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备 忘 录 由： 总经办 领导批示： 至： 总经理 总经办 销售部 财务部 工程部 餐务部 厨务部 前厅部 客房部 康乐部 人事部 保安部 事宜：关于酒店新的公文格式的相关事宜 呈报：董事长 抄报：酒店各部门 日期：2012 年 05 月 30 日 编号： MGO【2012】001 关于酒店新的公文格式的相关事宜 酒店各部门经理： 为使酒店文件管理更具专业、规范、合理及方便操作，酒店对外、对内各类文件的类 型、流通、格式、编号等统一规范，从 03 月 30 日起，酒店实行新的公文格式，新的公文 格式说明如下： 一、总则 为规范酒店各类文件的管理，保证酒店各类文件流转及管理规范化，结合实际情况， 制定本规定。适用于酒店所有部门及人员。 二、行文规则 １、各部门严格按照文件种类性质行文； ２、部门报总经办文件，冠以姓名职务； ３、部门与部门相互递发的文件，一般情况下冠以部门的名称； ４、总经办下发文件，其种类用“决定、通知、备忘录”等；部门之间行文，其种类 用“通知、备忘录”等； ５、部门报总经办文件，如需审批后发有关部门的，应标明抄送的部门； ６、部门之间重要行文，应抄报总经办； ７、部门之间可以联合行文； ８、所有发出文件，均须由承办部门负责人签发； ９、所有须总经办 ( 总经理、副总经理 ) 审批的文件，均须审批后执行； １０、所有部门经理及主管级人事任免，均有总经办行文发出。 三、文件格式 文件一般由店标、事宜、呈送（报）人（部门） 、抄报人、抄送部门、承办部门、日 期、标题、文号、正文、附件等组成。具体形式附后。 四、文件流通顺序 1、外部重要文件处理 对外文件、文稿处理 部门——总经办——副总——总经理审核——董事长审批——发出 外来文件、文稿处理 总经办——副总——总经理——董事长阅批——有关部门 2、内部文件处理 通告 执行部门——副总——总经理审批——颁布 董事长、总经理、副总指示 总经办——部门——执行反馈——总经办——副总——总经理——董事长 申请报告 部门——总经办——副总——总经理审批——部门 部门致部门 部门——部门 3、酒店合同、协议处理 部门——财务审核——总经理 （副总）审批——董事长审定——总经办盖章——存档 五、文件编号 文件编号由三部分组成，具体如下： 部门缩写 / 文件类别 / 年份 / 文件序号 1、部门缩写 总 经 理—— GM 副总经理—— DGM 值班经理—— RM 总 经 办—— GMO 财 务 部—— FD 人 事 部—— HRD 工 程 部—— ED 营 销 部—— SM 娱 乐 部—— RED 房 务 部—— HSKP 前 厅 部—— FO 餐 饮 部—— FB 采 购 部—— PD 保 安 部—— SD 2 、年份：四位数字编写加 [] 号， 3、文件序号： 001 开始的三位数 例如： GMO[2012]001 即：总经办 2012 年一号文件 六、文件的存档和销毁 １、已处理完毕的文件，总经办和部门要进行分类存档，做到查找方便，当年文件于 次年 1 月 31 日前归档完毕； ２、对于无保存价值的文件，每年进行清理后经部门负责人审定后予以