时间管理及工作组织技巧.ppt

时间管理及工作组织技巧;72岁老人一生的时间分配; “Yes”Or“No” 1.你通常工作很长时间吗？ 2.你通常把工作带回家吗？ 3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？ 4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？ 5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？ 6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？ 7.你时常在做重要工作时被打断吗？ 8.你在办公室用餐吗？ 9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？ 10.你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去做完它们？ 11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？ 12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？ 13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？ 14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？ 15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？ 16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？;总结你的时间掌控;培训目标;;谜语;时间 vs 金钱;“时间是不能控制的，计划赶不上变化” “时间掌握在别人手中” “时间管理太麻烦，有那时间不如干点实事” “时间管理各人有各人的习惯，按部就班就行了” … 不能管理 / 不值得管理;个人思考，并写下你的打算： -- 我想在我退休时实现什么样的目标？ -- 为实现这个目标, 我需要完成哪些事? -- 从现在起, 我还有多少时间做这些事? -- 倒计时计算, 最晚在什么时段完成什么? -- 按照我现在的时间‘消费习惯’, 在最近的时段我所剩余的时间够用吗?;时间管理的第一个任务; ;浪费时间的主要原因;打扰（电话或没有预约客人） 重要性次序无所调整 没有目标、次序和计划 叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝 个人缺乏组织能力 缺乏自律 会 议 资料不完整或有所延误 文书工作及繁文缛节 分不清责任和权力;小结;; ;; ;;时间矩阵图;4 D 原 则; ;;时间管理的原则（1）;什么是更重要的事?;时间管理的原则（2）;;如何做？;一般做法 vs 80/20;案例:市场部的‘取舍’;工作ABC A - 在特定阶段的头等/主要工作 B – 围绕A的/增强/指导性的工作 C – 其它次相关/具体/零散/的事 ;如何做…?; 什么事可能属于‘C’类;;小结;;2.5万美金的故事…;时间管理的原则（4）;项目计划的五个步骤;什么是里程碑（例）;练习: 办公室迁址 -建立里程碑 ;练习参考:里程碑;练习参考:(里程碑) ;工作分解结构(WBS) ;图表式工作分解结构;练习参考:工作分解结构;例: 优先关系表; 时间管理要点;日常月计划的制定;月计划 (销售经理);周计划;第一周计划 (与客户/工厂谈项目, 出差);日计划(营销经理);日计划的制定;;B类工作;日计划的制定原则;思考：你明天要做什么？;小结;;对付时间杀手;由于自己原因产生的 经常忙于救火 (所有的事都应急处理) 保证时间完成重要的工作 做事考虑后果，不盲目处理 加强沟通 想干的事太多（过于自信，对工作缺乏时间概念） 预测各项工作所需的完成时间 授权， 相信/指导他人 不注意沟通 提前与有关人员沟通; 由于自己原因产生的 没有情绪/兴趣开始 (枯燥, 困难, 不愉快) 一开始先做不愿做的事 安排他人检查/公布于众 建立奖励自己的方法 不会拒绝（say No，接受的比你能完成的多) 告知适当的原因/阐明重要性/目前从事工作的紧迫性 提出建议/其他适当的选择方案 ; 由于环境原因产生的 来访者 (太多, 突然到来, 过长的谈话) 访问他们，而不是被访 建议其它时间 站着谈话 / 提示性动作（暗示谈话结束） 电话 (不断的干扰) 直接切入主题，迅速提出解决方案 不要开始闲聊的话题 话音表明你很忙 ;由于环境原因产生的 接收的电子邮件 (太多，内容多样) 浏览题目，选择重要的 对于急需回复的，立即行动 (只做一次) 对于提供信息的, 有时间时阅读它们 等待 / 会议 阅读提供信息的电子邮件, 打/回复电话 清理议程/准备问题/聚焦讨论 紧急不重要的事 事后想想紧急的原因, 找到避免的方法 有计划的主动授权;首先懂得尊重他人的时间;改进时间管理的方法;改进时间管理的方法;;时间管理自律措施;培训总结; ;