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服装采购运作手册 第一节 采购部之分工及部门架构 一． 采购部的架构 面 辅 面 料 料 辅 采 采 料 购 购 Q 员 2 人 员 1 人 C 第二节 采购部各级人员之职责 一、 采购经理职责： 1. 直接上级:总经理 2. 直接下属:面料采购员、辅料采购员、质检员(QC) 3. 本职工作:采购公司规定的所有商品、控制商品的质量及交货期 4. 直接责任: ? 为申请部门提出的采购项目寻价、寻货,作出三家供货商的对比价。 ? 采购单申请单、订购合同的初审。 ? 在采购单批准后分派采购员完成采购,重要的采购项目自己跟进。对采购进度、质量控制作出安排交跟单员及QC 跟进。 ? 在生产中或到货后发生问题,和厂家交涉并解决。 ? 协调解决公司各个部门同商品部相关联的工作。 ? 制定下级岗位描述。 ? 所有采购品要保存封样。 ? 指导评价下级工作 5. 领导责任: ? 对采购手续负责。 ? 对供货商选定水平负责。 ? 对所选样品的品种、规格、质量、价格、交货期负责。 6. 主要权力: ? 选择供货商的权力。 二、面、辅料采购员职责： 1. 直接上级:采购部经理 2. 本职工作:采买成衣所需的面、辅料物资 3. 工作责任: ? 根据采购经理分配的采购申请单,具体实施选择供货商和报价并取得相关样 办,填写申购单后上报采购经理。 ? 根据批准后有效的采购定单向财务部取得付款票据,实施购买。 ? 具体办理跟进交货、验货、收货(退货)、入仓(出仓)及报帐手续。 ? 服从上级的工作安排。 ? 保存采购工作时的必要原始记录及样办封存,做好统计,定期上报。随时了解市场情况,提供市场信息,积极出主意想办法降低采购成本。 三、面辅料 QC 职责： 1. 直接上级:采购经理 2. 本职工作:商品的质量控制 3. 工作责任: ? 根据公司对所有采购商品的质量要求,以此为标准严格检验及控制商品的质量。 ? 对商品由头办到货品入仓,整个生产过程的质量全程监控。 ? 对质量不合符公司要求的商品及时发现并第一时间通知上级。 ? 服从上级的工作安排。 ? 对供应商可作出否决合作的建议,不断修正、完善检验控制商品质量的标准和方法,不定时以书面形式会报上级。 第三节 采购部工作程序 一、 商品部日常工作流程图：（见附表）二、开发、确定布物料程序： 设计部会同市场部、生产部、采购部、总经理开设计意念会 采购部根据设计意念收集合适的布/辅料交设计师筛选 （所收集的布/辅料需注明厂家、封度、成份、价格） 设计师确定所需用的布料/辅料，并填写布/辅料设计卡 （布/辅料设计卡一式三份：设计部、生产部、采购部各一份，如有特殊要求需注明） 三、申购程序： 1、 申购板布：跟单员填写《起板申请单》交生产部经理批核后交采购经理，由采购经理分派到采购员，采购员填写《申购单》后，连同布样交采购经理批核（布样上须经设计部经理签名确认），并呈交总经理签名同意后方可购买板布。采购员安排购买板布，板布返货后，入仓登记，并填写《板布使用记录表》交仓库、生产部、采购经理各一份及存档。 2、 申购现布大货布：跟单员填写《大货布申购单》，必须写清楚数量、封度、 要求、日期等资料，连同合同及式样一起交生产部经理签核，后交采购经理。由采购经理分派到采购员，采购员填写《申购单》及借支单后，连同布样交 采购经理批核（布样上须经设计部经理签名确认），并呈交总经理签名同意 后方可购买板布。采购安排上大货布，收大货布前一星期应以《一周返布计划》通知生产部，于返布当天以《落布通知单》通知生产部，布料返货后采购员办理入仓报销手续。 3、 申购订购大货布：跟单员填写《大货布申购单》，必须写清楚数量、封度、 要求、日期等资料，连同合同及式样一起交生产部经理签核，后交采购经理。由采购经理选定供应商后，分派到采购员，指引采购员议价及商谈付款条款、货期等。与供应商签署《订布合同》并填写《付款同通知书》给财务部。 4、 申购物料：各个组别跟单所提供的物料预算数量及经设计部确定的物料式样，经生产部经理审核签名确认后，交采购员订购，采购员统筹资料后，根据库 存情况填写请购单，交采购部经理加签，后交总经理批核。四、批核布/辅料正确样、颜色、船样程序：（略） 五、报价、议价、定价程序： 1、 报价： 采购经理接到设计部所给的《布/辅料设计卡》，分派给采购员寄往多个供应商作报价，并要求供应商提供布样。采购员填写《报价单》连同供应商 提供的布样交采购经理。采购经理审核后，初选供应商及价格。价格若在公 司接受范围内，统计汇总后交生产部作初步成本核算；若高于公司接受范围，则需知会设计部，并寻找类似布或代用布给设计师重新选确认样。 2、 议价： 经初步报价后，生产部计算成本交市场部，由市场部给出成本目标价及造货数量，生产部计算出布/辅料的目标价及数