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××公司外来文件管理规定 1. 目的： 1.1 对外来文件进行识别 ,并控制其分发，防止误用； 1.2 确保客户所提供的相关文档得到适当的管理，保存及保密。 2 。 规定适用的范围： 2 。1 适用于本公司所有部门从外部获得的文件； 2 。2 客户所提供的图纸规范、标准书、技术数据或国际标准等相关文件均属于“外来 文件”的范畴之内。 3. 外来文件管理的主要内容： 3 。1 对本公司所有部门所获取的外部文件进行识别、更新等过程进行控制。 4 。 定义 : 4.1 外来文件：非本公司范围内产生的文件称之为外来文件 . 5 。 外来文件的类别 5.1 与公司产品相关的法律法规，如国家、地方法律法规 , 国家、行业强制性或推荐性 标准 ; 5 。2 与公司产品相关的国际、 国内、 行业、 其它企业标准等 ,如技术标准， 产品标准等 ; 5 。3 顾客提供的与产品相关的技术、质量等标准及技术准则，如图纸、技术规范等； 5 。4 相关质量管理体系标准 ,工具书等 . 6 。 外来文件的管理规则 6.1 保存期限 :外来文件永久保存 ,随时更新； 6.2 编号规则：以外来文件名称为索引 ,不设内部编号； 6.3 使用方式 ： 6.3.1 直接引用（如客户图纸） ; 6.3 。2 转换引用 （如产品标准，接收准则等 ) ； 6.3.3 参考（如工具书，体系标准） 。 7. 职责归属 7.1 综合部是外来文件的归口管理部门 ,其他部门对外来文件进行识别后，交由综合部 管理； 7.2 技术部统一负责对外来的技术标准进行识别 ; 7 。3 品质部统一负责对外来的法规规范进行识别。 7.4 综合部对不属于 7 。2 、7 。3 所规定的外来文件进行识别 . 8. 外来文件管理流程 8.1 外来文件的获取： 8.1.1 公司各部门可能通过如下渠道获取相关的外来文件： 8.1 。1.1 国家、省、市政府及各相关职能部门； 8 。1.1 。2 各种会议、专业报刊、杂志、出版社； 8 。1.1.3 互联网、电话传真。 8.1.2 各部门获取的外来文件应及时进行筛选确认， 并正确传递给相关管理部门及董事 会。 8 。1 。3 公司所获取到的外来文件，无论邮寄或传真均需先检查是否有缺页、模糊不 清或破损情况发生 ,若有则由接收部门与文件源联系 ,并要求重新作业 . 8.2 外来文件的识别 : 8.2.1 文件接收者在接收到外来文件（电子版 / 书面版 )后，提交相关职责部门，由职责 人员对文件有效性和适宜性进行识别评审， 如技术标准、 图纸等需提交技术部确认是否为最 新版 ,是否可依照执行 ;产品检验、接收标准需提交质量部确认是否可执行。 8.2 。2 技术部技术标准、图纸的识别： 8.2.2 。1 凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后应移交到 技术部进行识别； 8.2 。2.2 识别标识的有效性 ,应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有 效版本； 8.2 。2 。3 对标准中的条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。 8.2 。3 品质部对法规规范的识别： 8.2 。3 。 1 凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章 ,收到 后应移交到品质部进行识别； 8.2.3 。2 品质部对收集到的法规规范进行识别，识别其应实施的