保障桌面演练成功的多个技巧.docxVIP

PAGE 1 PAGE 1 保障桌面演练成功的多个技巧  许多组织不太认可桌面演练的价值，认为将员工从繁忙的工作中抽调出来去演练一个可能永久都用不上的计划——业务连续性计划——没有什么实际意义。那么，如何说服企业管理层，让他们熟悉到桌面演练是必不可少的呢？本文供应了一些业务连续性计划桌面演练的技巧和方法，以帮助企业成功完成桌面演练。  许多组织不太认可桌面演练的价值，认为将员工从繁忙的工作中抽调出来去演练一个可能永久都用不上的计划——业务连续性计划——没有什么实际意义。那么，如何说服企业管理层，让他们熟悉到桌面演练是必不可少的呢？本文供应了一些业务连续性计划桌面演练的技巧和方法，以帮助企业成功完成桌面演练。  一、演练预备  商业活动往往有一些标准的并经过测试的准则，桌面演练也是如此。桌面演练遵循任何其它会议的一些基本准则，例如准点开始、准点结束（提前结束更好）、掌握进程、完成目标等等。不过，预备桌面演练时，留意以下一些区分于平凡会议的地方，可以帮助组织提高演练的投资回报率（ROI）。  1）场地预备：本质上来说，桌面演练是一个协作性的活动。演练中会有很多人对演练的场景和计划发表评论、提出想法和问题。演练的房间首先应当足够大，让全部参与人员感到舒适，在拿文件、倒咖啡、吃茶点的时候不至于打搅到别的参与者。最重要的一点是选择合适的会议室桌椅及摆放方式。演练主持人需要在演练过程中吸引全部参与者的留意，因此U型或者O型的桌椅摆放方式是最有效的，同时也可以便利地展示幻灯片。另外，假如演练过程中需要将参与者分成几个小组，记得留出足够的空间，这样在分组时不会太麻烦也不会铺张时间。假如场地被布置成教室或者讲厅的形式，参与者之间的交流会很不便利，并且给参与者留下这样一种印象，即演练中他们之间的相互交流是没有必要的。  2）演练形式：桌面演练没有必要成为呆板的任务宣讲会。实际上，假如合理地组织，演练可以特别活泼和好玩。一次有效的演练有可能在危机中挽救整个组织。桌面演练需要有一些最基础的因素，比如场景、目标、操作环境、角色以及参与者的职责等。为了使演练区分于平凡会议，可以在演练前指定一些参与者扮演消防队或危急品小组，为场景供应额外的细节以提高真实感。或者供应一些突发事件，当演练进行到一定阶段插入到场景中，增加演练的随机性，以激发参与者提出新的想法和策略。假如主持人对某些因素加入到演练中的有效性有怀疑的话，最好不要演练这些因素。因为这些因素会产生困惑，导致没完没了的争论，而对于增加业务连续性计划的价值没有任何帮助。  3）场景：场景必需是有可能发生在组织身上的事件。将场景设置为西北地区有大规模台风来袭没有任何意义。演练设定的场景必需对企业的核心业务有影响，又不能太复杂或过于灾难性，让桌面演练无法产生任何作用。有太多的桌面演练无法完成目标，只是因为所设置的场景跟组织没有任何关联，或者走另一个极端，场景中组织的全部设施和员工都损失了。记住，只有当参与者感觉到他们有可能在场景中时才会对他们产生影响并激发争论。  4）参与人员：业务连续性小组的成员是确定要参与演练的，但必需邀请其他一些人参与，使得演练能够获得组织内部的认可。组织内部的任何部门都不是孤立的，包括业务连续性部门。因此，邀请其他部门人员参与、监督演练是很有意义的，例如，财务部门可能不知道资金是如何流入、流出银行，或者从第三方机构流入客户，这时邀请一位会计部门的专家会为桌面演练带来很大的价值。演练可以帮助部门之间建立沟通的桥梁，这在真实灾难发生时会显得弥足宝贵。通过邀请合适的人员参与演练能够帮助提出中肯的问题并发觉计划的不足。核心业务部门之间的沟通越多，业务连续性计划的有效性也就越强。  二、演练实施  预备完毕，应当是如何实施演练，以便向管理层证明业务连续性计划对组织来说是必不可少的，并且是可以带来高投资回报率的。以下是成功实施桌面演练的一些重要因素：  1）设立演练目标：业务连续性专家首先要回答一个问题：我们为什么要做这些事情？实际上这应当是桌面演练开始时首先要做的一个开场白。作为一个业务连续性专家，业务连续性可能是日常工作的全部，但却很可能只是演练参与者日常工作的一小部分。业务连续性专家需要不断地向其他部门人员灌输业务连续性意识。不要下意识地认为他们接受邀请参与演练就表示他们完全知道要做什么。向参与者列出此次演练的目标，并且任何为演练撰写的文档都应当标示明确的目标。  2）只对要演练的部分进行演练：确保演练的计划部分是此次演练参与者在真实灾难中会执行的部分。这一点在场景设置时就要留意。假如要演练将员工转移，那么场景中就必需要设定企业主要办公场所在灾难中无法连续使用。许多时候，执行不到位