采购业务流程及管理制度.pdf

采购业务流程及管理制度 .txt26 选择自信， 就是选择豁达坦然， 就是选择在名利面前岿然不 动，就是选择在势力面前昂首挺胸，撑开自信的帆破流向前，展示搏击的风采。采购业务流 程及管理制度 总则 第一条采购部门的划分 1 ．生产原材料采购：由采购部门负责办理批准然后采购员购买。 2 ．日常办公用品采购：由办公室或办公室指定的部门或专人负责办理。 3 ．对于重要材料的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。 第二条采购作业方式 一般情况，采购部门依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购： 1 ．集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先通 知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。 2 ．长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应厂商， 议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。 3. 未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有材料供应商；如有更适合供应商 而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变 更。 4. 询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公司不予认可价格；由此 引起后果由责任人负全责。 5. 采购作业合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。 6. 工程等大额材料合同签订由分管采购副总经理以上级别人员办理。 第三条采购作业处理期限 采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知有 关部门以便参考，如果有变更时，应立即修正。 采购作业处理 第四条询价、比价、议价 ( 一 ) 经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或其他联络方 式向供应厂商议价。 ( 二 ) 凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请购单中注明，经主管 签字确认后上报。 ( 三 ) 采购经办人员接到“材料采购单”后应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情 及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析 后进行议价，议价结果书面上报主管领导。 ( 四) 采购部门接到请购部门（生产部、总经理办）以电话联络的紧急采购情况，主管应立 即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。 第五条审核及批准 附注：凡是列入固定资产管理的采购项目应该以“财产支出”批准权限进行上报。 第六条订购 ( 一 ) 采购经办人员接到经批准的“材料采购单”后，应以“订购单”向厂商订购，并以电 话或传真确定交货 ( 到货 ) 日期，同时要求供应商在“送货单”上注明“请购单编号”及“包 装方式”，材料需按款号标明分包包装。 ( 二 ) 若属分批交货者，采购经办人员应在“材料采购单”上署名“分批交货”以供识别。 ( 三 ) 采购经办人员使用暂借款采购时，应在“材料采购单”上署名“暂借款采购” ，以供识 别。 第七条整理付款 1 ．材料仓库应按照已办妥收料的入库单单， 经与供应商送货核对无误后， 于第二日将原始 单送会计部门。 2 ．缺交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。 3 ．超交应经主管批准后，才能依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。 价格及质量的复核 第八条价格复核与市场行情资料提供 1 ．采购部门应调查主要材料的市场与行情， 并建立厂商资料， 作为采购及价格审核的参考。 2 ．采购部门应就企业内所需要的材料，提供市场行情资料，作为材料批准价格的参考。 第九条质量复核 采购部应就企业内所使用的材料质量予以复核 ( 如材料选用、质量检验等 ) 。 第十条异常处理 审查作业中，若发现异常情况，采购单位审查部门应立即附异常情况报告资料，通知有关 部门处理。 附则 第十一条本办法经总经理批准后实施，增设修订亦同。 采购主、辅料管理制度补充 1 ，根据计划单采购主、辅、料。 2 ，现款采购： 采购员必须凭有经理签字的借款单向财务部借款， 采购回来后， 采购员持货 品、购货发票或收据到仓库办理入库手续，