高校科研类档案工作制度.pdfVIP

科研类档案工作规范 了提高我校科学研究类档案（以下简称科研档案）的质量和管 理水平，充分发挥科研档案在学校科学研究、技术开发及经济建设 中的作用，并为考核科研档案工作提供依据，特制定本规范。 一、科研档案工作的基本原则 （一）凡在科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价 值的文字、图表及声像、电子等载体材料，均属科研档案。 （二）科研档案必须实行集中统管理，确保完整、准确、系统 和安全，便于开发利用。 （三）科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研 活动的重要环节，必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员 的职责范围之中，与计划管理、成果管理等工作紧密结合。实行科 研工作与建档工作“四同步”管理。即下达计划任务与提出归档范 围要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验 收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评 审科技成果与档案室出具科研课题归档情况的证明材料同步。 （四）科研管理部门要明确一名分管档案工作的负责人和配备 相应专（兼）职档案人员。从科研经费中拨出一定数额用于科研档 案工作经费。 （五）努力实现科研档案工作从经验管理向科学管理的转变， 并不断采取先进管理技术手段，逐步实现现代化管理。 二、归档范围 （一）归档范围确定的原则 1、归档的科研管理和科研实践活动中形成的文件材料，必须对 学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 1 2、归档的科研文件材料，必须反映科学管理、科研项目（课 题）活动全过程，保证完整、准确、系统。 3、归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有 机联系，照顾不同学科、专业向科研文件材料的不同特点和成套 性。 4、几个单位协作完成的研究课题，由主持单位保存一套档案， 协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的 复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协 议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将 承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位。 5、与国外合作的研究课题，经过协商在协议、合同中明确科研 文件材料的归档办法。 （二）归档的主要内容和重点 1、归档范围见《XXX 学院档案归档范围与保管期限》。 2、归档的重点是本校承担的科研题目（课题）各个阶段形成的 不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依 据的原始材料。 3、取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归 档。 （三）不归档的文件材料 上级有关科研的普法的（非专指我校）、不办的文件； 上级有关科研的未定稿的文件、未生效的合同、协议书； 未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项 目； 重份文件； 无查考利用价值的事务性、临时性文件； 校内其他单位发来的文件； 2 与校外单位交换来的文件。 以上不归档材料如认为必要，也可有选择地做资料暂存。 三、立卷归档流程 （一）预立卷 坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。课题结束 后，由本课题组负责人主持立卷。专（兼）职档案员将形成积累的 全部文件材料按要求与课题组业务性文件汇总整理成卷。 （二）立卷分类 1、我校科研类档案主要按照项目划分，并结合年度和保管期 限，共同构成档号。 （三）立卷组合 1、按照归档时间要求由专（兼）职档案员按案卷类目将文件材 料收齐，并依照如下程序对文件材料进行调整检查。 （1）检查案卷的文件成份。收集的文件材料是否准确、齐全完 整，有无不需要立卷归档的文件材料。 （2）检查案卷文件材料的联系。依据案卷类目检查案卷之间文 件材料是否存在归档不统，相互混淆重复或拆散文件材料联系的现 象。 （3）检查案卷中文件材料保管期限是否准确、一致。 （4）检查案卷文件材料数量。一般不超过200 页。对同一问题 文件材料数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件材料量少