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会议的名词解释和会议注意事项及会议的准备 会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集 在一起进行讨论、交流的活动，它往往伴随着一定规模的人员流动和 消费。作为会展业的重要组成部分，会议特别是国际性会议在提升城 市形象、促进市政建设、创造经济效益等方面具有特异的作用。 会议管理，又名活动管理，原译为eventsmanagement conf er encemanagement hK meetingmanagement 等, 是一种由主办方或 会议活动创建和管理的专门针对某一场会议的专题网站.与一般的博客 不同，会议管理有详细的会议所详细情况举办的日期、时间、地点、己 经对参会人员的要求，并且有在线报名和购买门票等功能。通常由两 会文代会主办方进行管理、不定期发布新的会议代莱动态或新闻。一 个典型的会议管理结合了文字、图像、视频、及其它与主题相关的平 面媒体。能够让参会者以简便有效的的方式在网上了解本次会议的信 息。会议管理是社会社会制度媒体网络和数字会务服务的一部分。会 议管理的服务对象涉及复杂的品牌，寻找受众目标，甚至挖掘参会人 员的数据。会后对相关数据进行分析，确保投资回报，这一专业流程 己经成为市场活动一个重要的事件驱动。在会议和作为一个产业在世 界各地最近的增长意味着市场营销及客户管理现在不能再象以前那样 而非。会议和活动，如全球气候沙尘暴峰会，亚运会等在某些情况下, 己经对他们的社区甚至整个国家触发巨大的影响。会议管理的应用规 模没有明显的界定，现在包括所有从奥运会业务规模下降至5人的商 界人士茶会。包括许多行业，慈善组织和利益集团都将举办各自大会 的大小会议，以推销自己，建立业务关系，筹集资金或庆祝。 目前国内打造会议管理的途径主要有两种：一是找网络公司 专门为本次会议制作一个专业的网站；二是利用会议活动管理系统自 动生成。找网络公司价格大概XX、5000元不等，根据会议管理的栏目 价格会有出入，开发周期大致15个工作日。优势是可根据会议组织者 的要求独立产品设计网站样式模板和功能，可与开发公司沟通加入一 些会议组织者个性化的一些元素，但目前国内的网络公司对这种会议 管理都不会编写一个网站，而是利用主流的cms系统进行生成，只是 修改下让网站的样式，考虑到开发周期、费用和网站的不可重复使用 性这种方式己经不被认可。会议活动管理系统则更加智能和实惠，国 外一般称为eventsmanagementsoftware可见主要就用作活动的管理， 一些中发达国家的公益活动、会议、聚会较为更发达和常见，因此这 类的管理和应用也孕育而生。国外比较常用的如eventbrite, regonline,就连专门针对做邮件营销的整合营销巨头constencontact 今年年初也开始涉足eventsmarketing.国内目前仍然常用的有mymova. 因为mymova主要针对会议的客户，愈加因此较国外的此类提供服务更 为专业，生成的网站也较完善。 目前大部分会议的主办方均有意尝试信息化更强会议活动管 理系统进行会议管理的建设，不仅节约开发周期、并且费用低廉、同 样也可以自定义网站样式及风格，并且在线注册环节比自主开发的要 更为稳定和可靠。 注意事项 考虑周全要成功地举办一次会议，尤其是大型会议，须要考 虑很多方面的问题，比如开会的时间是否能保证大家都能参加，会不 会遇到外宾来访或者公司出货；不能出席的递补人是否有替代人选， 怎样联络；会议的主席、主持、记录人员、现场服务人员等相关人员 的安排妥当；会议可能需要什么辅助器材：由谁负责；会议进行的时 间预计有多久等等。只有事先做好准备工作，才能保证会议地顺利进 行若想与圆满结束。 选择适宜的会议场所 会议场所的选择有很多种，最常用的是公司的会议室；有时 公司会在周末安排员工到一个山清水秀的度假胜地，一边开会，一边 度假；至于大型的、重要的会议则可以专门租用饭店的。不管采用哪 种手段，对会场的基本强烈要求催促是一致的，即：会场应该舒适气 派，隔音效果好，采光通风良好，没有其他干扰，最好有窗帘，以利 在放投影资料时看得拖清楚，安静不嘈杂，空调良好，插座、电源、 白板、麦克风等教学设施。 用文字书写记录会议的相应事项 在马上会议的过程中，有关会议的各个具体内容，如时间、 地点、会议议程等等都应该用文字记录下来，便于在后续工作中察看。 有关会议的决定、通知等要打印出来发给相关值班人员，不能只进行 口头通知，俗话说“口说无凭”，有时候秘书已经通知了各个部门主 管，可是有的人忙起来就忘记了，所以应该把工作做细致。 会场的器材准备 现代化的会议离不开各种辅助器材.，在召开会议之前，就应 该把各种辅助器材准备妥当。 桌椅、名牌、茶水 书柜是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报 告型，如