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关于进一步规范制度线下会签工作的通知
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公司各部门及下属单位:
为进一步规范制度线下会签审批流程,确保制度的有效执行,提升“OA”办公系统制度类文件的会签流转速度,企管法律部针对制度线下会签工作进行规范,现将有关事项通知如下:
一、会签范围
制度内容涉及相关部门(单位)职责的,主办部门须将制度会签稿、起草说明等一并送相关部门(单位)履行会签程序,征求相关部门(单位)意见。
二、会签程序
1.制度主办部门起草制度形成草案,履行部门内部审批程序后,组织相关部门(单位)进行线下会签,同时提交企管法律部制度管理岗位进行线下预审。
2.线下会签可采用会议、电子邮件等形式。
——会议形式。主办部门组织相关部门(单位)针对涉及制度内容及职责等事宜进行协商,协商一致后须在2个工作日内将修订好的制度,发至相关部门(单位)确认。
——邮件形式。相关部门(单位)须在接收到制度草案后的5个工作日内,书面反馈修改意见或建议,超期未回复视为同意。制度主办部门针对相关部门(单位)提出的修改意见进行评审,若采纳,则完善制度;不采纳,则与相关部门(单位)沟通协商达成一致,并及时将修订好的制度,发至相关部门(单位)确认。
3.经与相关部门(单位)协商无法达成一致的,由主办部门作出说明并将各方意见报业务分管领导,由业务分管领导进行决策。
4.线下会签达成一致的可发起线上“OA”办公系统签批程序,未达成一致的不得发起制度线上签批程序。在制度线上会签环节,原则上,相关部门(单位)不得对线下已确认条款再提出不同意见。
三、相关要求
1.制度主办部门要确保会签部门(单位)的全面性,不能漏缺,确保制度内容与各相关部门(单位)业务职责相匹配、流程接口清晰。
2.对于制度中涉及业务职责调整的,应先履行职责变更程序,再安排制度的制修订。
3.综合管理部按“马上就办”要求对“OA”办公系统制度会签的时效性进行考核,并定期将“OA”办公系统制度会签异常情况反馈给企管法律部,企管法律部组织开展异常情况调查。对于制度主办部门,未按要求组织线下会签的扣200元/次;对于会签部门,未按要求履行线下会签职责的扣200元/次。
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???????企业管理部
???????????????????????????????? 2020年7月24日
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