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会务流程管理 会务流程管理 一、会前准备 （一） 会议计划和成本估算 1． 会议计划 第一应明确会议的目的和任务， 确立会议的名称、 列席对象、主持人、规模、 规格、召开时间、需要时间、地址、议程等。 （ 1 ）会议议题 : 运城学院庆贺第 23 个老年节暨表彰大会 （ 2 ）会议名称：运城学院庆贺第 23 个老年节暨表彰大会 （3 ）列席对象：院、系领导，离退休代表、学生代表 （4 ）主持人：赵小狮 2. 会议成本估算 （ 1 ） 会场装修费 400 元，租用花卉礼仪 300 元； （ 2 ） 设备费 200 元 （ 3 ） 文件资料费，即制作筹办 400 元，宣传会议以及达成会 议议程所必需的各种文件的花费及相应的文具费 150 元 （ 4 ） 人工费，即会场部署者、礼仪生的酬劳 600 元 （5 ） 茶水费 800 元 （6 ） 奖品花费 2000 元 （7 ） 餐费 3000 元。 总计： 7850 元 3. 会议时间： 2011 年 10 月 11 日 4. 会议地址：运城学院（老校区） 2 号楼大礼堂 （二） 文件准备 1. 开幕词 开幕词是会议开始时会议主席所作的发言稿，一般带有预告及礼仪性 质，比较简洁。内容大概包含三方面：（ 1 ）对贵宾和与会人员表示欢迎； （ 2 ）对会议的内容、任务、目的作简要介绍；（ 3 ）预祝会议成功。 会务流程管理 2 ． 工作报告 工作报告是会议的主要文件，此中的主要内容常常是会议议论的中心 议题。工作报告一定有本质性的内容，既能够是对前阶段工作成就、经验、 弊端的回首与总结，也能够是对后阶段工作提出计划、估算、部署或展望。 工作报告既要全面，又要要点突出。 3. 发言稿 这里指的是除工作报告以外的其余与会者的发言稿。发言稿也要有具 体的内容，一般不宜太长。 4. 其余会议文书 除了文件以外，秘书还应准备好会议所用的技术性、程序性或服务性 额文书资料，如：会议通知、会议议程表、日程表、会议须知、作息时间 表、与会人员名单等等。 （三） 会场准备 对会场的要求整体上是：整齐、寂静、光亮、空气流通、大小适合、 一应设备齐备、利于安全和保密。 1. 会场部署 会场除了整齐、寂静、光亮、通风、安全等要求以外，还应试虑形状、 大小、桌椅安排等部署。 本次会议在礼堂前面安排主席台。主席台为长方形桌，上铺黑色桌布。 2. 主席台席位 第一排的正中为首席，其次是左位，再次是右位，先左后右，左高右 低，前排为主，后排为次，其余的依此类推。在席位前搁置姓名牌，便于 按位入坐。 3. 会场设备 会场一应设备都一定在开会前准备齐备，如扩音、录音、放音、唱片、 录像、拍照、投影仪、放映机、灯光照明、电扇或空调、记录纸、文具、 茶具等等。仪器、设备应预先频频检查、调试（如扩音器的音量大小） ， 免得暂时发生故障或出现差错。 本次会议采纳中型会议模式。