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学院档案“四纳入”、“四参加”制度
为了有效控制学校各类档案材料归档齐全、完整、准确、系统，特制定档案管理“四纳入”“四参加”制度。
一、档案工作要纳入学院整体发展规划；纳入学院领导议事日程及有关人员的职责范围；纳入各部门各单位工作计划；要将档案的形成、管理和利用服务工作质量考核指标有机地纳入学校工作质量考核体系中。
二、档案部门参加学校重大活动和有关会议，及时掌握文件材料的形成、积累情况。
三、档案部门参加科研课题鉴定验收会，审查课题开题、研究、结项各阶段材料的形成、整理情况及科研成果申报获奖档案整理情况，提出审查意见和归档要求。
四、档案部门参加基建工程项目竣工验收会，审查工程管理、施工、竣工、工程创优各阶段形成材料，并提出审查意见和归档要求。
五、档案部门参加引进技术和重要设备到货开箱验收，督促文件材料及时整理归档。
六、学校各有关单位举办重大活动或科研成果鉴定验收、基建工程竣工验收、重要设备开箱验收时，应及时通知档案部门派人参加，掌握文件材料形成整理情况，以便及时归档。
七、档案部门在“四纳入”“四参加”过程中，要及时提出相关的要求，当发现形成的文件材料不齐全、不完整或不符合归档要求时，要当场提出补救或整改措施，直至归档的文件材料完全符合归档要求。
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