RFID智能档案综合管理系统-系统功能定义.pdfVIP

RFID 智能档案综合管理系统 -系统功能 系统功能 “RFID 智能化档案管理系统”采用先进的无线射频识别 (RFID) 技术和成熟的计算机软件技 术根据档案管理的实际需求而研发。系统从档案的生成、存档、借阅、查找、盘点、安全等 各个管理环节，以 RFID 作为信息存储媒介，在 RFID 芯片中存储了档案的基本信息和使用 记录。利用非接触式的手持式、台式、通道式 RFID 读写设备，紧密配合后台数据库管理系 统，全方位实现档案资料的借阅、归还、查找、盘点工作过程的信息化管理。同时，管理系 统能够与现有的监控系统进行联动管理， 实现系统间的无缝对接； 并且将成熟的 RFID 技术 应用于县级档案馆，实现与市级档案信息的交换传递汇报。 系统功能图 系统登录界面 1 档案存取管理 1.1 档案存放 1、整理工作人员接收档案后，将档案信息录入系统，录入的数据包括：档案类别、档案名 称、档案编号、档案密级、存放时间、保存期限、档案内容摘要等。通过 RFID 电子标签读 写设备将保存档案信息写入电子标签芯片中。 正常情况下电子标签置于档案盒表面， 标签表 面可根据具体业务需求印有档案名称、编号、类别、密级等基本信息。 2、系统根据该档案的信息，自动分配存放档案的货位，并把信息发送到移动终端。保管工 作人员找到对应的存放位之后， 通过移动终端分别读取档案电子标签和存放位置电子标签信 息，确认档案的存放操作。 1.2 档案借取 1、借阅申请：利用档案大厅安装的自助档案信息查询机，借阅人可以查询出所需借阅档案 的信息，并通过查询机打印出借阅小票，小票上打印所需借阅档案信息（名称和编码） ，以 及业务办理的流程， 即查询机也具有业务办理自动排号的功能， 同时完成外来人员对各类档 案资料使用进行统计汇总。 2、借阅登记：借阅人出示相关证件和借阅小票，工作人员登记所需借阅的档案和借阅人的 信息， 确定后提交借阅申请记录； 对于某些必须领导审批的档案， 档案馆领导可以通过系统 在线审批，审批后借阅审计记录生效。 3、档案查找：资料库管理终端接收到借阅申请信息后，自动查询该档案的存放信息，并发 送到移动终端。 档案管理人员根据移动终端上的提示信息定位档案存放的货位。 定位到货位 后，通过移动终端扫描定位要查找的资料的具体位置，取出档案。分别读取档案的 RFID 标 签信息和档案货位标签信息，完成查找档案确认。 4、档案借出：管理工作人员将档案移交给大厅工作人员，档案交给借阅者之前，必须利用 系统设备进行档案电子标签信息采集，系统自动记录借出时间和档案信息。 1.3 档案归还 用户使用档案后归还档案， 工作人员采集档案电子标签信息， 系统自动登记归还时间和档案， 完成归还登记 ,随后将档案资料放回指定的位置并通过移动终端读取档案和档案架标签信息 确认放回操作。 若用户超过指定的借阅时间未及时归还档案资料， 系统会自动发出报警提醒。 2 档案查询管理 2.1 自助终端查询 自助终端查询主要提供给外来访问人员查询。 一般情况下， 在档案大厅安置有一定的供其他 人员进行档案信息查询的自助查询设备， 通过该查询终端设备， 访问人员可以根据自己的权 限和需求查询相应的档案库资料信息。 2.2 网络化的系统查询 网络化的系统查询主要提提供给领导级别或管理者的查询者。 通过网络化的系统查询， 能够 对档案