第5章采购与付款业务循环控制.pptVIP

四 采购与验收控制 2、采购方式 一般物品或劳务——订单采购或合同订货 小额零星物品或劳务——直接采购 3、采购价格 大宗商品或劳务采购采用招投标方式 其它商品或劳务根据市场行情制定最高采购限价 四 采购与验收控制 （二）订货控制流程 1、审查每份请购单的请购数量； 2、检查使用物品或劳务的部门主管是否在请购单上签字； 3、对每份购货订单进行编号； 4、在购货订单向供应商发出前，审查购货订单的有效性——订单是否有授权人的签字、是否有请购部门主管批准的请购单作为支持凭证； 5、由独立人员复查购货订单的编制过程和内容。 四 采购与验收控制 （三）验收流程 审核凭证 检查数量 检验质量 1、验收工作须由独立于请购、采购和财务部门的人员担任； 2、验收部门的控制责任主要是货物的数量和质量。应根据购货订单的质量和数量要求独立地检验收到的货物（商品的品名、说明、数量、到货时间以及商品有无损坏等）； 3、验收部门对已收货的每张订购单编制一式多联、预先编号的验收单，货品送交仓库或其他请购部门时，要求对方在验收单上签字，并将其中一联送交财务部门。 案例：国际酒店的水晶灯 2007年10月1日，国际酒店在鲜花的簇拥和鞭炮的喧嚣中正式对外营业了。这是一家集团公司投资成立的涉外星级酒店，该酒店不仅拥有装潢豪华、设施一流的套房和标准客房，下设的老宁波餐厅更是特色经营传统宁波菜和海派家常菜肴，为中外客商提供各式专业和体贴的服务。由于集团公司资金雄厚实力强大，因此在开业当天，不仅社会各界知名人士到场剪彩庆祝，更吸引了大批新闻媒体竞相采访报道。一时之间，国际酒店门前是人头攒动，星光熠熠。最让国际人感到骄傲和荣耀的是酒店大堂里天花板上如天宇星际一般的灯光装饰，和一个圆圆的、超级真实的月亮水晶灯，使得整个酒店绚丽夺目、熠熠生光。这些天花板上装饰所用的材料以及星球灯饰均是由水晶材料雕琢而成，是公司王副总经理亲自组织货源，最终从瑞士某珠宝公司高价购买的，货款总价高达150万美元。这样的超级豪华水晶灯饰不仅是在全国罕见，即使是国外，也只有在少数几家五星级酒店里能见到。开业当天，来往宾客无不对这个豪华的水晶天花板灯饰赞不绝口，称羡不已。尤其是经过媒体报道，更成为当天的头条新闻，国际酒店在这一天也像那盏水晶灯饰一样，一举成名，当天客房入住率就达到了80%以上。　　 案例：国际酒店的水晶灯 王副总经理也因此受到了公司领导的高度赞扬，一连几天，王总的脸上都洋溢着快乐而满足的笑容。 然而，好景不长。两个月后，这些高规格高价值的水晶灯饰就出了状况。首先是失去了原来的光泽，变得灰蒙蒙的，即使用清洁布使劲擦拭都不复往日光彩。其次，部分连接的金属灯杆出现了锈斑，还有一些灯珠破裂甚至脱落。人们看到这破了相的水晶灯，议论纷纷，这就是破费百万美元买来的高档水晶灯吗？鉴于情况严重，公司领导责令王副总经理限期内对此事做出合理解释，并停止了他的一切职务。这个时候，王副总经理是再也笑不出来了。 事件真相很快就水落石出，原来这盏价值百万元人民币的水晶灯根本不是从瑞士某珠宝公司购得的，而是通过南方某地的奥尔公司代理购入的赝品水晶灯。王副总经理在交易过程中贪污受贿，中饱私囊。 　　　　 案例：国际酒店的水晶灯 经查实，国际酒店在未经过公开招标的情况下，即与南方奥尔公司签订了价值为150万美元的代购合同。依照合同规定，南方奥尔公司必须提供瑞士某著名珠宝公司出产的水晶灯，并由奥尔公司向国际酒店出具该公司的验证证明书，其中200万元人民币为支付给奥尔公司的代理费。然而，交易发生后，奥尔公司并未向国际酒店出具有关水晶灯的任何品质鉴定资料，国际酒店也始终没有同奥尔公司办理必要的查验手续。 这笔交易都是由王副总经理一人操纵的，从签订合同到验收入库再到支付货款都是由他一个人说了算，而他之所以会这样做，正是因为收受了奥尔公司的巨额好处费。 虽然出事之后，王副总经理不无例外地得到了法律的严惩，然而国际酒店不仅因此遭受了数千万元的巨额损失，更为严重的是酒店名誉蒙受重创，成为同行的笑柄。这对于一个新开业的公司而言，不啻是个致命的打击。 问题：该酒店的采购业务内部控制存在哪些缺陷？ 五 退货和折让的控制制度 由于退货和折让要求的提出和由此产生的调整大多属于非常规的、各具特点和偶然发生的事件，因此很难制定出适合于各种退货和折让业务的控制办法。为了弥补这方面的不足，可以设置专人定期向企业中各方面的人员进行调查以审查有关退货或折让发生后，各项记录的合理性。 数量问题 供应商予以补足 质量问题 供应商给予适当折扣 退货