会议接待礼仪需要注意什么.pdfVIP

会议接待礼仪需要注意什么 会议接待礼仪需要注意什么 1、确定接待规格 会议规模是由主持单位领导决定。一般来说，企业内部的一般工 作性会议讲究效率，可以不拘形式。对于上级单位主持的会议，因 为邀请各企业的代表参加，所以接待工作要求比较规范。通常是由 企业的一位主要领导直接抓会议准备工作，成立一个会务组，专门 研究布置会议接待接待的有关工作。 2、发放会议通知 会议通知一般在会议前15至30天之内寄出，这样可以使对方有 充足的时间把会议回执寄回来。 3、会场的选择 选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最 好是达到一下标准： 第一：大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，松 松散散，给与会者一种不景气的感觉;会场太小，人数过多，挤在一 起，像乡下人赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把会开好。所 以，英国的首相丘吉尔曾说：“绝对不用太大的房间，而只要一个 大小正好的房间。” 第二：地点要合理。历史召集的会议，一两个小时就散的，可以 把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议，应尽量把地 点定的离与会者住所较近一些，免得与会者来回奔波。 第四：要有停车场。现代社会召集会议，“一双草鞋一把伞”赶 来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处，会才能开得 成。 4.会场的布置 会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。 一般大型的会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢 迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更 加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如 需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。 坐席的配置要是和会议的风格和气氛，讲究礼宾次序，主要有以 下几种配置方法： ①圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同 领导一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。另外，与会者能清楚 地看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见。这种形式适于 10—20人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导 及陪同面对面做，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置， 企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。 ②口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多 人数的会议。 ③教室型。这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、 指示为目的的会议，这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需 要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的` 座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间 的席位为上，其余按左为下右为上的原则依次排列。 【座次排序基本规则】 以左为上(中国政府惯例) 以右为上(遵循国际惯例) 居中为上(中央高于两侧) 前排为上(适用所有场合) 以远为上(远离房门为上) 面门为上(良好视野为上) 5、会议资料的准备 现代化的会议离不开各种辅助器材，在召开会议之前，就应该把 各种辅助器材准备妥当。这些资料包括桌椅、名牌、茶水、签到簿、 名册、会议议程、黑板、白板、笔等。 6、接待人员提前入场 接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工 作状态。一般的接待工作分签到、引座、接待三个岗位。 ①签到。设一张签字台，配上1-2名工作人员，如果是要求接待 档次比较高，可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到 本。向客人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。 如果是毛笔，则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些，以便保存。 如需要发放资料，应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织 者汇报到会人数。 ②引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就 座。对重要领导应先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议开始 前几分钟再到主席台就座。 ③接待。与会者坐下后，接待人员应递茶，或递上毛巾、水果， 热情向与会者解答各种问题，满足各种要求，提供尽可能周到的服 务。 1、陪车引导 客人抵达后，如果需要陪车，宾主双方如何上车，如何就座呢? 乘坐轿车时，通常有两种情况：当有专职司机开车时，小轿车1 号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机 的旁边(如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间)。 如果是主人自己开车，则