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时间管理及工作组织技巧;72岁老人一生的时间分配; “Yes”Or“No”
1.你通常工作很长时间吗?
2.你通常把工作带回家吗?
3.你感到很少花时间去做你想做的事吗?
4.如果你没有完成你所希望做的工作,你是否有负罪感?
5.即使没有出现严重问题或危机,你也经常感到工作有很多压力?
6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件?
7.你时常在做重要工作时被打断吗?
8.你在办公室用餐吗?
9.在上个月里,你是否忘记一些重要的约会?
10.你时常把工作拖到最后一分钟,然后很努力地去做完它们?
11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗?
12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗?
13.当你长休了一段时间,你是否有负罪感?
14.你常无暇阅读与工作有关的书籍?
15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事?
16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来?;总结你的时间掌控;培训目标;;谜语;时间 vs 金钱;“时间是不能控制的,计划赶不上变化”
“时间掌握在别人手中”
“时间管理太麻烦,有那时间不如干点实事”
“时间管理各人有各人的习惯,按部就班就行了”
…
不能管理 / 不值得管理;个人思考,并写下你的打算:
-- 我想在我退休时实现什么样的目标?
-- 为实现这个目标, 我需要完成哪些事?
-- 从现在起, 我还有多少时间做这些事?
-- 倒计时计算, 最晚在什么时段完成什么?
-- 按照我现在的时间‘消费习惯’, 在最近的时段我所剩余的时间够用吗?;时间管理的第一个任务;
;浪费时间的主要原因;打扰(电话或没有预约客人)
重要性次序无所调整
没有目标、次序和计划
叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝
个人缺乏组织能力
缺乏自律
会 议
资料不完整或有所延误
文书工作及繁文缛节
分不清责任和权力;小结;;
;;
;;时间矩阵图;4 D 原 则; ;;时间管理的原则(1);什么是更重要的事?;时间管理的原则(2);;如何做?;一般做法 vs 80/20;案例:市场部的‘取舍’;工作ABC
A - 在特定阶段的头等/主要工作
B – 围绕A的/增强/指导性的工作
C – 其它次相关/具体/零散/的事
;如何做…?; 什么事可能属于‘C’类;;小结;;2.5万美金的故事…;时间管理的原则(4);项目计划的五个步骤;什么是里程碑(例);练习: 办公室迁址
-建立里程碑 ;练习参考:里程碑;练习参考:(里程碑) ;工作分解结构(WBS) ;图表式工作分解结构;练习参考:工作分解结构;例: 优先关系表; 时间管理要点;日常月计划的制定;月计划 (销售经理);周计划;第一周计划
(与客户/工厂谈项目, 出差);日计划(营销经理);日计划的制定;;B类工作;日计划的制定原则;思考:你明天要做什么?;小结;;对付时间杀手;由于自己原因产生的
经常忙于救火 (所有的事都应急处理)
保证时间完成重要的工作
做事考虑后果,不盲目处理
加强沟通
想干的事太多(过于自信,对工作缺乏时间概念)
预测各项工作所需的完成时间
授权, 相信/指导他人
不注意沟通
提前与有关人员沟通; 由于自己原因产生的
没有情绪/兴趣开始 (枯燥, 困难, 不愉快)
一开始先做不愿做的事
安排他人检查/公布于众
建立奖励自己的方法
不会拒绝(say No,接受的比你能完成的多)
告知适当的原因/阐明重要性/目前从事工作的紧迫性
提出建议/其他适当的选择方案
;
由于环境原因产生的
来访者 (太多, 突然到来, 过长的谈话)
访问他们,而不是被访
建议其它时间
站着谈话 / 提示性动作(暗示谈话结束)
电话 (不断的干扰)
直接切入主题,迅速提出解决方案
不要开始闲聊的话题
话音表明你很忙
;由于环境原因产生的
接收的电子邮件 (太多,内容多样)
浏览题目,选择重要的
对于急需回复的,立即行动 (只做一次)
对于提供信息的, 有时间时阅读它们
等待 / 会议
阅读提供信息的电子邮件, 打/回复电话
清理议程/准备问题/聚焦讨论
紧急不重要的事
事后想想紧急的原因, 找到避免的方法
有计划的主动授权;首先懂得尊重他人的时间;改进时间管理的方法;改进时间管理的方法;;时间管理自律措施;培训总结;
;
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