商务书面沟通培训教材.pptVIP

? 第五章 商务书面沟通（商务写作） 第一页，共三十一页。 ? 学习目标： 有效书面沟通的特征、作用及技巧 商务写作的一般过程及要点 提升商务写作能力的方法 商务信函、商务报告及 其他常见商务文书的书写方法 第二页，共三十一页。 ? 第一节 商务书面沟通概述 第三页，共三十一页。 ? 一、商务书面沟通的意义 1．令人头疼的书面沟通问题 (1)秘书或专职写作者会替我写 (2)非写不可时，我可以借助于标准格式文件 (3)我的工作是会计师而不是作家 (4)干脆打电话好了 第四页，共三十一页。 ? 2．书面沟通的重要性 (1)信息表达更加准确 (2)易保存，且不易“污染”(3)更加令人信服 (4)比口头沟通更灵活(5)更具有经济性 第五页，共三十一页。 ? 二、商务书面沟通的内涵和类型 商务活动中的书面沟通种类有很多。 按其内容不同，可分为：信函、备忘录、报告、提议、记录、合约、指示、议程、通知、规章、笔记、计划、讨论文件等。每一个类型可能有多种形式，如报告可以是市场调查报告、财务报告，计划可以是年度计划、月计划等。 按其信息载体不同，可分为纸张沟通(包括信件、备忘录等)、传真沟通、电子邮件沟通和电子会议系统沟通四种。 第六页，共三十一页。 ? 第七页，共三十一页。 ? 三、有效商务书面沟通的特征 国外的一些专家指出，有效的书面沟通应具备“ABC”三个特征，即：准确(accurate)、 简洁(brief)、清晰(clear)。还有另一种提法称为“4C”，即：正确(correct)、清晰(clear)、完整(complete)、简洁(concise)。本书将有效书面沟通的特征归纳为以下三点： 1．内容正确、完整 2．语言清晰、简洁 3．较强的时效性 第八页，共三十一页。 ? 第九页，共三十一页。 ? 第二节 商务书面沟通的基本策略 第十页，共三十一页。 ? 一、从沟通者出发的基本策略 1．写作目的 2．主要内容 3．搜集材料 第十一页，共三十一页。 ? 二、从读者出发的基本策略 1．读者的特征 2．读者需要什么信息 3．读者的反应 (1)读者对你的信息感兴趣程度如何 (2)你的要求对读者来说是否容易做到 4．如何激发读者 第十二页，共三十一页。 ? 三、信息组织和写作方式策略 第十三页，共三十一页。 ? 第三节 商务写作概述 第十四页，共三十一页。 ? 一、商务写作的一般过程 1．准备阶段 (1)构思 (2)选材 2．初稿阶段 3．修改成稿阶段 (1)修改 (2)编辑 第十五页，共三十一页。 ? 二、商务写作的注意要点 1．积极 2．清晰 3．简洁 4．礼貌 第十六页，共三十一页。 ? 三、商务写作的技巧 1．改变写作任务 (1)先写其他部分 (2)先写出你的标题 (3)做一做非文本工作 2.改变自己的行动 (1)休息一下 (2)与你的读者“交谈” (3)谈谈你的观点 第十七页，共三十一页。 ? 3．改变自己的固有观念 (1)放松“规则”对自己的束缚 (2)对计划进行修改 (3)在每页的顶部打上“草稿”字样 (4)降低对自己的期望 (5)不要沉溺于文笔 (6)预料到写作的复杂性 第十八页，共三十一页。 ? 第四节 商务信函的写作 第十九页，共三十一页。 ? 一、商务信函概述 1．商务信函的重要性 2．商务信函的分类 3．商务信函的基本特征 第二十页，共三十一页。 ? 二、如何撰写商务信函 1.商务信函的格式 (1)信头 (2)标题 (3)称谓 (4)正文 (5)签署 (6)附记 第二十一页，共三十一页。 ? 2．商务信函的写作要点 (1)书写字体 (2)信函礼貌 (3)信封书写 第二十二页，共三十一页。