文件控制管理办法.docxVIP

**只有盖有原受控文件图章的文件才是有效版次的，任何更印件仅供参考** **只有盖有原受控文件图章的文件才是有效版次的，任何更印件仅供参考** 文件控制管理办法 版本 第A版 版次 第1次修改 页码 第1页共5页 文件编号 XXX-PCD-AD-001 目的 对公司内部文件的管理做出规定，确保各有关场所能得到适宜的文件并确保文件的有效 性，防止过期文件的非预期性使用。 范围 适用于公司内部文件的控制与管理； 记录的控制参见《质量记录控制》。 定义 文件：信息及其承载媒体，如工程规范、程序文件、图样、报告、标准等。 涉及部门 所有部门 一般原则 文件必须得到适当的批准，所有文件的版次、修订状态必须清晰。顾客的工程规范与工 程更改应得到及时评审，限于两个工作周内完成。顾客工程规范与工程更改在生产中实 施日期的记录应保持： 文管中心是文件的归口管理部门，负责所有受控文件的发放、销毁、保存等工作，并确 保各有关场所使用文件的有效性： 对于新发行的文件其文件版次为A0,修订一次后版次号变为A1。依次类推，当文件修改 次数达到五次或文件内容修改幅度较大时，文件版次升为B0。外来文件、工程图纸等原 则上以批准日期作为版次状态的标识： 文管中心只接收已得到适当的审核批准与/或签字确认的文件，对状态不清的文件一律被 视为无效文件退还文件送交人员或部门： 各类文件的保存期限参照《受控文件清单》。 程序 文件的编号 文管中心负责文件编号的给定，文件的编号具有唯一性，文件编号的具体规定参照《文 件编号规则》： 编写人员在需要对文件进行编号时，应到文管中心进行取号登记，由文管中心给定文件 号并在《文件取号登记表》中予以登记。 文件的编写与审批 质量手册由质量管理者代表组织编写并审核，由总经理批准： 文件控制管理办法 版本 第A版 版次 第1次修改 页码 第1页共5页 文件编号 XXX-PCD-AD-001 工程规范、技术标准、图纸、工艺文件、作业指导书等由研发部与生产保证部编写，研 发部经理或生产保证部经理批准： 其他管理性文件、指导书等由受影响最大的部门指定人员编写，也可以在其他部门或总 经理的要求下编写； 部门内部的管理性文件、指导书等由相关部门主管负责批准，对涉及到两个以上部门的 管理性文件由管理者代表批准： 同一类文件在编写时页眉、页脚、封而的格式原则上要保持一致。 文件的发放与管理 所有文件在送交文管中心时，如需要分发给相关部门与人员，由送交人提供文件的分发 范围与份数（分发范围与份数需要得到文件审核部门主管的批准）。文管中心负责文件 原稿的保存，并在《受控文件清单》上予以登记； 文管中心需要根据文件的分发份数控制文件的复印量，文管中心发放的文件需要在文件 上加盖受控章。对于没有加盖原始受控章的文件一律被视为无效文件： 文管中心文件管理员把受控文件分发到各文件使用部门，接收人在《受控文件收发记录 表》上签收。如受控文件需换发，各部门文件管理员负责旧版文件的回收并上交文管中 心，文管中心负责将最新版次的文件下发到相关部门。采购部分发给供应商的文件由采 购部统一管理： 对于文件分发范围外或文件丢失的部门与人员需要使用文件时，必须填写《文件领用申 请表》由该文件批准人员（或其代理人）批准后方可到文管中心领取。禁止任何部门人 员私自复印外借受控文件； 对电子媒体的文件（如公司内部局域网共享的文件）需要做好使用与修改的权限，必需 做好必要的备份等保护措施： 文管中心须将所有文件的发放、更改状态等信息记录在《受控文件清单》中，并根据文 件状态的更改及时的更新《受控文件清单》： 各部门需对部门内部的文件进行管理，确保所有的工作人员易于获得相关的文件并确保 文件的有效性： 文件使用人应妥善保管相应文件，调离工作岗位或离职时，其使用的文件必须移交给接 替其岗位的人员或部门负责人： 文管中心负责每周一次检查各部门使用文件的有效性及保管状况，确保各有关场所使用 文件为最新版次的文件，发现问题及时处理： 文件控制管理办法 版本 第A版 版次 第1次修改 页码 第1页共5页 文件编号 XXX-PCD-AD-001 每年的内部质量管理体系审核的同时对文件进行评审，对评审不符合或认为有必要进行 修改的文件在得到适当的批准后进行相应的更改，以确保文件的有效性和符合性。 文件的以旧换新 对于使用过程中损坏的文件，文件使用人员可用损坏的旧文件在得到部门主管的批准后 到文管中心换取新文件： 以旧换新的文件，文管中心文件管理员要在《受控文件收发记录表》上做好登记，并注 明原因，新文件的分发编号和旧文件的分发编号相同。 文件的更改控制 文件需更改时，须填写《文件更改通知单》（技术工艺类文件的更改另参照《工程更改 控制》）说明更改原因在得到适当的批准后对文件进行更改； 文件更改原则上由