会议的策划与准备培训教材 .pptVIP

任务三 会议经费预算 二、会议开支的项目 交通费用 会场费用 会场租金、会场设备租赁费、会场布置及其他 住宿费用 餐饮费用 早中晚餐、酒水及服务、会场茶歇 游览费 宣传交际费用 各种耗材费用 会议纪念品 人员劳务费 * 任务三 会议经费预算 三、会议经费预算表 * 任务三 会议经费预算 常见的开支名目 * 任务四 会议选址和布置 一、会议场所的选择 (1)大小适中; (2)设施齐全 (3)保密性好 (4)安全性强 (5)避开干扰 (6)经济实用 (7)符合规定 * 任务四 会议选址和布置 二、会场布置 (一)小型会议 * 小型会议,一般指参加者较少、规模不大的会议。它的主要特征,是全体与会者均应排座,不设立专用的主席台。 任务四 会议选址和布置 常见的小型会议会场布置图 * 主席 主席 排座的三种具体形式: (1)自由择座 它的基本做法,是不排定固定的具体座次,而由全体与会者完全自由地选择座位就座。?? ?  * * APEC领导人非正式会议现场 * APEC部长级会议召开现场 回形台或U型台 APEC宴会现场　 * (2)面门设座 它一般以面对会议室正门之位为会议主席之座。其他的与会者可在其两侧自左而右地依次就座。?适用于? ?  * 2 3 主席台1 门 4 5 6 7 8 9 … … (3)依景设座 所谓依景设座,是指会议主席的具体位置,不必面对会议室正门,而是应当背依会议室之内的主要景致之所在,如字画、讲台等等。其他与会者的排座,则略同于前者。?? ?  * 会议座位排定的方法 ——环绕式 * 在会场中不设立主席台,把座椅、沙发、茶几摆放在会场的四周,不明确座次的具体尊卑,听任与会者在入场后自由就坐。如此的座次安排,比较人性化,没有明显的地位区分,大伙儿也能够畅所欲言、不致过分拘谨。这与茶话会的主题最相符,也最流行,但不适合一些主题严谨的会议 会议座位排定的方法 ——散座式 * 散座式安排,大多适合在户外举行的联欢会或是联谊会,座椅、沙发自由地安放组合,甚至可由与会者依照个人要求而随意安置,如此就容易创造出一种宽松、惬意的社交环境。这是一种体贴的安排,适合私下的沟通和交流,当然,这种座位安排方式也只是适合主题轻松的会议。 会议座位排定的方法 ——圆桌式 * 在会场上摆放有一张圆桌,请与会者在周围自由就坐。在圆桌会议中,能够不用拘泥诸多的礼节,主要记住以门作为基准点,靠里面的位置是主座就能够了。面门为上、以里为尊,这就是圆桌式座位安排的基本原则。 会议座位排定的方法 ——主席式 * 在会场上,主持人、主人和主宾被有意识地安排在一起就坐,这个在安排座位时有明确的规则。首先主席台必须排座次、放座次牌,以便领导同志对号入座,幸免上台之后互相谦让。 * 主席台 主席台 (二)大型会场布置 分主席台和听众席 常见大中型会议会场布置 (1)主席台排座 ① 主席团 前排高于后排 中央高于两侧 左侧高于右侧 * 主席团 1 3 2 5 4 6 7 8 9 10 11 注:以上会议排座一般适用于国内正式会议,而在商务会议、涉外会议中则通行以右为尊的原则。 (1)主席台排座 ② 主持人坐席 会议主持人,又称大会主席。其具体位置之所在有三种方式可供选择:一是居于前排正中央;二是居于前排的两侧;三是按其具体身份排座,但又宜令其就座于后排。 * 会议策划与组织 会议策划与组织 会议策划与组织 会议策划与组织 会议策划与组织 会议策划与组织 会议策划与组织 会议策划与组织 会议的策划与准备培训教材 课程内容 * 1 会议策划与会议方案 2 会议机构的组成和人员选择 3 会议经费预算 4 会议选址和布置 5 会议文件的准备 【案例导入】 A公司总经理让新来不久的秘书小黄安排一次部门经理会议,讨论公司新的营销方案,要求各部门正副经理参加。各部门事先做好好相关准备,以多媒体的形式介绍本部门的创意和想法。小黄欣然接受任务,她把会议时间安排在周一上午8点半,地点在公司小会议室,并特别快在公司网络办公平台发出通知。总经理看到通知,马上把小黄叫到办公室,对着她大发脾气:“您这是干的什么事,安排时间、地点为什么不征求我的意见？为什么自己就把通知发了？公司小会议室能坐得下二三十人不？您难道不明白小会议室没有投影设备？”一连串的问题把小黄问懵了,不是总经理她安排会议的不？ 回到办公室,小黄伤心地抹着眼泪。办公室主任陈大伙儿过来安慰她。问明情况后,陈大姐告诉她,安排一次会议可不是件简单的情况,会前会有特别多准备工作,要把会议的程序、议题、人员、场因此及其他一些细节认真地进行,安排好后还应写成会议方案,领导审阅通过后,才能进行具体的工作准备。 * 有人觉得小黄特别冤枉,就为这点小事挨了总经理批评,您认为呢？ 您认