汽配企业采购部工作流程及行为规范.pdf

采购部工作流程及行为规范 一、新增供应商 1. 作为采购部首先应和供应商谈好销售政策和价格体系以及结算方式（含运费），有序的做 好供应商的合同档案。 2. 当需要新增加供应商时，应与相同产品的供应商进行对比,了解市场行情,并与销售经理一 块探讨比较供应商销售政策，价格体系及质量方面的优势； 3. 综合对比，可以合作的供应商应由财务主管共同参与采购合同的制定，并将经双方初步 达成的合同草稿提交总经理进行审阅，合同最终的签订由董事长签订合同或委托采购经 理签订。 4. 合同签订后,进入操作系统，单击“基础资料——供应商资料”下进行新客户定义,点击“新 增显示出一对话框，在对话框栏内输入供应商名字，供应商的名字定义的准则为：该供 应商的全称,即营业执照上注册的名字。（每一个供应商的客户代码都是系统根据客户名称 每一个汉字的首笔划自动生成的，横 1,竖 2，撇 3，捺和点 4,折 5；例：郑州好助手 4452301） 如客户有多个电话可以在电话号码、传真号码和连络电话内添加.在“管理者“栏内可以 输入负责业务的采购员的名字，“区域代码栏内选择供应商所在的地区或划分的区域.备 注栏内可以输入供应商的经营品种,经营特色等，如在价格上有特别的要求，应在价格组 内进行标注，输入供应商的银行代码等其余项目。系统会自动将新增供应商的日期显示 出来。 5. 通知财务部新增供应商的政策，主要是销售政策，价格体系及结算方式,并将合同原稿提 交至财务保管,自留一份复印件。 6. 将合同上传至系统中。 7. 如有大批到货,通知仓管部做好相应的准备工作，当供应商到货时通知售后部进行”标识” 登记,并学习三包政策。 二、订货 1. 采购员应不定时进行对所管的供应商进行库存查询并及时下订单. 2. 遇已下订单，但供应商不能及时到货时，应采用临时从市场调货的方式进行订货，市 场调货过程中应严格按照《市场调货操作规定》进行操作,即：接到销售员通知时应进行 市场询价,确定价格后告知销售员进行确认,确认要货时前去提货或由市场供应商送货，通 知进帐部优先到货入库审批，进库单生成后5分钟内进价审批完毕. 3. 对于经常到货，并能够按照公司要求的时间及时到货的供应商,应控制其库存量， 能积压太多的库存，造成财务资金压力。 4. 下订单前应详细了解供应商的销售政策运输情况,并按以下方式处理：①有信用额度 时,可按实际需求下单，尽量控制库存数不超过信用额度,②无信用额度时，采取月结或中 旬结帐时，应控制好库存额,并尽量在月底或中旬不下单，③如先打款或货到付款,应把握 市场销售量,做到不积压库存,更好的使财务盘好资金流. 5. 市场临时调货需在没有库存,供应商不能及时到，客户又急需的情况下。由市场调货 员至市场查询价格后方可。 6. 订货单的系统操作：单击“采购管理——订货开单”在客户代码栏内输入供应商的代 码，根据后面提示框按+号，并选择客户的顺序号，然后确认,在附加项栏内可以注明供应 商应到货的日期或其余需备注的项目，单击左下角的“确定键，系统会自动进入“零件 查询窗体”,窗体内所显示的均为该供应商所供的货物，用光标上下选择所需订货的品种, 按回车键，会弹出一开单小窗,输入货物数量，价格，如有特殊的要求可在备注栏内注明。 然后点击确认，系统会自动返回到“零件查询窗体上，重新定义，用光标上下重新选择， 只到确认完毕，确认无误,按“F9”键系统会自动提示“你确定要生成订货单吗？单击“确 定”系统会自动生成一订货单。 7. 订货单生成后自动显示出订单明细，点击右下角的打印即可打印出来传给供应商,订 货单打印只能是用一联打印纸。用传真机将不带价格的订货清单传真给供应商，并催促其 快速发货. 8. 在订货单传真给供应商的过程中，应将仓管部主任提交的需供应商提供包装的明细项 罗列清楚，并在传订单过程中和供应商委婉讲明多提供的包装数量. 9. 传真给供应商的订货清单应做为到货跟踪底联保存，不能随便丢弃，等供应商到货时 需查看此底联单以确认供应商是否按到货清单供货。 10. 在与供应商的接触过程中必须时刻维护公司形象，以公司利益为先，