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某集团档案管理制度
1总那么
目的
为加强档案管理工作,提高档案管理水平,有效地保护和利用档案,充分发挥档案的 作用,为我集团生产经营、日常管理工作服务,根据《中华人民共和国档案法》及相关法 规、制度,结合我集团实际情况,制订本制度。
适用范围
本制度适用于集团公司及成员企业档案的管理。
3体系构成
集团档案是直接记述和反映企业活动,保存备查的各种企业文件材料的总称O
集团档案体系按照内容的不同分为文书档案、科技档案、财务档案、人事档案O
档案管理工作是企业各项基础管理工作的组成局部,是提高工作效益和工作 质量的必要条件,是维护企业合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。
1.4管理职责
1.4. 1档案管理实行集团公司、成员企业两级管理。
集团公司办公室档案管理处(档案馆)负责集团所有档案的归口管理及档案 建设的统筹规划和组织协调工作。
. 3成员企业综合办(设档案室)负责本企业档案的管理。
档案馆(室)的基本任务是:收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。
档案馆(室)的具体工作是:
(1)接收与征集档案;
(2)科学地管理档案;
(3)开展档案的利用工作;
(4)编辑档案史料;
(5)搞好有关的资料管理。
附件4直阅档案考前须知
.要保护档案,不得随意拆卷、折叠和涂改,以保证案卷完整无损。
.保持档案清洁,不得弄脏、划道。
.注意保密,不得翻阅与查档无关的其他内容。
.阅览室内禁止吸烟,不准靠近阅览桌喝水。
.保持肃静,不要大声讲话,以免影响他人阅卷。
1.6档案馆(室)必须建立健全各项规章制度,维护国家和公司秘密平安。馆内工作 人员要制订明确的岗位责任制度,提高工作效率和质量。
必须建立的规章制度是:
(1)保密制度;
(2)查阅、借阅档案制度;
(3)档案库房管理制度;
(4)查阅档案考前须知;
(5)工作人员岗位责任制。
2档案的接收和征集
档案的接收和征集原那么:在维护企业历史真实面貌的前提下,根据档案分级管 理的原那么,将对企业具有保存价值的各种专业、各种载体形态的档案,齐全完整地接收和 征集进馆,建立内容丰富、结构合理的馆藏体系。
2. 2集团档案馆接收和征集档案的范围是:
(1)集团公司及各职能部门形成的档案。
(2)输气管道及其配套工程竣工档案。
(3)集团科研实验工程档案。
(4)基本建设工程竣工档案。
(5)集团会计档案。
(6)集团审计档案。
(7)集团重要产品档案。
(8)重要进口设备、仪器随机档案复印件(原件留本企业)。
(9)集团重要专用设备、仪器随机档案复印件(原件留本企业)。
(10)所属单位的永久档案。
(11)属于应接收的撤销机关、单位、团体的档案。
(12)属于应接收的其他档案等。
集团公司各职能部门和各成员企业的档案室,接收本部门、本企业的档案,按照 各类档案管理细那么的规定进行收集、整理、保管并向集团档案馆移交集团应统一管理的 档案。
档案馆(室)在接收、征集各立档单位档案的同时,还要接收、征集与档案有关的 各种资料。
2. 5档案馆(室)接收档案的期限,按各类档案管理细那么的规定执行。
2. 6档案馆(室)接收档案的标准和要求:
6.1档案馆(室)必须按各类档案管理细那么的要求,分阶段地接收收集齐全、经过 整理的档案。
6.2所接收的档案,必须密级划分适当,前后一致,分类清楚、归类准确、类及属类 层次清楚。进馆(室)的档案必须符合各类档案管理细那么规定的期限;必须组卷(保管单位) 合理、编目清楚,填写工整;案卷排列方法必须一致,并保持案卷之间的联系。
6.3在接收档案的同时,要接收立档单位形成的文件汇编、组织沿革、全宗介绍、 案卷目录(一式三份、打印本)。
6. 4交接双方根据档案移交清册进行清点核对,并在交接书上签名盖章。
3档案的管理
3.1档案馆馆藏档案,以全宗或大类为单位进行管理。各全宗划分的原那么如下:
.1某某集团股份为一个全宗。
. 2某某燃气控股为一个全宗。
1. 3各临时机构形成的档案,原那么上不划分全宗、作为主管机关的一个类别管理。
1.4一个企业在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。
对每个全宗都要逐步建立和完善全宗卷,其中包括全宗介绍、全宗单、案卷目录 及在全宗档案管理过程中形成的其他文件材料,以记载立档单位和全宗历史演变情况。
档案馆(室)内的档案要按全宗或大类排列。排列要按照案卷顺序从上至下,从 左至右放。各种资料要分门别类编号存放。声像材料和底图要集中保存,按工程(或课题) 、机构、专业编号。底图要平放。
库房和装具编号:库房编号顺序(从入口)从左至右,在库门上方设明显标牌;装 具排放和编号也要从左至右,自上而下,编号要醒目、清晰。
5档案馆(室)要编制图表式档案存放索引。
6馆藏档案要健全档号,并按各类档案管理细那么要求建立检索
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