课件01-办公室环境和办公用品管理.ppt

任务一 办公室环境和用品管理;一、 办公环境的管理;1、常见的办公室绿化植物; 发财树（木棉科、瓜栗属）; 变叶木（大戟科、变叶木属）; 苏铁（苏铁科、苏铁属）; 念珠串（翡翠珠、菊科、千里光属） ; 鹅掌柴（五加科、鹅掌柴属） ;;;;一、 办公环境的管理; 2、办公室色彩; 自然采光为主， 宜用百叶窗来调节光线 人工照明：统一灯光 光线最好从人的左上方照射进来;封闭式办公室：门、隔音玻璃 开放式办公室：隔音板、隔音玻璃 铺放地毯、杯垫等; 办公室温度： 春、秋：22度左右 夏天：26度左右 冬天：18度~20度 湿度：50%~60%;案例：有意思的办公室;公司的办公区域：;上司办公室;个人办公区;（1）开放式办公室;（2）封闭式办公室;秘书对办公责任区的管理;指出下图中办公环境存在的问题:;;;分类整理： （1）电话 （2）电脑 （3）参考书 （4）文具用品 （5）文件夹 （6）办公桌抽屉;电脑、电话、参考书的摆放;文具的整理摆放;文件资料的摆放;抽屉的整理;二、办公用品的管理;;目录;（一）办公用品的分类;1.通常采购办公用品的程序 （1）填写申请，由各级领导审批，并签字同意。 （2）选择供应商，进行采购。保存好购物发票和小票以备报销。 （3）检查货物的数量、质量。 （4）如需入库，采购人员填写入库单。库房人员签字。 （5）报销;2.选择供应商 选择办公设备及用品供应商时要在以下几方面对其进行比较： （1）价格和费用 （2）质量和交货 （3）服务和位置 （4）安全和可靠性;3.办公设备和易耗品的订购方式 办公设备和易耗品的订购方式通常有以下几种： （1）直接去商店购买公司所需要的办公用品 （2）电话订购 （3）传真订购 （4）因特网服务;4.办公设备及办公用品的接收程序 （1）先用订货单和通知单核对对方交付货物时出具的交货单及货物； （2）发现数量不对，应立即通知采购部门联系供应商； （3）接收数量的出入也应通知采购部门，以按真实数量支付货款； ??4）接收的每一类货物的详情，应输入到办公用品库存卡的接收项中； （5）接收后，要及时更新库存余额； （6）将接收的货物按照办公用品存储规定存放好； （7）订立物品发放制度，确定物品发放人。;1.库存控制概述 （1）库存控制卡的内容 项目——库存项目应准确描述，包括大小、颜色和数量，例如A4白文件纸。 单位——货物订购、存储和发放的单位，例如令、盒、包等。 库存参考号——给每一库存项编号，经常与存放位置相联系 。; 最大库存量——最大量库存是以防物品超量存储而保存的该项物品的最大数量，库存物品的数量在任何时候都不能超过这个最大量。 再定货量——当库存余额达到这个水平，必须订购新的货物来使余额达到最大库存量，通过考虑多少物品需要能保证业务的运行、平均使用量、物品交货的时间长短来确定这个数字。 ; 最小库存量——最小量库存是以防物品全部被消耗完而保存的该项物品的最小数量，这样能够保证购买者在所有物品用完之前有充分的时间补充库存量。 日期——必须记录所有行动的日期。 接收——记录所有接收信息，包括发票号和供应商的名字。 发放——记录清楚发放物品的数量，所发放物品的申请号和物品发给的个人/部门。 余额——在每一次处理后计算物品库存余额。;（2）库存控制的必要性 （3）库存控制的作用 1）精确库存数量并防止被盗。 2）确保所需物品的充分供应。 3）将库存物品所占的空间减到最小。 4）避免物品被破坏或因过期而作废。 ;2.登记库存目录 一个库存目录应该包含以下信息： （1）库存目录系列序号； （2）财产描述； （3）财产消耗； （4）供应商名称； （5）接收日期； （6）存放位置。;3.物品库存保管中应采取的措施 （1）储藏间或物品柜要上锁，保证安全，减少丢失，储藏需要的面积取决于单位的大小。 （2）各类物品要清楚地贴上标签，表明类别和存放地，以便能迅速找到物品。 （3）新