档案管理制度及管理表格.pdfVIP

公司档案管理制度 修订记录 目录 第一章 总则 - 3 – 一、 目的 - 3 – 二、释义 - 3 – 三、管理原则 - 3 – 四、适用范围 - 3 – 五、管理职责 - 3 – 第二章 工作程序 - 4 – 一、档案资料的收集 - 4 – 二、档案资料的标识： - 5 – 三、资料归档制度： - 6 – 四、档案保管 - 6 – 五、档案借阅 - 7 – 六、档案销毁 - 7 – 七、档案保管规定 - 8 – 八、保存期限： - 8 – 第三章 奖惩 - 8 – 第四章 附则 - 9 – 档案管理制度 第一章 总则 一、 目的 加强档案管理，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，确保公 司档案的完整性、 准确性和系统性。 提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据； 更 好地为各项工作服务，特制定本制度。 二、 释义 （一）档案是指公司过去和现在的各部门及员工从事生产、经营、 管理等活动中， 所形成的 对企业有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、声像、照片、荣誉实物、证 件等不同形式的历史记录。 （二）档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 三、 管理原则 （一）集中统一管理原则。 （二）维护档案完整与安全原则。 （三）利用原则。 四、 适用范围 本制度适用于公司所有部门的档案管理。 五、 管理职责 （一） 行政部为公司档案的归口管理部门， 负责： 1. 建立与完善档案管理制度、工作标准与流程；指导、监督和检查执行情况； 2. 公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。 3. 公司档案的收集、保管、利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案 的安全；指导公司的档案管理工作。 。 4. 制定档案工作计划并组织实施； 5. 收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料 6. 指导各部门文件材料的 形成、积累、整理及归档工作； 7. 提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 8. 组 织学习和培训档案管理办法、使用知识。 （二）各职能部门须建立档案， 负责： 1. 制定档案工作计划并组织实施； 2. 按规定向行政部移交合同或文件资料等档案。 3. 配合行政部进行档案管理的监督、指导 工作 4. 负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档 5. 遵守 公司制定的管理制度、工作标准与流程 6. 负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部； 7. 财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料、 执照及资质年检资料原 件、公司各种证书、合同的原件； 8. 各部门主管人员批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 （三）档案管理人员 1.行政部负责人为公司档案管理责任人， 负责规划管理本单位档案建设工作和档案管理的综 合管理工作。 2.各部门需指定一名员工为本部门的档案管理员， 负责本部门文件资料或合同复印件的日常 收集、标识、贮存、保管、利用、归档的工作