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采买管理制度及采买流程 采买管理制度及采买流程 采买管理制度及采买流程 采买管理制度及采买流程 一、目的 ： 规范公司采买流程，提高采买工作效率，进而为生产的顺利进行提供保障，并最大化降低公司成本，为公司带来更大的资本支持。 二、适用范围 适用本公司范围内采买管理 三、内容 （一）总则：为加强采买工作的管理， 提高采买工作的效率， 拟订本制度。所有的采买人员及有关人员均应以本制度为依 据开展工作。 （二）基本流程： 采买需求—寻找供给商—询价、比价、议 价—采买洽谈—合同的签署—交货查收—质检—入库—计 划对账—财务结算 （三）采买流程图如下： 采买需求 寻找供给商 询价比价议价 采买洽淡 签采买合同 下采买订单 交货查收 计划对帐 财务结算  审批流程 付款审批流程 查收合格 查收不合格 入库 退、换货 四、制度细则 （一）采买需求的提请 、定义：采买需求是指某部门根据生产经营需要确定一种或几种物品，并按照规定的格式填写，按照即定流程申请获得这些物品的过程。 、采买需求流程如图： 由需求部门填写，按着公司规定的申请单格式，仔细详尽、清楚的填写采买申请单各项数据（重点要素见细则要求）。填写后由填写人署名确认。 填报申请 单 由需求部门经理（负责人）进行审核，对申请采买的物品用途、数量、规格等进行审核确认，署名后提交上一级主管领导。 部 门审核 总经理署名批准后，交由采买部进行采买。 总 经理 采买部收到经过署名批准的采买申请书， 要对申请书的内容进行查对， 并 与需求部门就采买物品的规格、数量、到货日期进行确认。再根据库存、 采 购部 采买在途等进行订单数量的最终确认。确认后，进入采买环节。 、请购单的要素 完整的请购单应包括以下要素：请购的部门； 请购物品所属项目； 请购的用途； 请购的物品名； 请购的物品数量； 请购的物品规格； 请购物品的样品、图纸或技术资料等； 请购物品的需求时间； 请购如有特殊需要请备注； 请购单填写人； 请购的部门负责人； 请购单的审核人； 财务审核人； 公司总经理。 、请购单及其提请规定 请购单应按照要素填写完整、清晰 ，由公司领导审核批准后报采买部门。 请购部门在提交请购单时应要求采买部署名接收，请购部门备份。 波及的采买物品种类、数量过多时能够以附件清单的形式进行提交，同时清单的电子文档也需一并提交。 遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，能够电话、 邮件或其他形式请示， 征得同意后提报采买部门，署名确认手续后补。 如果是单调根源采买或指定采买厂家及品牌的产品，申请部门必须作出版面说明。 请购单使用公司规定的统一表单，请购部门有更改和补充的，应以书面形式由公司领导署名后报采买部。 、公司物资申请采买的提请部门 公司生产经营所需的原材料、生产设施、辅件及其他物品由生产部门提请。 公司设施维修、维护所需的备品备件、维修工具等物品由生产部门提请。 公司生活及办公的物品、固定财产或其他生活及办公项目由行政部门提请。 公司各部门专用的物资由各部门自行提请。 6、请购单的接收 采买部在接收请购单时应检查表单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购是否经过公司领导审批。 接收请购单时应按照无计划不采买、名称规格等不完整清晰不采买、图纸及技术资料不全不采买、库存已超储积压的物资不采买的原则。 联系仓库管理人员核查采买物资是否有库存，查对采买台帐看在途采买的物资是否知足采买申请。 关于不切合规定和撤除的采买物资应实时通知申请采买的部门。 、请购单的分工办理 查对过的请购单，采买部应按照人员分工和岗位职责进行分工办理。 关于紧急采买项目应优先办理。 无法按照申请部门需求日期达成采买的，应通知申请部门。 重要的项目采买前应征求公司有关领导的建议。 、采买周期的规定 根据采买物品的金额、特性、地区规定相应的采买 周 期。 请购部门应按照公司规定的时间提前走请购单的审批流程，以便采买部门能准时达成采买。 采买部如未能准时达成采买任务时应向公司领导说明原因。 碰到紧急采买应汇报公司领导采取迅速优先采买的策 略。 （二）询价及其规定 询价请应仔细审阅请购单的品名、规格、数量、名称， 认识其技术要求，碰到问题要应实时与请购部门交流。 属于相同种类或属性近似的产品应整理、归类集中打 包采买。 关于紧急请购项目应优先办理。 所有采买项目上必须向生产厂家或供给商直接询价， 原则上尽量不通过其代理或各样中介机构询价。 关于请购部门需求的物资或设施如有品质相同，成本 较低的替代品能够介绍采买替代品。采买提出的可替代品， 一经被采用，做绩效查核加分。 关于请购部门需求的物品， 采买人员在采买过程中应该发现， 采买物品有新产品 可替代，而未与请购部门进行交流的， 采买也应负责。