高效率行政人员课程.pptVIP

会前的准备 邀请函、通知书 回函卡注明出席与否、注意事项、其他意见、报名联络人(含 、 ) 事先勘查场地与设备、周围环境 资料的准备 演讲稿 活动议程介绍 意见表、问卷调查表 讲义的准备及印制 (准备有关的资料) 准备有关的资料或前次的会议记录以供参考 公司简介、产品型录介绍 编制出席者名录 条列当天注意事项，尽可能避免发生无谓的混乱 齐全的文具事务相关设备 签名簿、签字笔、原珠笔、订书机(针) 、回形针、橡皮擦、美工刀、剪刀、相机、底片、电池….) 礼品的准备及包装 餐饮及点心的预定 其他注意事项(老板的名片、邀请函备份..) 会前的准备检核表 会议安排 第一阶段：事前筹划 确认议程 各讨论项目所需时间及负责人 安排顺序流程 事前分配议程给与会者 议程参考格 会议主席：王大同 出席人员：黄美美、刘建国、谢小慧 会议主题：解决推迟交货问题 准备事项：客户意见调查资料 日 期：84年5月5日 地 点：806教室 时 间：9:00-10:30AM 服 装：正式服装 期望结果：1.找出推迟交货的原因 2.针对最可能的原因，订出解决的方式 时 间 议 程 项 目 负 责 人 9:00-9:05 介绍议程 王 大 同 9:05-9:20 客户意见调查结果 谢 小 慧 9:20-9:45 介绍订单流程 刘 建 国 9:45-10:15 脑力激荡/找出原因 全 部 10:15-10:30 结论并分派任务 王 大 同 会 议 安 排会议目的与安排重点 目的 举例 安排重点 政令宣导 人事宣布，记者会 场地的选择 评估考核 每季业务汇报 事后追踪 创意激发 品管圈会议 活泼的气氛 协调沟通 跨部门会议 会前资料的收集与游说 社交娱乐 年终员工尾牙 创意惊喜 教育研讨 内部训练 互动融合 商品促销 新产品发表会 资料派送，人数确定 会议安排 第二阶段：过程控制 当天须知 主办者提前抵达现场 测试各项会议器材 再确认与会者的出席 配合议程掌握时间 点心餐饮的掌控 会议安排 第二阶段：过程控制 会议进行中 配合议程掌握时间 会议记录 秩序与现场的维持 积极专注地参与议程 会议记录的重要性 使得会议成为一个公开记录 作清楚的决定、行动事项及会后的追踪 良好会议记录的秘诀 倾听关键字 用缩写字 不要加以修改 使用草稿纸 使用演说者的话， 非自己的语气 维持中立，不要加入自己的意思 如有遗漏时，中断小组讨论，并要求他们重复所说的话 核对正确性 改写长的文词，并要求演说者查对你所写的内容 每张纸上要加注页码 圈出采取行动的项目 会议安排 第三阶段：决议执行 会议结束 发出会议记录 会议成果评估 再确认下次议程与日期 会议安排 第三阶段：决议执行 整理会场 传达留言，致赠礼物 条列实际费用作为日后参考 携回所有与会资料 大型会议筹备事项 接待组、文书组、大会组 预算规划与执行 注意流程、事先演练 VIP接待 请会议顾问公司帮忙 时间管理 效率杀手主要因素 工作胜任吗? 知识 - 工作的 - 产品的 技能 - 沟通的 - 规划的 - 计划的管理 - 处理中断与打扰 - 处理文件 巧妇难为无米之炊 工作环境 信息的取得 指导与咨询 办公室自动化 的工具运用 无效率 无效率的工作方法 拖延 完美主义 自我破坏 杂乱无章 增进效率的工作空间 对的位置 足够的使用空间 工具摆在随手可取得的地方 自己觉得舒适 即使乱，也很有次序的桌面 文书处理/档案管理与时间管理的关系 任务管理 时间管理 突发事件 目标管理