随监视。假设档案需出库要清点材料并做好记录，收回档案时要清点、归位。6.2.4查阅档案要留意保密，不得与无关人员争论档案内容；用法档案时要留意爱惜，保持档案清洁，严禁在材料上圈划、涂改；不准折叠，拆散和损坏档案。6.2.5未经批准，不得擅自拍摄、复制档案材料。查档摘抄的材料，用法后应自行销毁。6.3.6档案一般不予外借，特别状况非借出不行的，要说明缘由，经人事部主管批准并办理手续前方可借用，借出时间一般不超过两周。用后准时归还，不得擅自转借别人。6.3.7查阅、借阅、归还档案，必需登记签字以示负责。档案用法完毕，档案人员要清点入柜。凡遗失、损坏档案或泄露档案内容造成不良影响的，要赐予纪律处分。6.3 档案的爱护与传递6.3.1设专人保管，备齐必要的存档设备。6.3.2档案柜保持干净，不得存放无关物品中。档案室应准时将档案转出。转出档案须通过机要渠道〔非国有企业无机要渠道〕由当事人本人负责寄发。6.3.3如有需要转出档案，档案不能由本人或其亲属随带。同时，转出的档案必需完好齐全，并按规定整理装订，不得拘留材料或分批转出。6.3.4档案人员应常常核对职工人数与档案数量，发觉“有人无档〞或“有档无人