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第四章 办公用品管理 【教学目的】了解办公用品管理的基本常识、库存管理 【教学重点】库存管理 【教学课时】2 课时 【教学方法】讲授法、讨论法、模拟演练法 【教学内容】 为了使办公室更好地发挥其职能， 必须配备相应的办公用品， 办公用品是办 公室工作人员的工具。 如果没有必要的办公用品， 办公室的日常工作是难以开展 的，这就需要办公室人员掌握办公用品的管理方法， 使办公用品成为办公室开展 工作的物质保障。 第一节 办公用品管理概述 一、办公用品分类 办公用品通常指在组织办公场所所需的各种物品。 其种类繁多， 大致可分为 以下几类： (一)办公用具 办公桌椅、沙发、档案柜、书架、杂志架、衣架等； 纸箔：复印纸、打印纸、复写纸、便条纸、留言条、标签纸、信封、笔记本、 速记本等； 笔尺：铅笔、圆珠笔、钢笔、彩色笔、白板笔、橡皮、各种尺子等； 装订用品：大头针、曲别针、剪刀、胶带、起钉器、钉书器等； 归档用品：文件夹、档案袋、收件日期戳等； 办公设备专用易耗品：色带、墨盒、磁盘、磁盘盒等。 (二 )办公设备 计算机、打字机、复印机、传真机、电话机、钟、扫描仪等。 （三)办公书籍 即办公必备的图书资料，如地图、字典、法规、工作手册等。 二、办公用品管理过程 办公用品的管理，主要抓好五个环节： (一 )计划 根据组织的需要量和相关规定以及现有库存量，按轻重缓急逐项做出计划。 计划要具备未雨绸缪的预先性、 政策规定的财力允许的可行性以及既要保证重点 又要照顾全面的合理性。 （二)采购 根据计划购置办公用品。购置时应“货比三家“，挑选质量和价格都适中的 物品。 (三 )保留 对购进和库存的办公用品，要分门别类的妥善存放到货架或货柜中。平时 应加强清点和检查，切实做好防火、防潮、防蛀、防霉、防盗等各项工作。 ( 四)发放 办公用品的发放应掌握从严控制的原则。管理人员应根据各部门核定的指 标，按工作所需的品种和数量发放。 （五)经费核算 办公用品的经费指标一般按人分解到各个所属部门。管理人员应及时对各 部门的办公用品经费进行核算。 并根据经费核算情况对办公用品的发放实行有效 的调节，以免造成亏欠，给工作带来不利影响。 第二节 办公用品的库存管理 为了保证办公活动的顺利进行，对于常用的办公用品，各类组织都会采 购一定数量的办公用品存储起来，以满足日常办公的需要。这样，对于办公 用品进行合理的库存管理， 将有利于优化办公资源， 节约办公的人力、 物力、 财力等各种成本的投人。 一、办公用品库存管理的基本知识 （一）办公用品库存的概念和作用 办公用品库存是指各类组织为了保证办公活动的顺利进行，对于常用的 办公用品都会采购一定数量的办公用品存储起来，以满足日常办公的需要。 设置办公用品库存的根本目的，是要保证在需要的时间，需要的地点， 提供需要的数量。同时，办公用品库存控制还能起到以下作用： 1．防止出现缺货的情况，提高服务水平，保证日常办公活动顺利进行。 2 ．科学合理的库存控制能够节省开支、降低成本。 3．保证辅助决策、事务支持服务过程的顺利进行。 (二)办公用品库存管理的必要性 我们必须认真存储办公室里的设备和各种用品，以保证我们的需要，这 就要求我们维持一个良好有效的库存系统。 由于组织员工可能随时需要办公 用品，而办公用品供应的充足与否、 及时与否又很大程度地决定了工作效率。 如果没有一个合理的库存控制， 每次有人用完了纸张和铅笔你都要放下手中 的工作，急急忙忙跑到外面去购买，你的工作效率就太低了。所以，一个有 效的库存系统是极其重要的，它对于提高办公效率、保证工作的